7. Документальный фонд Исполкома
Документальный фонд - совокупность документов, созданных в Исполкоме и полученных им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Формирование документального фонда осуществляется отдел информатизации и документооборота путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Исполкома.
7.1. Составление номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел Исполкома - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Исполкоме, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Исполкома.
Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положением об Исполкоме, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526; Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010, Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 N 1182, отраслевыми перечнями типовых документов, примерными номенклатурами дел организаций, а также номенклатурами дел Исполкома на предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Исполкома, их виды, состав и содержание.
В Исполкоме составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом Исполкома, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в отдел информатизации и документооборота для составления сводной номенклатуры дел
Сводная номенклатура дел Исполкома составляется в последнем квартале предшествующего года Управляющим делами Исполкома на основе номенклатур дел структурных подразделений Исполкома.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения.
Номенклатура дел структурного подразделения и сводная номенклатура дел Исполкома печатается по установленным формам (приложение № 13,14).
Названиями разделов номенклатуры дел Исполкома являются названия структурных подразделений (названиями подразделов - названия отделов структурных подразделений). В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Исполкома.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Исполкома.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает свою номенклатуру дел и представляет ее Управляющему делами Исполкома.
Сводная номенклатура дел Исполкома, подписывается составителем, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется - ЭК) Исполкома, с экспертной проверочной и методической комиссией (далее именуется - ЭПМК) Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу.
После согласования с ЭК и ЭПМК сводная номенклатура дел утверждается Руководителем Исполкома не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
В десятидневный срок после утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Исполкома получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел печатается в количестве не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр является документом постоянного срока хранения и помещается в дело, второй используется Управляющий делами Исполкома в качестве рабочего, третий - применяется в ведомственном архиве Исполкома, четвертый - в архивном отделе Исполкома, источником комплектования которого является Исполком. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в электронном виде.
Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПМК не реже чем один раз в 5 лет. В случае коренных изменений функций и структуры Исполкома номенклатура дел подлежит переработке, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования с ЭПМК.
Если в течение года в Исполкоме возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
7.1.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, отдела структурного подразделения, установленного распоряжением ________ от _____ №____ (приложение № 13-13), и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 03 - обозначение отдела структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (отделах структурного подразделения); для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- название организации или структурного подразделения - автора документа;
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- дата (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
Распоряжения Исполкома по основной деятельности.
В заголовках личных (персональных) и других (судебных, следственных, арбитражных) дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:
Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)
Термин «Документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу, например:
Документы к протоколам заседания комиссии по делам несовершеннолетних при Исполкоме (доклады, информации, сведения, справки)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с сельскими поселениями о комплектовании архивного отдела Исполкома
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
Переписка с Пенсионным фондом о начислении пенсионных взносов
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с главами сельских поселений по вопросам об основной деятельности
- если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
Переписка с сельским поселением (село Урюм) о благоустройстве села
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например:
Годовой отчет отдела бухгалтерского учета и отчетности за 2014 год
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и распоряжения Кабинета Министров Республики Татарстан и приказы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с распоряжениями Руководителя Исполкома. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела и номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.
В графе 5 «Примечание» указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2011 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой государственный орган для продолжения и др.
7.2. Формирование дел и их текущее хранение
7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела формируются в Исполкоме, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок со дня исполнения подшиваться исполнителями в скоросшиватели в отделах, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель или начальник структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за ведение архива.
7.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
- помещать приложения вместе с основными документами;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (кроме особо ценных);
- помещать в дело факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
- помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
7.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Протоколы, за исключением протоколов постоянных комиссий Исполкома, в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Протоколы постоянных комиссий Исполкома группируются в дела по каждому номеру отдельно. При этом в дело вместе с протоколом подшиваются принятые решения, доклады, заключения, иные документы, имеющие отношение к протоколу.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
При формировании распоряжений по личному составу формируются в отдельные дела, распоряжения по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, распоряжения о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от распоряжений по другим вопросам (командировкам и т.д.).
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» от 30 мая 2005г. № 609.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Исполкома, его структурных подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Исполкома, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.
7.2.4. Дела со дня их заведения до передачи в архив Исполкома или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.
Дела документального фонда Исполкома, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Исполкома, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, специалиста отдела Исполкома, при реорганизации и ликвидации Исполкома или его структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
7.2.5. Выдача дел сотрудникам других отделов производится с разрешения начальника отдела и осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Руководителя Исполкома или его заместителя по актам.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием – когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя Исполкома с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. |
