Инструкция по делопроизводству в Исполнительном комитете Тетюшского муниципального района
Скачать 1.56 Mb.
|
Об утверждении Положения о защите персональных данных муниципальных служащих и работников Исполкома; Об оказании услуг по упорядочению документов; Правила внутреннего трудового распорядка. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. 3.3.2.11. Текст документа В соответствии с Законом Республики Татарстан от 8 июля 1992 г. № 1560-XII «О государственных языках Республики Татарстан и других языках в Республике Татарстан» в Исполкоме документы могут составляться на государственных языках Республики Татарстан: русском и татарском. Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). Тексты документов излагают от: 1-го лица единственного числа: - в приказах: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; - в письмах: прошу представить отчет об исполнении сметы доходов и расходов...; считаю необходимым…; прошу выделить…; 3-го лица единственного числа: - в постановлениях (решениях): Совет постановляет…; Комиссия решила…; - в письмах: _______ считает возможным...;__________ не возражает…; 1-го лица множественного числа: - в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили); - в письмах: просим представить отчет об исполнении сметы доходов и расходов...; представляем на рассмотрение и утверждение...; просим направить…. В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили... В документах, устанавливающих права и обязанности Исполкома, его структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: отдел осуществляет функции…; в состав объединения входят…; комиссия установила... В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: «Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют»; «Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату». В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти и местного самоуправления, документов, ранее изданных _________ - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например: «В соответствии с Указом Президента Республики Татарстан от 5 мая 2012 г. № УП-296 «О проведении татарского народного праздника «Сабантуй»; «В соответствии с Положением об архиве, утвержденным руководителем от 19 января 2009 г.». Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word 2010 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером № 12 (для оформления табличных материалов), 14 через 1 интервала. 3.3.2.12. Отметка о наличии приложения Отметка о наличии приложения используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения: Приложение: на 3 л. в 1 экз. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:
В этом случае сам документ также будет иметь отметку "Для служебного пользования". При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается: Приложение: согласно описи на 5 л. При направлении копий прилагаемых документов, об этом указывается в приложении, например: Приложение: копия приказа Минкультуры России от 23.12.2009 N 45 на 2 л. в 1 экз. Наличие приложений в приказе, положении, правилах, инструкции указывается только в тексте. На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложение одно, то оно не нумеруется. Если приложений несколько, то они нумеруются (Приложение №1, Приложение №2). В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, регламент, правила, инструкция и др.), то в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
3.3.2.13. Гриф согласования Гриф согласования - это реквизит документа, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (внешнее согласование). Согласование проекта документа с другими органами государственной власти, местного самоуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом или протоколом коллегиального органа, служебным письмом. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования или вида документа, его даты и номера, Например: СОГЛАСОВАНО Руководитель Исполнительного комитета Тетюшского муниципального района Подпись И.О. Фамилия Дата Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается». Согласование документа осуществляется с: - вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством; - органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа; - органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологической, пожарной и т.п.); - органами местного самоуправления муниципального района (городского округа), интересы которых затрагивает содержание документа; - при необходимости, с государственными и другими, в т.ч. общественными организациями. 3.3.2.14. Виза согласования Виза - это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица, специалиста организации – автора документа с содержанием документа (внутреннее согласование). Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами отдела оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например: Заместитель Руководителя Исполнительного комитета Тетюшского муниципального района Подпись И.О. Фамилия Дата На проектах документов (нормативных правовых актов, приказов, и др.) визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа. В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Исполкома, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. Допускается полистное визирование документа и его приложений. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например: Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.) Заместитель Руководителя Исполнительного комитета Тетюшского муниципального района Подпись И.О. Фамилия Дата Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю. 3.3.2.15. Подпись должностного лица Подпись – это реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, которое печатается без отступа от левой границы текстового поля, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например: Руководитель________________________ Подпись И.О. Фамилия или на бланке: Руководитель Подпись И.О. Фамилия Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
или:
|
Похожие:
 | Мамадышского муниципального района Республики Татарстан от 08. 11. 2013 №6-21, Положением об исполнительном комитете Мамадышского... | | О положение о порядке формирования и ведения Реестра муниципальных услуг в Лесно-Калейкинского сельском Исполнительном комитете Альметьевского... |
 | В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга | | В целях совершенствования организации работы с документами в Комитете по благоустройству Санкт-Петербурга |
| Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных... | | Инструкция) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения деятельности Минского городского... |
| Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области, Уставом Новохоперского муниципального района, Регламентом... | | «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... |
| «Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р... | | Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |