6. Контроль исполнения документов
6.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование директора о состоянии исполнения документов.
6.2. Контролю подлежат все регистрируемые документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается директором общеобразовательного учреждения.
При постановке на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».
6.3. При регистрации заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК). При журнальной регистрации рекомендуется заводить контрольные карточки по типу РКК для документов, находящихся на контроле. На контрольной карточке в графе "Срок исполнения" проставляется соответствующая дата. Карточки располагаются в контрольной картотеке по исполнителям, по срокам исполнения и т.д.
6.4. Вся поступающая в общеобразовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок - 1 месяц; жалобы, заявления - в течение месяца; телеграммы - не более чем в двухнедельный срок.
6.5. Документ считается исполненным, если разрешены по существу все поставленные в нем вопросы, в РКК или журналах регистрации делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия исполнителя, подписавшего ответ.
Если все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то с согласия секретаря поступивший ответ вместе с копией ответа может находиться у исполнителя на контроле.
Документ снимается с контроля после его исполнения.
7. Составление номенклатуры дел
7.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в общеобразовательном учреждении, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом общеобразовательного учреждения, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел за предыдущие годы, также примерной номенклатурой дел для средних общеобразовательных школ (СОШ). Изучаются документы, образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения, их виды, состав и содержание.
7.3. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы общеобразовательного учреждения.
7.4. Заголовок дела в номенклатуре дел должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и др.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и др.). Например:
Документы о проведении конференции по истории Отечества (планы, списки, доклады)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:
Переписка с предприятиями района (города) по вопросам оказания шефской помощи
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий «Заслуженный учитель Российской Федерации»
В заголовках дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:
Переписка с районным управлением образования по вопросам организации летнего труда и отдыха детей
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например:
Планы работ учителей на 2008/2009 учебный год
Годовые отчеты по учебно-воспитательной работе за 2007/2008 уч. год
Если дело будет состоять из нескольких частей или томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки дела каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязанностью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
7.5. Если в течение года в общеобразовательном учреждении возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
7.6. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).
8. Формирование и оформление дел
8.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
8.2. При формировании дел необходимо строго соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телеграммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
По объему дело не должно превышать 250 листов. Если объем дела превышает 250 листов, то формируются тома, части.
При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
8.3. Расположение документов внутри дел производится сверху вниз (с января по декабрь календарного года) в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
8.4. Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
8.5. Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.
8.6. Протоколы заседаний педагогического совета, заседаний методических комиссий располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного (01.09 - 31.08) года.
8.7. Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.
8.8. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:
заявление о приеме на работу;
направление или представление;
анкета;
листок по учету кадров;
автобиография;
документы об образовании (копии);
аттестационный лист;
выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).
В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.
8.9. Лицевые счета работников общеобразовательного учреждения группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагаются в них по алфавиту фамилий.
8.10. Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело с перепиской помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
8.11. Дела общеобразовательного учреждения подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела – подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ: оформление обложки, брошюровку, нумерацию листов и составление заверительной надписи.
8.12. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
8.13. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указывают:
наименование общеобразовательного учреждения (фондообразователя);
номер (индекс) дела;
заголовок дела, дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела (Приложение № 19).
8.14. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование общеобразовательного учреждения указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел общеобразовательного учреждения; заголовок дела – переносится из номенклатуры дел общеобразовательного учреждения, согласованной с ЭПК администрации района (города) или ЭПК Минкультуры Чувашии; дата дела – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из томов (частей), являются крайние даты документа, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированном в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначается арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящие из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела (Приложение № 20). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.д.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит «срок хранения документов» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности общеобразовательного учреждения, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно».
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
8.15. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.п.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение № 21).
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
8.16. Документы, составляющие дело, прошиваются в четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету металлические скрепления: булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
9. Организация оперативного хранения документов
9.1. С момента заведения и до передачи в архив общеобразовательного учреждения дела хранятся по месту их формирования.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в запирающихся шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
|
