Инструкция по делопроизводству в Исполнительном комитете Тетюшского муниципального района
Скачать 1.56 Mb.
|
3.3. Оформление реквизитов документов 3.3.1. Документы, создаваемые в Исполкоме, должны иметь стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление с учетом #M12291 982300865ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В Исполкоме установлен следующий состав реквизитов документов: а) герб Тетюшского муниципального района Республики Татарстан; б) наименование организации (на русском и татарском языках); в) справочные данные об организации; г) вид документа; д) место составления (издания) документа; е) дата документа; ж) регистрационный номер документа; з) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; и) адресат; к) наименование документа; л) текст документа; м) отметка о наличии приложений; н) гриф согласования; о) виза; п) подпись должностного лица; р) гриф утверждения; с) оттиск печати; т) отметка о заверении копии; у) отметка об исполнителе; ф) указания по исполнению документа; х) отметка о контроле документа; ц) отметка об исполнении документа; ч) отметка о конфиденциальности; ш) отметка о поступлении документа. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Для каждого вида гербовых бланков устанавливается следующий состав реквизитов: для бланка письма Исполкома: - герб Тетюшского муниципального района Республики Татарстан; - полное наименование организации; - справочные данные о Исполкоме (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты, реквизиты); - отметки для проставления даты и регистрационного номера; - отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта; для бланка распоряжения: - герб Тетюшского муниципального района Республики Татарстан; - полное наименование организации; - вид документа; - место составления (издания) документа; - отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа; для бланка письма структурного подразделения (отделы ЗАГС, архивный отдел): - герб Тетюшского муниципального района Республики Татарстан; - полное наименование организации; - наименование отдела ЗАГС, архивного отдела; - справочные данные об отделе ЗАГС, архивном отделе (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты); - отметки для проставления даты и регистрационного номера; - отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта; 3.3.2.1. Герб Тетюшского муниципального района Республики Татарстан На бланках документов Исполкома герб Тетюшского муниципального района Республики Татарстан помещается в цветном и схематическом изображении в соответствии с Законом Республики Татарстан «О государственных символах Республики Татарстан» от 14 июля 1999 года № 2284. Изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование организации (на русском и татарском языках)» в соответствии с Паспортом визуальных стандартов построения и использования элементов официального и делового стиля Республики Татарстан, утвержденным Указом Президента РТ от 09.09.2013 № УП-880. 3.3.2.2. Наименование организации - автора документа Наименование Исполкома (полное), являющегося автором документа, помещается на верхнем поле бланка на двух государственных языках Республики Татарстан (русском и татарском) и должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об Исполкоме. Наименование организации на двух языках указывается на одном уровне: на русском - слева, на татарском – справа. Наименование указывается прописными буквами в именительном падеже, например: Исполнительный комитет Тетюшского муниципального района. Наименование структурного подразделения: административная комиссия при Исполкоме, комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав при Исполкоме, сектор по опеке и попечительству при Исполкоме, архивный отдел Исполкома, отдел ЗАГСа Исполкома, являющихся авторами документа. 3.3.2.3.Справочные данные об организации Справочные данные об Исполкоме указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона приемной руководителя Исполкома, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес, реквизиты. Справочные данные располагаются под наименованием организации. 3.3.2.4.Вид документа Обозначение вида издаваемого документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ, АРХИВНАЯ СПРАВКА) включается в бланк соответствующего вида документов (бланк распоряжений, архивной справки) или указывается составителем при подготовке документа на общем бланке, на стандартных листах бумаги формата А4. Обозначение вида и разновидности документа не указывается в письмах. 3.3.2.5. Место составления (издания) документа Место составления (издания) документа указывается в бланках документов Исполкома, за исключением бланков писем. Место составления (издания) указывают с учетом принятого административно-территориального деления, реквизит включает только общепринятые сокращения. 