Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив общеобразовательного учреждения.
9.2. Выдача дел сотрудникам общеобразовательного учреждения осуществляется под расписку. На данное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому было выдано, дата его возвращения, предусматривается графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам общеобразовательного учреждения на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Изъятие документа из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора общеобразовательного учреждения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
10. Экспертиза ценности документов
10.1. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Чувашской Республики.
10.2. Экспертиза ценности документов в общеобразовательном учреждении на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив общеобразовательного учреждения.
10.3. Экспертизу ценности документов в общеобразовательном учреждении осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
10.4. Экспертная комиссия назначается приказом директора общеобразовательного учреждения. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают секретаря (зав. канцелярией) общеобразовательного учреждения.
Экспертная комиссия на заседаниях рассматривает: номенклатуру дел общеобразовательного учреждения, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты на документы, выделяемые к уничтожению.
10.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел общеобразовательного учреждения путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия общеобразовательного учреждения.
10.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
10.7. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
10.8. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи на дела постоянного срока хранения составляются в 4-х экземплярах, на дела по личному составу, в том числе, на личные дела уволенных работников – в 2-х экземплярах.
10.9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированные в отдельный том приложения к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, наличии копий и т.п.
10.10. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
10.11. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии общеобразовательного учреждения одновременно. Согласованные ЭК общеобразовательного учреждения акты утверждаются директором общеобразовательного учреждения только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) соответствующего муниципального архива или ЭПК Минкультуры Чувашии, описей дел постоянного хранения. После этого общеобразовательное учреждение имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
10.12. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего общеобразовательного учреждения (Приложение № 22).
11. Подготовка и передача документов в архив
11.1. В архив общеобразовательного учреждения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
11.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив общеобразовательного учреждения не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
11.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив общеобразовательного учреждения не подлежат.
11.4. Прием каждого дела производится работником архива общеобразовательного учреждения в присутствии лица, передающего дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив общеобразовательного учреждения передаются регистрационные картотеки на документы, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки включается в опись.
Герб
|
Приложение № 1
к п. 3.2.3.
|
Отдел образования администрации Мариинско-Посадского района Чувашской Республики
Муниципальное общеобразовательное учреждение «Гимназия № 1 г. Мариинский Посад»
________________ № ______________
г. Мариинский Посад
Образец общего бланка общеобразовательного учреждения
Герб г. Мариинский Посад
|
Приложение № 2
к п. 3.2.3.
|
Отдел образования администрации Мариинско-Посадского района Чувашской Республики
Муниципальное общеобразовательное учреждение «Гимназия № 1
г. Мариинский Посад»
ул. Июльская, д. 25, г. Мариинский Посад, Чувашская Республика, 429570
Тел. 8(83542)2 14 65
ОКПО ___________, ОГРН _____________,
ИНН/КПП_____________/_______________
____________________ № _______________
На № ____________ от _________________
|
|
Образец углового бланка письма общеобразовательного учреждения
Герб г. Мариинский Посад
|
Приложение № 3
к п.3.2.3.
|
Отдел образования администрации Мариинско-Посадского района Чувашской Республики
Муниципальное общеобразовательное учреждение «Гимназия № 1 г. Мариинский Посад»
ул. Июльская, д. 25, г. Мариинский Посад, Чувашская Республика, 429570
Тел. 8(83542)2 14 65
ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000
_______________ № _________
На №________ от____________
Образец продольного бланка письма общеобразовательного учреждения
Герб г. Мариинский Посад
|
Приложение № 4
к п.3.2.3.
|
Отдел образования администрации Мариинско-Посадского района Чувашской Республики
Муниципальное общеобразовательное учреждение «Гимназия № 1
г. Мариинский Посад»
П Р И К А З
______________ № ____________
|
|
Образец бланка приказа общеобразовательного учреждения
Герб г. Мариинский Посад
|
Приложение № 5
к п.3.2.3.
