Инструкция по делопроизводству в Исполнительном комитете Тетюшского муниципального района
Скачать 1.56 Mb.
|
ЗадачиФункции Права Ответственность Взаимоотношения Структура должностной инструкции включает главы (разделы): Общие положения Должностные обязанности Права Ответственность ВзаимоотношенияГлавы (разделы) нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Пункты нумеруются в пределах главы (раздела), подпункты в пределах пункта. Номер пункта должен состоять из номера главы (раздела) и номера пункта, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер подпункта должен состоять из номера главы (раздела), номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой (например, 2.3.1). Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». 3.5.4. Протокол 3.5.4.1. Протокол заседания - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, экспертных и др. органов, совещаний. В Исполкоме составляются протоколы заседаний и др. комиссий. 3.5.4.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. документов. В Исполкоме протоколы могут создаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. 3.5.4.3. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты (приложения № 13-14): наименование Исполкома - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках); вид документа - ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру); вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру; место проведения заседания (совещания) - указывается (при необходимости), у кого или в каком месте проводится заседание (совещание); печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания (совещания)", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру; дата и номер протокола - дата (датой протокола является дата заседания) оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствующих на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например: Присутствовали -25 человек (список прилагается). Если в заседании принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами Например: Повестка дня:
Доклад заместителя Руководителя И.О.Фамилия Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела нумеруется и строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования «За -.., против -…, воздержалось - …». Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. 3.5.4.4.Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: Присутствовали: Заместитель министра информатизации и связи Республики Татарстан И.О. Фамилия Заместитель министра экономики Республики Татарстан И.О. Фамилия Заместитель Руководителя Исполкома И.О. Фамилия Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступавших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. Протокол подписывает председатель заседания и секретарь. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, подписывающего протокол, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем (приложение № 10). Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы заседаний научных, экспертных комиссий, советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса. Возможно издание решения, как самостоятельного документа. Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - проставляется на протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения. Пометка «Для служебного пользования» печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним. 3.5.5. Служебная переписка Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Исполкома. Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи. Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте, единой межведомственной системе электронного документооборота. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью. 3.5.5.1. Служебные письма 3.5.5.1.1. Служебные письма Исполкома готовятся: как ответы о выполнении поручений Президента Республики Татарстан и Правительства Республики Татарстан; как исполнение поручений Президента Республики Татарстан и Правительства Республики Татарстан по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Исполкома; как ответы на запросы органов государственной власти, органов местного самоуправления, различных организаций, предприятий и частных лиц; как сопроводительные письма; как инициативные письма. 3.5.5.1.2. Служебные письма печатаются на бланках письма Исполкома. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов (организаций), оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов (организаций) - авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица»; При оформлении служебных писем используются реквизиты (приложение № 1): - адресат; - дата документа; регистрационный номер документа; - наименование документа (заголовок к тексту); - ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; - текст документа; - отметка о наличии приложений; - визы; - подпись должностного лица; - отметка об исполнителе. Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос «О чем?». Например: «Об исполнении…», «О выделении…» и т.д. На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», начиная от специальной ограничительной отметки. Служебные письма в установленном Инструкцией порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами Исполкома. 3.5.5.1.3. Служебные письма излагаются от первого лица множественного числа («Просим предоставить…», «Направляем информацию…», и др.), от третьего лица единственного числа («____________ предлагает рассмотреть…»). 3.5.5.1.4. Письмо состоит из следующих основных частей: - обращение - вступление - основное содержание - заключение При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например: Уважаемый Сергей Петрович! Господин Титов! Сергей Петрович! Уважаемый господин Титов! Уважаемый г-н Титов! Уважаемая госпожа Петровская! Уважаемые господа! При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:
Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо). Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: С уважением… Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой. Например: С уважением, |
Похожие:
 | Мамадышского муниципального района Республики Татарстан от 08. 11. 2013 №6-21, Положением об исполнительном комитете Мамадышского... | | О положение о порядке формирования и ведения Реестра муниципальных услуг в Лесно-Калейкинского сельском Исполнительном комитете Альметьевского... |
 | В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга | | В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга |
| Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... | | Инструкция) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения деятельности Минского городского... |
| Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области, Уставом Новохоперского муниципального района, Регламентом... | | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... |
| «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |