Методические указания по применению Примерной номенклатуры дел для средних общеобразовательных школ

В конкретной номенклатуре заголовки дел конкретизируются. Одному заголовку дела примерной номенклатуры могут соответствовать два или несколько заголовков конкретной номенклатуры.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из двух частей: первая - цифровое обозначение, соответствующее направлениям деятельности СОШ, вторая – порядковый номер заголовка дела в пределах соответствующего раздела номенклатуры.

Графа 2 "Заголовок дела, тома" включает заголовки дел. При составлении конкретных заголовков дел возможны уточнения заголовков, предложенных в примерной номенклатуре дел, их конкретизация, например, в переписке – уточнение адресатов и т.п. Допускается объединение в одно дело двух или нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из примерной номенклатуры дел. Объединение дел с различными сроками хранения запрещается.

Обязательным требованием является раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения.

Графа 3 "Количество дел (томов, частей)" номенклатуры дел заполняется по окончании года и служит целям учета завершенных в делопроизводстве дел до их описания.

В графе 4 номенклатуры указываются сроки хранения дел и номера статей Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее – Перечень). Сроки хранения дел, относящихся к научно-технической документации, определены в соответствии с Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2007). При затруднениях определения сроков хранения некоторых дел, рекомендуется обратиться в соответствующие муниципальные архивные учреждения.

В графу 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения, выявлении особо ценных документов и др.

Сроки хранения дел в Примерной номенклатуре определены в соответствии с Перечнем. Средние общеобразовательные школы, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока хранения в соответствии с действующими нормативными требованиями по архивному делу до ликвидации организации (п. 2.4.2. Указаний по применению Перечня).

Указанные в Примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в конкретную номенклатуру без изменения. Отметка "ЭПК" добавляется к сроку хранения дела и также переносится в номенклатуру дел. Эта отметка означает, что в данном деле могут быть документы, имеющие научно-историческую ценность, которые подлежат отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела. Отметка «ДМН» (до минования надобности) означает, что документы в государственные и муниципальные архивы не передаются, и могут быть уничтожены только на основании решения экспертной комиссии СОШ. Акт об уничтожении подобных дел по истечении сроков их временного хранения согласуется с соответствующим архивным учреждением. В случае включения средней общеобразовательной школы в состав источников комплектования государственного или муниципального архива по согласованию с ЭПК органа управления архивным делом на основании Перечня сроки хранения некоторых дел могут быть увеличены. При включении в конкретную номенклатуру дел, не предусмотренных в примерной номенклатуре, их сроки хранения определяются в соответствии с действующими перечнями типовых управленческих документов, либо путем оценки специалистами и экспертной комиссией организации, исходя из научной и практической ценности. Сроки хранения таких дел согласовываются с ЭПК органа управления архивным делом.

Конкретная номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.