3.3.2.6. Дата документа Дата документа - это реквизит документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой документа является дата его подписания (распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, главным специалистам отдела информатизации и документооборота при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами без точки, если дата стоит не в конце предложения, и без слова «года» или его сокращения – «г.», например: 14.03.2015 Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2015 г. Словесно-цифровой способ оформления даты применяется обычно в документах, содержащих сведения финансового характера. Дата оформляется без кавычек. В обозначении дня месяца обязательно проставлять ноль, если он содержит одну цифру, например: 05 июня. 3.3.2.7. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителях и о лице, подписавшем документ, информацией о виде документа. В Исполкоме регистрационный номер по группам документов включает в себя: для входящих документов - порядковый номер; для обращений граждан - порядковый номер, дефис, буквенное обозначение «ог» (например: 10-гр); для исходящих документов - порядковый номер, дефис, буквенный индекс (заглавная буква, являющаяся первой буквой фамилии Руководителя или его заместителя, подписавшего документ, например: 245-И или 245/И); для приказов по основной деятельности - порядковый номер; для приказов по кадровым вопросам со сроком хранения 5 лет (о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках) - порядковый номер, дефис, буквенное обозначение «к» (например: 25-к); для приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы) - порядковый номер, дефис, буквенное обозначение «лс» (например: 25-лс); для приказов по административно-хозяйственным вопросам - порядковый номер, дефис, буквенное обозначение «адм» (например: 25-адм); для протоколов - порядковый номер. Порядковые номера в пределах каждого вида документа присваиваются с начала календарного года. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). 3.3.2.8. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Данный реквизит полностью перепечатывается из бланка поступившего письма, на который готовится ответ. Данный реквизит на бланке письма располагается ниже реквизита «Дата документа» и обозначается в виде: от ____________ № ________. 3.3.2.9. Адресат Документы адресуют в органы государственной власти и местного самоуправления, организациям, их должностным лицам и структурным подразделениям, гражданам. При адресовании документа в органы власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:
или Исполнительный комитет Тетюшского муниципального района Республики Татарстан или
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, при этом наименование должности указывается в дательном падеже, например:
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, например:
Если документ адресуется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
В этом случае составляется список рассылки. Если документ содержит не более четырех адресатов, печатается соответствующее количество экземпляров (подлинников) документа (каждый экземпляр оформляется на отдельном бланке) и один экземпляр (не на бланке), остающийся в Татглавархиве, слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают, например:
Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной #M12293 0 982302011 3792932933 2736860970 350840744 2697443001 2483551668 3154 24259 731286757Правилами оказания услуг почтовой связи: Федеральный закон от 17 июля 1999 г. №176-ФЗ «О почтовой связи» (с изменениями и дополнениями от: 7 июля 2003 г., 22 августа, 29 декабря 2004 г., 26 июня 2007 г., 14, 23 июля 2008 г., 28 июня 2009 г., 6 декабря 2001 г.) (утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 №221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»): наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество гражданина), название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта (город, поселок и т.п.), название области, края, автономной области (округа), республики, страны (для международных отправлений), почтовый индекс. Например: #
или
В таком же порядке пишется адрес отправителя на конверте. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в органы государственной власти, местного самоуправления и постоянным корреспондентам. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю. 3.3.2.10. Наименование документа Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа составляется ко всем документам, за исключением ответов на обращения граждан, телеграмм, телефонограмм, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк). Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: о чем (о ком)?; чего (кого)? Например: |
Похожие:
 | Мамадышского муниципального района Республики Татарстан от 08. 11. 2013 №6-21, Положением об исполнительном комитете Мамадышского... | | О положение о порядке формирования и ведения Реестра муниципальных услуг в Лесно-Калейкинского сельском Исполнительном комитете Альметьевского... |
 | В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга | | В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга |
| Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... | | Инструкция) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения деятельности Минского городского... |
| Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области, Уставом Новохоперского муниципального района, Регламентом... | | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... |
| «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |