Руководитель личная подпись расшифровка Подписи
Этикетные фразы «Уважаемый…!» и «С уважением,» печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Текст письма следует разбить на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с красной строки.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Служебные письма в установленном порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами Исполкома.
Служебные письма подписываются Руководителем Исполкома, его заместителем или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленными приказом Исполкома.
Датой письма является дата его подписания.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.
Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.
3.5.5.1.5. Текст письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц. Текст письма следует разбить на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с красной строки.
3.5.5.1.6. Ответные письма должны содержать ссылку на дату и номер входящего документа. Этот реквизит воспроизводится на бланке и включает в себя исходящий номер и дату документа, на который дается ответ.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов Руководителя Исполкома.
В письмах-ответах на инициативное письмо (запрос) излагается решение по поставленному вопросу: принятие или отказ от предложения, просьбы. Ответ излагается в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, то он должен быть аргументирован:
К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам ...
3.5.5.1.7. Сопроводительные письма составляются к документам, не имеющим адресующей части.
В сопроводительных письмах указывается наименование сопровождаемого документа, содержатся пояснения относительно характера исполнения или цели направления прилагаемого документа.
3.5.5.1.8. Письмо-подтверждение употребляется для сообщения, что посланные документы (письмо, телеграмма, инструкция) остаются в силе, а также для подтверждения получения документов или для подтверждения телефонного разговора.
3.5.5.1.9. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются учреждению или отдельному лицу. Например:
Просим перечислить денежные средства за почтовые услуги… Оплату гарантируем.
Руководитель личная подпись расшифровка подписи
Начальник отдела бухгалтерского учета
и отчетности личная подпись расшифровка подписи
3.5.5.1.10. Письмо-напоминание по содержанию приближается к телеграмме. Обычно оно состоит из одного предложения. Например:
Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны представить отчет не позднее 02.11.2015.
Руководитель личная подпись расшифровка подписи
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Исполкома, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
3.5.5.1.11. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами, указаниями по исполнению документов Руководителя Исполкома на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению Руководителя Исполкома
. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
Поручение (запрос) подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения (запроса).
Поручение (запрос) содержащее указание «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения (запроса).
Если срок исполнения в поручении (запросе) не указан, оно подлежит исполнению в течение 30 дней со дня регистрации поручения (запроса). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
3.3.6.2. Телеграмма
Подготовка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации 10.04 2005 N 222.
Виды телеграмм: внутренние телеграммы и международные телеграммы.
Внутренние телеграммы по приоритетности обработки разделены на категории: «вне категории», «внеочередная», «Президент Российской Федерации», «высшая правительственная», «правительственная», «срочная», «обыкновенная».
Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу доставки, разделяются на следующие виды: «с уведомлением о вручении телеграфом», «с уведомлением о вручении телеграфом «срочное», «с доставкой в срок, указанный отправителем», «на художественном бланке (ЛЮКС)», «на художественном музыкальном бланке», «схемная».
Телеграмма печатается на бумаге формата А4 или на общем бланке и имеет следующие реквизиты:
- отметка о категории телеграммы;
- отметка о виде (видах) телеграммы;
- адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);
- текст;
- регистрационный номер;
- дата документа;
- подпись должностного лица.
Дополнительными реквизитами считаются:
- наименование организации;
- справочные данные об органе, издавшем документ (почтовый адрес);
- виза;
- оттиск печати.
Все реквизиты печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта 14. Основные реквизиты в телеграмме печатаются прописными буквами.
Категория и вид телеграммы указываются перед реквизитом «Адресат».
В состав адресата входит полный или условный телеграфный адрес и наименование организации. Адрес телеграммы должен содержать все сведения, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. В адрес может быть включен номер телефона адресата.
В телеграммах в реквизите «Адресат» перед номерами домов, строений, квартир указываются соответствующие слова полностью или сокращенно: «дом» - «д», «строение» - «стр», «квартира» - «кв». Слова: «край», «область», «район», «село», «деревня» можно писать полностью или сокращенно - «кр. », «обл. », «рн. », «с. », «дер. ». В тех случаях, когда это не приведет к неточности адреса, допускается не указывать эти слова.