|
Отдел образования администрации Мариинско-Посадского района Чувашской Республики
Муниципальное общеобразовательное учреждение «Гимназия № 1 г. Мариинский Посад»
П Р И К А З
______________ № ______________
Образец бланка приказа общеобразовательного учреждения
Герб г. Мариинский Посад
|
Приложение № 6
к п. 4.1.
|
Отдел образования администрации Мариинско-Посадского района Чувашской Республики
Муниципальное общеобразовательное учреждение «Гимназия № 1
г. Мариинский Посад»
П Р И К А З
05.04.2008 № 42
|
|
Об участии учащихся 9 классов
в республиканской конференции
по истории Отечества
В соответствии с письмом Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики от 01.04.2008 № 85 «О проведении республиканской конференции по истории Отечества»
п р и к а з ы в а ю:
1. Классным руководителям 9 классов Григорьевой Р.Г., Герасимовой И.Г. провести отбор среди учащихся для участия в конференции до 10.04.2008.
2. Учителям истории Отечества Григорьевой Р.Г., Тимофеевой А.Ю. оказать помощь учащимся в подготовке к конференции.
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Давыдову Н.В.
Директор Т.В. Егорова
Образец оформления приказа общеобразовательного учреждения
(визы согласования на оборотной стороне листа)
Приложение № 7
к п. 4.2.
Отдел образования администрации Мариинско-Посадского района Чувашской Республики
Муниципальное общеобразовательное учреждение «Гимназия № 1 г. Мариинский Посад»
П Р О Т О К О Л
заседания педагогического совета
05.07.2008 № 5
|
|
Председатель – Егорова Т.В.
Секретарь – Иванова А.Н.
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.Об итогах работы за 2007/2008 учебный год и задачах на 2008/2009 учебный год
2.
1.СЛУШАЛИ:
Егорову Т.В. – директора гимназии (текст прилагается или краткая запись выступления)
ВЫСТУПИЛИ:
Давыдова Н.В. – завуч гимназии (текст прилагается или краткая запись выступления)
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
1.
2.
3.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
Председатель Т.В. Егорова
Секретарь А.Н. Иванова
Образец оформления протокола общеобразовательного учреждения
Герб г. Мариинский Посад
|
|
Приложение № 8
к п. 4.3.
|
Отдел образования администрации Мариинско-Посадского района Чувашской Республики
Муниципальное общеобразовательное учреждение «Гимназия № 1
г. Мариинский Посад»
ул. Июльская, д. 25, г. Мариинский Посад, Чувашская Республика, 429570
Тел. 8(83542)2 14 65
ОКПО ___________, ОГРН _____________,
ИНН/КПП_____________/_______________
20.11.2008 № 136
На № ____________ от__________________
|
|
Директору ООО «Фирма Зодчий»
И.Н. Петрову
|
В связи с необходимостью оснащения школы оборудованием и мебелью просим вас заключить договор об изготовлении во II квартале 2009 г. 17 комплектов мебели и оборудования согласно прилагаемому перечню.
Оплату гарантируем.
Приложение: на 2 л. в 2 экз.
Директор Т.В. Егорова
А.Н. Иванова
8(83542)2 14 65
Образец оформления письма общеобразовательного учреждения
Герб г. Мариинский Посад
|
|
Приложение № 9
к п. 4.4.
|
Отдел образования администрации Мариинско-Посадского района Чувашской Республики
Муниципальное общеобразовательное учреждение «Гимназия № 1
г. Мариинский Посад»
С П Р А В К А
20.11.2008 № 136
|
|
|
Герасимова Ирина Георгиевна учится в 9 классе «а».
Справка выдана для представления в администрацию городского округа.
Директор Т.В. Егорова
Образец оформления справки общеобразовательного учреждения
Приложение № 10
к п. 4.5.
Учитель русского языка и литературы – классный руководитель 8 класса «а»
Н.Н. Иванова
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
20.11.2008
|
|
Зам.директора по учебно-воспитательной работе
МОУ «Гимназия № 1
г. Мариинский Посад»
Н.В. Давыдовой
| |
