Инструкция по делопроизводству в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга в ред приказа Комитета по благоустройству

ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА КОМИТЕТ ПО БЛАГОУСТРОЙСТВУ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА ПРИКАЗ ОКУД _______________________ № __________________ 11.01.2011 1-п Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга П Р И К А З Ы В А Ю: Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга. Контроль за выполнением приказа остается за председателем Комитета. Председатель Комитета А.В. Подобед СОГЛАСОВАНА УТВЕРЖДЕНА Протоколом ЦЭПМК приказом Комитета Архивного комитета по благоустройству Санкт-Петербурга Санкт-Петербурга от 29.06.2012 № 6 п.8.1 от 11.01.2011 № 1-п Инструкция по делопроизводству в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга (в ред. приказа Комитета по благоустройству Санкт-Петербурга от 02.05.2012 № 33-п, от 25.06.2012 № 39-п, от 06.03.2014 № 18-п) 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга (далее - Комитет) устанавливает общие правила работы со служебной документацией в Комитете. 1.2. Инструкция устанавливает требования к организации делопроизводства и рационального документооборота, созданию и оформлению документов, организации работы с документами и письмами граждан, контролю за их рассмотрением и исполнением, составлению номенклатуры дел, формированию дел, подготовке документов к дальнейшему хранению и использованию. 1.3. Подготовка текстов служебных документов и проектов правовых актов, регистрация документов, контроль за ходом исполнения документов и поручений, рассылка документов осуществляются средствами Единой системы электронного документооборота и делопроизводства (далее – ЕСЭДД). 1.4. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов муниципальных образований осуществляется в порядке и сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга. 1.5. Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей. 1.6. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям Инструкции. 1.7. Порядок работы с документами с грифом «Для служебного пользования» устанавливается в соответствии с правилами работы с документами «Для служебного пользования». 1.8. Работники Комитета несут персональную ответственность за невыполнение и нарушение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, немедленно докладывают непосредственному руководителю об утрате документов. 1.9. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются другому работнику по указанию руководителя. 1.10. Организация электронного документооборота и делопроизводства, не урегулированная Инструкция, осуществляется в соответствии с правилами актами Правительства Санкт-Петербурга. 2. Общие требования к оформлению документов Правовые и организационные акты, письма и другие документы, подготавливаемые в Комитете, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга, утвержденной распоряжением Правительства Санкт-Петербурга от 30.07.2004 N 76-рп, а также в соответствии с настоящей Инструкцией. 2.1. Требования к оформлению реквизитов документов 2.1.1. Герб Санкт-Петербурга На бланках документов, подготавливаемых в Комитете, воспроизводится герб субъекта Российской Федерации города федерального значения Санкт-Петербурга (далее - герб Санкт-Петербурга) в соответствии с требованиями законов Санкт-Петербурга, правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга и в порядке, установленном Типовой инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга. 2.1.2. Код организации Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (далее - ОКПО) или по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (далее - ОКОГУ). Данный реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа. 2.1.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.1.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.1.5. Код формы документа Код формы документа, входящего в состав унифицированной системы документации, проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (далее - ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов. 2.1.6. Наименование организации Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Авторами документов, издаваемых в Комитете, могут быть председатель Комитета, первый заместитель, заместители председателя Комитета. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. В случае оформления совместных документов наименования организаций располагаются на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагается ниже наименования вышестоящей организации. 2.1.7. Справочные данные об организации Справочные данные об организации включают в себя почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению Комитета (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). 2.1.8. Наименование вида документа Наименование вида документа, составленного или изданного, должно быть определено Уставом Санкт-Петербурга и законами Санкт-Петербурга и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД. В бланке письма наименование вида документа не указывается. 2.1.9. Дата документа Датой документа, является дата его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования (далее - подписание). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Датой документа является дата его подписания или утверждения (для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события). Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2011 года следует оформлять 05.01.2011. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2011 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2011.01.05. Оформление даты зависит от характера документа: в нормативных документах, устанавливающих права и обязанности граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, например: 14 марта 2011 года, а в остальных случаях - цифровой, например: 14.03.2011. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. 2.1.10. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел. Регистрации подлежат все создающиеся в Комитете документы, а также документы, поступающие от других организаций и граждан (кроме видов документов, не подлежащих регистрации, согласно приложению № 1 к Инструкции). Место проставления регистрационного номера зависит от бланка и вида документа. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 2.1.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.) и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ. 2.1.12. Место составления или издания документа Место составления или издания документа (далее - место издания) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации". Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: "Вице-губернатор Санкт-Петербурга", но указывается, если документ был издан в другом месте. Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, а также общепринятыми географическими сокращениями. 2.1.13. Адресат В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Администрация Губернатора Санкт-Петербурга Секретариат Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Председателю Законодательного Собрания Санкт-Петербурга В.А.Тюльпанову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Санкт-Петербурга Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа. При написании адреса следует руководствоваться Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.2000 N 725 (далее - Правила), а также Реестром названий объектов городской среды Санкт-Петербурга, введенным в действие распоряжением губернатора Санкт-Петербурга от 01.11.1999 № 1144-р. В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизите "Справочные данные об организации"): наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т.д.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Адрес получателя корреспонденции пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу. Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Комитет по благоустройству Санкт-Петербурга Караванная ул., д.9, лит. А, Санкт-Петербург, 191011 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:  Калинину И.П. ул.Садовая, д.5, кв.12, г.Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 При обращении к должностному лицу указываются только его фамилия и инициалы без указания "товарищ (т.)" или "господин (г-н)". Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например: Председателю садового товарищества "Можайские дали" В.А.Бунееву 2.1.14. Гриф утверждения документа Утверждение - один из способов удостоверения документов, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. В утвержденные документы не допускается вносить какие-либо исправления, добавления без разрешения должностного лица (коллегиального органа), утвердившего документ. Устанавливаются два способа утверждения документов: утверждение документа правовым актом (приказ, распоряжение) и утверждение должностным лицом, к компетенции которого относится решение вопроса. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Вице-губернатор Санкт-Петербурга – руководитель Администрации Губернатора Санкт-Петербурга Личная подпись М.Э.Осеевский 17.01.2010 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: УТВЕРЖДЕН приказом Комитета от 16.01.2010 N 12-п Наименование органа (организации), включаемое в состав грифа утверждения документа, указывается кратко, если оно входит в состав реквизитов бланка документа, указывается полностью - если не входит. Дата утверждения (день месяца) проставляется должностным лицом, утвердившим документ, обозначения месяца и года допускается вносить машинописным способом. При наличии грифа утверждения документа реквизит "Дата документа" может отсутствовать. Гриф утверждения документа располагают в верхней части документа справа на уровне реквизита "Наименование организации" - автора документа после 40 печатных знаков от края левого поля документа. Примерный перечень видов документов, подлежащих утверждению, дан в приложении № 2 к Инструкции.

Похожие:

	Инструкция по делопроизводству в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга... В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга		Комитет по благоустройству санкт-петербурга распоряжение Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 n 1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными органами государственной...
	Конкурсная документация Санкт-Петербурге в соответствии с утвержденной Комитетом по благоустройству Санкт-Петербурга Адресной программой комплексной уборки...		Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей санкт-петербурга Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования...
	Правительство санкт-петербурга комитет по транспорту распоряжение В соответствии с пунктом 32 Положения о Комитете по транспорту, утвержденного постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 24....		Распоряжение вступает в силу со дня его официального опубликования.... Санкт-Петербурга", постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 25. 07. 2011 №1037 "о порядке разработки и утверждения исполнительными...
	Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга... Инструкция по судебному делопроизводству у мировых судей Санкт-Петербурга (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования...		Принято на заседании Педагогического Совета Правительство Санкт-Петербурга., Распоряжением Комитета образования Санкт – Петербурга от 05. 08. 2013 года За №1768 –р «Об утверждении...
	Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга №30 (731), 15 августа 2011 г Горячая телефонная линия (576-97-09) с заместителем главы администрации Адмиралтейского района Валерием Николаевичем Гарнецом по...		Информационный бюллетень Администрации Санкт-Петербурга №30 (731), 15 августа 2011 г Горячая телефонная линия (576-97-09) с заместителем главы администрации Адмиралтейского района Валерием Николаевичем Гарнецом по...