Например:
|
|
МОСКВА 102
ул. КОРОЛЕНКО, д. 12
КОРПОРАЦИЯ «ЮНИКС»
|
Условный адрес:
|
|
САНКТ-ПЕТЕРБУРГ 15
«ВОСХОД»
КУЛИКОВУ
|
Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого значения или населенном пункте, то в адресе необходимо указывать наименование соответствующего района, области или края. Наименование организации и улицы печатается в именительном падеже, а наименование края, области, района - в родительном, например:
|
с. КАЗАНКА
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
БАГАНСКОГО РАЙОНА
ул. ПЕТРОВСКАЯ, д. 81
ГЛАВЕ КРЕСТЬЯНСКОГО
ХОЗЯЙСТВА
С.М. ВАСИЛЬЕВУ
|
Телеграмма может быть адресована в несколько адресов (многоадресная телеграмма).
При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом отправитель должен представить столько экземпляров телеграмм, сколько адресов в телеграмме указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить.
Допускается прием телеграммы с одним и тем же текстом по списку адресов, но не более 20. Список адресов должен быть представлен специалисту 1 категории отдела обеспечении деятельности вместе с телеграммой.
|
ГЛАВАМ МУНИЦПАЛЬНЫХ РАЙОНОВ
РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН
|
При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия (имя, отчество и фамилия или инициалы и фамилия) получателя печатаются в дательном падеже и отделяются от телеграфного адреса двумя межстрочными интервалами, например:
|
КАЗАНЬ 111
КРЕМЛЕВСКАЯ, д. 2
НАЧАЛЬНИКУ ГЛАВНОГО
АРХИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ
ПРИ КАБИНЕТЕ МИНИСТРОВ
РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН
И.Х. АЮПОВОЙ
|
При отправке телеграммы за границу необходимо указывать страну, например:
Текст от адресата отделяются двумя межстрочными интервалами.
Подаваемая телеграмма должна быть напечатана кратко, четко и разборчиво, не иметь подчисток и исправлений. Текст телеграммы печатается прописными буквами на одной стороне листа. Абзацы, переносы и сокращения слов в тексте не допускаются.
Телеграфный стиль требует выбора коротких, точных слов, использования сокращений. Количество глагольных форм должно быть минимальным, по возможности не употребляются прилагательные, союзы, предлоги, местоимения, знаки препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания.
Телеграмма не должна содержать более 300 слов.
Текст телеграммы может начинаться с обращения.
Текст ответной телеграммы следует начинать с указания номера и даты документа, на который дается ответ, например: Т/264 от 25 марта 2010.
Цифры в телеграмме могут быть написаны либо знаками цифр, либо полностью.
Даты в телеграмме указываются арабскими цифрами.
Знаки препинания «точка», «запятая», «кавычки», «скобка» могут быть написаны полными словами либо сокращенно («тчк», «зпт», «квч», «скб»), либо соответствующими символьными знаками. «Вопросительный знак», «тире (минус)», «плюс» могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками. Знаки «номер», «двоеточие», «восклицательный знак» могут быть написаны полными словами или сокращенно («нр», «двтч», «вскл»). Другие знаки могут быть написаны только полными словами. Все знаки, написанные полным или сокращенным способом, должны быть написаны с интервалом предшествующими и последующими словами и цифрами. Текст телеграммы заканчивается точкой - тчк.
Исходящий регистрационный номер печатается после текста.
Подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами.
Основные реквизиты телеграммы отделяются от дополнительных реквизитов сплошной чертой.
Дополнительные реквизиты не входят в состав оплачиваемых слов телеграммы. Наименование и адрес отправителя (Правительство Республики Татарстан), подпись и ее расшифровка проставляются в нижней части телеграммы под чертой и печатаются строчными буквами от левого поля.
Международная телеграмма составляется на любом языке, разрешенном страной назначения, латинскими буквами.
Фамилия, имя и адресные данные отправителя (дополнительные реквизиты), указанные после содержания телеграммы, могут быть написаны буквами русского или латинского алфавита.
Телеграмма составляется в одном экземпляре, визируется руководителем структурного подразделения, в котором она была составлена, заместителем Руководителя исполкома, курирующим данное направление деятельности, и передается в службу ДОУ для подписания Руководителем Исполкома.
Телеграмма, подписанная должностным лицом, должна быть заверена печатью.
Подписанная телеграмма регистрируется в канцелярии. Регистрационный номер телеграммы и дата ставятся после текста.
Поздравительные телеграммы не регистрируются.
3.5.5.2. Телефонограмма
3.5.5.2.1. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи. Телефонограммы используются для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.
В телефонограмме должны указываться название вида документа, дата, номер, наименование организации, наименование должности, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилия передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы (приложение № 16).
Текст телефонограммы не должен превышать 50 слов. Текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов, четким, с акцентом на факты, даты, время, место проведения, на вопросы, подлежащие обсуждению и т.д.
Телефонограммы записываются в журнал, могут печататься на листах бумаги формата А4 или специальных бланках.
Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются Руководителем Исполкома.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается их список с номерами телефонов.
Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.
Телефонограммы, адресованные Руководителю Исполкома, заместителю Руководителя Исполкома, руководителю структурного подразделения, принимаются и записываются (печатаются) специалистом 1 категории отдела обеспечении деятельности и незамедлительно докладываются после их приема, затем регистрируются и передаются для исполнения в соответствии с указанием Руководителя Исполкома.
3.5.5.3. Факсограммы
Документы, полученные на официальные телефонные номера (факсы), по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке. Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.
Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
- подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
3.5.5.4. Электронное сообщение (электронное письмо)
Электронные сообщения в Исполком поступают по единой межведомственной системе электронного документооборота (далее - ЕМСЭД), на официальный электронный адрес Исполкома в сети Интернет.
Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ и их реквизиты.
3.5.6. Записка (докладная, служебная, объяснительная)
Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Докладная записка направляется от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу (например, от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации, и т.д.).
Докладной запиской информируют руководство об имеющихся фактах, событиях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения, о выполнении распоряжений или о завершении каких-либо работ. Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.), по административно-хозяйственным вопросам и т.д.
Структура докладной записки может состоять из следующих смысловых разделов:
I раздел - изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для написания этого документа (констатирующий раздел);
II раздел - анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы (анализирующий раздел). Данный раздел является рекомендательным: он может присутствовать или отсутствовать в этом документе (в зависимости от каждой конкретной ситуации);
III раздел - описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению автора записки, необходимо предпринять (резюмирующий раздел).
Текст докладной записки излагается от первого лица единственного числа. Текст докладной записки следует начинать словами: "По Вашему поручению мною проведена...", "Во исполнение приказа...", "В соответствии с планом..." и т.д. В конце текста докладной записки четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю.. .(необходимым, целесообразным и т.д.)», «Предлагаю…», «Прошу… (выделить, направить т.д.)».
Докладные записки составляются в одном экземпляре на стандартом листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм), но с указанием всех необходимых реквизитов. К таким реквизитам относятся:
- наименование структурного подразделения - автора записки;
- наименование вида документа - докладная записка;
- дата документа - дата подписания докладной записки;
- регистрационный номер документа;
- адресат (должностное лицо, к которому обращаются);
- заголовок к тексту. Заголовок к тексту включает краткое содержание докладной записки. В нем не рекомендуется использовать глагольные конструкции. Заголовок к тексту оформляется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и начинается предлогом «О» или «Об»;
- текст документа. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или их сочетании;
- отметка о наличии приложения (если оно есть). Отметку о наличии приложения оформляют в соответствии с п. 3.3.2.12. данной инструкции;
- подпись составителя. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего записку; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При оформлении докладной записки можно пользоваться как угловым, так и продольным расположением реквизитов заголовочной части.
Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Это внутренняя переписка между структурными подразделениями, между руководителями или работниками одного уровня по вопросам, входящим в их компетенцию.
Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, хозяйственного, информационного, организационного обеспечения и др.
Служебная записка составляется на чистом листе бумаги. Должны присутствовать следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись. Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления), предложений, просьб и т.п.
Служебная записка составляется на чистом листе бумаги. Должны присутствовать следующие реквизиты:
- наименование структурного подразделения – автора записки;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа (при необходимости, если в структурном подразделении ведется учет внутренних информационно-справочных документов);
- адресат – должностное лицо, к которому обращаются;
- наименование (аннотация) к документу;
- текст документа;
- подпись.
До представления соответствующему должностному лицу служебные записки при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.
Объяснительная записка - это документ, составляемый для пояснения отдельных положений основного документа, либо документ, объясняющий причины какого-либо события, происшествия, факта, поступка или поведения отдельных работников (например, при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях).
Пояснительная записка, сопровождающая основной документ, оформляется на общем бланке Исполкома на листах формата А4 и имеет следующие реквизиты:
- наименование Исполкома;
- вид документа;
- наименование (аннотация) документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа (при необходимости);
- адресат (при необходимости);
- текст документа;
- отметка о наличии приложения (если оно есть);
- подпись.
Объяснительная записка в трудовых отношениях является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка служит основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен. Текст такой объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:
- первый раздел содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
- второй раздел - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительную записка составляется на чистом листе бумаги и имеет следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме.
До представления соответствующему должностному лицу записки при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.
4. Организация документооборота в Исполкоме
4.1. Принципы организации документооборота
4.1.1. Движение документов в Исполкоме с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Принципами организации документооборота являются:
централизация операций по приему и отправке документов;
распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократность регистрации документов;
устранение необоснованных согласований проектов документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
В документообороте выделяются следующие документопотоки:
поступающая документация (входящая);
отправляемая документация (исходящая);
внутренняя документация.
В составе входящей и исходящей документации могут выделяться следующие группы1:
- документы, поступившие из Аппарата Президента Республики Татарстан, Государственного Совета Республики Татарстан, Кабинета Министров Республики Татарстан, высших судов (Конституционного, Верховного, Арбитражного), Национального банка Республики Татарстан и других подобных организаций;
- документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления Республики Татарстан;
- документы территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в Республике Татарстан;
- обращения граждан;
- запросы депутатов Государственной Думы и Совета Федерации, Государственного Совета Республики Татарстан и органов местного самоуправления;
- документы из государственных и негосударственных организаций;
- документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.
4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству.
4.2. Организация доставки документов
4.2.1. Доставка документов в Исполком осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, в том числе по ЕМСЭД, и нарочными.
С помощью почтовой и фельдъегерской связи в Исполком доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения, в том числе электронные сообщения по ЕМСЭД.
4.3. Прием, обработка, и регистрация
поступающих документов
4.3.1. Прием и первичная обработка документов осуществляется главным специалистом отдела информатизации и документооборота Исполкома. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю. В случае если адрес отправителя и дата отправки могут быть установлены только по конверту, в котором поступил документ, конверт прилагается к документу.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» «Лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
Конверты с отметками об ограничении доступа («Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна») передаются уполномоченному должностному лицу.
Конверты с пометкой «Лично» передаются непосредственно тому лицу, сведения о котором указаны на конверте.
При обнаружении повреждений, отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в отделе информатизации и документооборота, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).
Конверты и другая упаковка уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес, фамилию отправителя или дату отправки и получения документа.
Конверты, в которых поступили письма, заявления, и жалобы граждан, к переписке прилагаются обязательно.
Кроме того, конверты сохраняются и прилагаются к заявлениям, жалобам, ответам на жалобы и другим документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также к решениям, определениям и постановлениям судов.
Извлеченные из конвертов документы подлежат сортировке на регистрируемые и нерегистрируемые.
К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, формы статистической отчетности, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов, адресованная государственным архивам (передается по принадлежности).
Документы, поступившие в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день;
Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается получателем, регистрируется в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
4.3.2. Документы, адресованные руководству Исполкома, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются главным специалистом отдела информатизации и документооборота.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством.
Документы, поступающие в Исполком по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям.
Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа Руководителю Исполкома или его заместителям в соответствии с установленным в Исполкоме распределением обязанностей между руководителем Исполкома, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.
