Методические указания по применению Примерной номенклатуры дел для средних общеобразовательных школ
Скачать 1.07 Mb.
|
3.3.10. Утверждение документа. После подписания некоторых видов документов требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа и включает в себя слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности (включая наименование организации) лица, утверждающего документ, личную подпись, инициалы и фамилию, дату утверждения.
При утверждении документа решением, приказом или протоколом гриф утверждения документа состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждаемого документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа:
Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» пишутся прописными буквами, без кавычек и двоеточия. 3.3.11. Резолюция. После первичной обработки и регистрации документ направляется директору общеобразовательного учреждения для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции. Резолюция – это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Например: Ивановой З.Г. Позвоните в РОНО и выясните о возможности нашего участия в районном семинаре воспитателей 21.10.2008. Личная подпись 10.10.2008 В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должностям, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, который организует работу соисполнителей, привлекаемых по указанию директора к решению вопроса. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Инициалы исполнителя указываются после фамилии. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись директора общеобразовательного учреждения, дата. Резолюция оформляется в правом верхнем углу ниже реквизита «адресат». В случаях, когда на документе нет свободного места для резолюции или если резолюция готовится в виде отдельного поручения, резолюция может оформляться на отдельном листе бумаги обычно формата А6 или А7 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция. 3.3.12. Заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту является обязательным элементом любого документа, выполненного на бумаге формата А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа (смысл текста). Заголовок грамматически должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту должен отвечать на вопросы: «О чем?» («О ком?»). Например: ПРИКАЗ Об утверждении тарификационных списков В протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок должен отвечать на вопросы: «Кого?» («Чего?»), например: Должностная инструкция главного бухгалтера. Если документ сложный и в нем отражено несколько вопросов, составляется обобщенный заголовок к тексту. Например: О проведении выпускных экзаменов. Заголовок к тексту составляется работником, готовящим проект документа. Заголовок размещается посередине или в левом верхнем углу документа над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. К тексту документов, оформленных на бланке формата А5, заголовок может не составляться. 3.3.13. Отметка о контроле. Отметку о контроле над исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Отметка о контроле проставляется на верхнем поле документа в правом углу. 3.3.14. Текст документа. Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Текст документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть. Например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа или документа вышестоящей организации, указывают его реквизиты: наименование документа организации-автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Для лучшего восприятия документа текст должен делиться на абзацы. С абзаца начинается каждая новая мысль. Абзац текста документа печатается с красной строки, отступая от границы левого поля на пять печатных знаков. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В распорядительных документах общеобразовательного учреждения, а также во внутренних документах, адресованных директору школы, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов (педагогический и методический советы) текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного лица («слушали», «выступили», «решили», «постановили»). В письмах используются следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим представить…», «направляем в Ваш адрес…»); от первого лица единственного числа («прошу выслать…», «считаю необходимым…»); от третьего лица единственного числа («профсоюзная организация не возражает…»). Таблица – это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в более компактном виде. Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнений показателей. В таблице имеется два уровня деления текста: вертикальный – графы – и горизонтальный ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) – боковике – перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посередине с прописной буквы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы…» или «Окончание таблицы…», повторяют ее головку, а при необходимости и заголовки строк. Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, подзаголовки граф - строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. Например:
В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже. Не допускается включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед их наименованием. Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире). Например:
Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками. Например:
Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначение марок материалов заменять кавычками не разрешается. Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «То же» и далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения.
Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью.
3.3.15. Оформление приложений к документу. Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими документами могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложений даются документы, которые ими или утверждаются, или вводятся в действие. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.) Отметка о наличии приложений в тексте может оформляться двумя способами. Если приложение упомянуто в тексте документа, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 2 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, их названия даются в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют: Приложение: 1. Положение об экспертной комиссии Кувакинской школы-гимназии Алатырского района на 3 л. в 1 экз. 2. Положение об архиве Кувакинской школы-гимназии Алатырского района на 3 л. в 1 экз Если приложение в свою очередь имеет приложение, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: письмо Министерства образования и молодежной политики Чувашской Республики от 03.08.2008 № 08-15/489 и приложения к нему, всего на 9 л. Если приложения к письму сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров, количество листов не указывается. Если документ направляется в несколько адресов, а приложение – только в один адрес, отметка о приложении оформляется в следующем виде: Приложение: на 4 л. в 3 экз. в первый адрес. В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу должно быть напечатано «Приложение» с указанием порядкового номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера:
Допускается слово «Приложение №» печатать прописными буквами и центрировать вместе с другими строками относительно самой длинной строки наименования распорядительного документа. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Министерство культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики |  | Примерная номенклатура дел для общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования |
| Примерная номенклатура дел является методическим пособием и носит рекомендательный характер | | Примерная номенклатура дел районного, городского центра занятости населения |
| Примерная номенклатура районного, городского центра занятости населения | | ... |
| «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного... | | Начальник архивного отдела администрации муниципального образования Ломоносовский муниципальный район Долинская С. Н |
| Программа разработана на основе Примерной программы общеобразовательных учреждений «Немецкий язык для общеобразовательных школ с... | | Пдсп «Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения ссср, органов, учреждений, организаций и предприятий системы... |