4.5. Регистрация и прохождение внутренних документов
4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
4.5.2. Внутренняя переписка (служебные, докладные и объяснительные записки) регистрируется главным специалистом отдела информатизации и документооборота.
Распоряжения по кадровым вопросам, распоряжения по основной деятельности, распоряжения по личному составу, распоряжения по административно-хозяйственным вопросам регистрируются заведующим сектором кадрового обеспечения муниципальной службы Исполкома.
4.5.3. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются главному специалисту сектора организационной работы Исполкома для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству.
Оформленные документы передаются на подпись руководству Исполкома.
4.5.4. Растиражированные экземпляры подписанных руководством и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
4.5.5. Подготовка и передача внутренних документов Исполкома может осуществляться в электронном виде в ЕМСЭД с использованием электронной подписи.
Копии подписанных Руководителем Исполкома распорядительных документов, кроме имеющих пометку "Для служебного пользования", могут рассылаться в электронном виде по ЕМСЭД, согласно информации, внесенной исполнителем в РКФ.
4.6. Работа исполнителей с документами
4.6.1. Руководители структурных подразделений Исполкома обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
4.6.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно.
4.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, утверждение, представление на подпись руководству Исполкома или руководителю структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
4.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текста местах.
4.6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения.
4.6.6. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, полученных им при исполнении профессиональных обязанностей, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
Проекты документов готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки;
Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.
Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
|