4.3.3. В Исполкоме осуществляется централизованная регистрация документов. Регистрацию входящих документов в Исполкоме осуществляет главный специалист отдела информатизации и документооборота, в структурных подразделениях (административная комиссия при Исполкоме, комиссия по делам несовершеннолетних и защите их прав при Исполкоме, сектор по опеке и попечительству при Исполкоме, архивный отдел Исполкома, отдел ЗАГСа Исполкома) - работники, ответственные за ведение делопроизводства. Регистрация входящих документов осуществляется путем заполнения регистрационно-контрольной формы документа (далее - РКФ) в ЕМСЭД. Правила заполнения основных реквизитов представлены в приложении № 10.
К РКФ путем сканирования прикрепляется электронный образ документа, поступивший в Исполком на бумажном носителе. Включение электронного образа документа в ЕМСЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.
Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих документов: с пометкой «Для служебного пользования», содержащие персональные данные, нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые (порядок регистрации создаваемых документов установлен п.п. 4.3, 4.4. настоящей Инструкции). Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Поступающие документы регистрируются только после их предварительного рассмотрения.
Регистрация документов производится в пределах выделенных документопотоков, групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания (см. п. 4.1.1.). Отдельно регистрируются документы2:
- поступившие из высших органов государственной власти (Государственного Совета Республики Татарстан, Аппарата Президента Республики Татарстан, Кабинета Министров Республики);
- поступившие из органов государственной исполнительной власти (министерств и ведомств);
- поступившие из органов местного самоуправления;
- протоколы и решения коллегиальных органов;
- приказы по основной деятельности;
- приказы по вопросам муниципальной службы и кадров;
- служебная переписка;
- обращения граждан;
- поступившие от зарубежных корреспондентов;
- принимаемые по каналам факсимильной связи и электронной почты.
Поступившие документы регистрируются один раз в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время). Документы с пометкой «Срочно», «Оперативно» и т.п. регистрируются незамедлительно.
На документе в нижнем правом углу его первого листа проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа
Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации:
- наименование организации (адресата или адресанта), автор (корреспондент);
- вид документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и регистрационный (входящий) номер поступления документа;
- ссылка на исходящий номер и дату документа;
- наименование либо аннотация документа;
- индекс дела;
- сведения о переадресации документа;
- количество листов основного документа;
- количество приложений;
- общее количество листов приложений;
- указания по исполнению документа (содержание поручения, срок исполнения);
- должность, фамилия и инициалы исполнителя;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о конфиденциальности.
Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами:
- расписка исполнителя о получении документа;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- отметки о прохождении документа;
- срок хранения документа;
- вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
При регистрации документов используются следующие справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации, перечень, структурных подразделений с их условными обозначениями, приказ о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями, номенклатура дел.
В целях регистрации и учета документов в Исполкоме разрабатываются классификаторы (справочники):
- структурных подразделений;
- видов документов;
- должностных лиц;
- корреспондентов;
- предметно-тематический (вопросов деятельности);
- резолюций (указаний по исполнению);
- исполнителей;
- результатов исполнения документов и др.
4.3.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается получателем, регистрируется в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
4.3.5. Отсканированные и электронные документы после регистрации направляются на рассмотрение руководству Исполкома или непосредственно в структурные подразделения.
Руководством Исполкома оформляется указание (резолюция).
Резолюция по исполнению документа вносится в РКФ в ЕМСЭД.
4.3.6. Рассмотренные руководством документы, поступившие на бумажных носителях, возвращаются главному специалисту отдела информатизации и документооборота для передачи на исполнение.
4.3.7 Руководители структурных подразделений Исполкома обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Руководителем Исполкома или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Исполкоме правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Исполкома (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение – ответственного исполнителя документа.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения.
Все остальные исполнители, названные в резолюции, либо необходимость в которых возникла по ходу исполнения документа, ответственны за своевременность и качество информации (проектов документов, справок, сведений), представленных ответственному исполнителю.
Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, полученных им при исполнении профессиональных обязанностей, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
Проекты документов готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.
До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки;
Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.
Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
|
