1. Общие положения
1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в общеобразовательных учреждениях разработана в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения (лицея, гимназии, средней общеобразовательной школы), а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации, обеспечения контроля исполнения документов.
1.2. Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в общеобразовательных учреждениях.
1.3. Типовая инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Чувашской Республики в сфере делопроизводства и архивного дела, также с учетом положений ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов», так же с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, зарегистрированной в Минюсте России 27.01.2006 № 7418.
1.4. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются на руководителя общеобразовательного учреждения.
1.6. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на заведующего канцелярией (секретаря), работника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
2. Документация общеобразовательного учреждения
2.1. Деятельность общеобразовательного учреждения обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих документационную базу.
2.2. Состав документов, образующихся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, определяется: его компетенцией и функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между общеобразовательным учреждением, вышестоящим органом и другими организациями.
В состав документационной базы общеобразовательного учреждения входят:
организационно–правовые документы (постановления, распоряжения органов государственной власти Чувашской Республики и местного самоуправления, относящиеся к сфере образования, устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции работников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка, свидетельства о государственной регистрации, инструкции);
распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения педагогического совета);
информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, информации, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, таблицы, и др.);
документы по личному составу (приказы о приеме, переводе, расторжении трудового договора, отпусках, командировании, наложении взыскания, трудовые договоры, личные дела и карточки, лицевые счета по заработной плате и др.);
документы по бухгалтерскому учету и отчетности (ведомости, балансы, отчеты, книги, счета, сметы, акты ревизий, первичные бухгалтерские документы и др.).
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Документирование управленческой деятельности в общеобразовательном учреждении заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов; оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники; качество документов как источников информации.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для каждого вида документа: наименование общеобразовательного учреждения в соответствии с уставом, название вида документа, заголовок к тексту, дата, индекс дела по номенклатуре дел, подпись, визы, печать (в необходимых случаях).
3.2. Бланки документов.
3.2.1. Документы в общеобразовательных учреждениях, как правило, оформляются на бланках.
3.2.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
3.2.3. В общеобразовательных учреждениях устанавливаются следующие виды бланков документов: общий бланк (Приложение № 1), бланк письма (Приложения №№ 2, 3), бланк приказа (Приложения №№ 4, 5).
3.2.4. На бланках документов как формата А4, так и формата А5 допускается два варианта расположения реквизитов документов: угловой и продольный.
3.2.5. Бланки документов общеобразовательного учреждения подлежат учету, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.3. Оформление реквизитов документов.
В целях эффективного использования средств вычислительной техники и унификации состава, форм и процессов работы с документами в общеобразовательном учреждении устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов.
3.3.1. Наименование общеобразовательного учреждения.
Наименование общеобразовательного учреждения – автора документа должно соответствовать его наименованию, указанному в уставе. При угловом размещении реквизита наименование общеобразовательного учреждения на чувашском языке печатается слева, на русском – справа. При продольном размещении реквизитов наименование организации на чувашском языке располагается сверху, снизу – на русском.
При наличии сокращенного наименования общеобразовательного учреждения его помещают в скобках ниже полного наименования.
Над наименованием общеобразовательного учреждения через один межстрочный интервал (24 пт) более мелкими буквами может указываться наименование вышестоящего органа. Например:
Отдел народного образования администрации Моргаушского района Чувашской Республики
Большесундырская средняяя общеобразовательная школа
3.3.2. Справочные данные об общеобразовательном учреждении.
Справочные данные об общеобразовательном учреждении включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению самой организации (номер факса, расчетные счета в банке, адрес электронной почты и др.)
Реквизит «Справочные данные об общеобразовательном учреждении» применяется при составлении писем и располагается ниже реквизита «Наименование общеобразовательного учреждения». Почтовый адрес указывается в соответствии с требованиями, установленными Правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала улица и номер дома, затем название города или населенного пункта и района, далее – республика и почтовый индекс.
На общем бланке вместо справочных данных об организации указывается наименование вида документа.
3.3.3. Наименование вида документа.
Наименование вида документа должно соответствовать компетенции общеобразовательного учреждения, видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), содержанию документируемого управленческого действия.
3.3.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица и идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) – эти реквизиты проставляются только на бланке письма ниже реквизита «Справочные данные об организации» в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.
3.3.5. Дата документа.
Дата документа – это обязательный реквизит.
Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма), или факта или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); утверждаемого документа (планы, отчеты, инструкции, положения, штатные расписания, тарификационные списки) – дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только название месяца и год.
Все служебные отметки, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
В организационно–распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. Дата в документах оформляется десятью знаками: восемь цифр (по двое на указание числа и месяца и четыре - на год) и две разграничительные точки. Если в дате одна цифра, то перед ней обязательно ставится 0. Например: 07.10.2008. Допускается словесно – цифровой способ оформления дат: 07 октября 2008 г. Дата оформляется без кавычек.
3.3.6. Регистрирование документов – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации.
Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Место расположения регистрационного номера на документе – рядом с датой. Обязательным элементом реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течение года (с января по декабрь). В общеобразовательном учреждении нумерация внутренних документов может вестись в пределах учебного года.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел.
3.3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату поступившего документа, на который должен быть дан ответ.
Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ, и располагается на левой стороне поля документа под реквизитом «дата документа».
3.3.8. Место составления или издания документа.
Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно – территориального деления. Перед названием населенного пункта проставляется сокращенное обозначение поселка, города, села и т.д. Например: г. Чебоксары, п. Вурнары.
3.3.9. Адресование документа.
Адресование, т.е. указание получателя, которому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или гражданам, представляемых руководству (заявления, докладные или объяснительные записки).
Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.
Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:
наименование организации (в именительном падеже);
наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
указание должности получателя документа (в дательном падеже);
инициалы и фамилия получателя документа (в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией);
почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Максимальная длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания – точки и запятые – не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.
Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Для внутренних документов (служебные, докладные, объяснительные записки и др.) указывается лишь название структурного подразделения или должностного лица или руководитель, которому подается документ. В этом случае название общеобразовательного учреждения входит в название должности. Например:
|
Директору МОУ «Большесундырская средняя общеобразовательная школа»
П.П. Селиванову
|
При адресовании документа сторонней организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
|
Администрация Аликовского района
Чувашской Республики
Отдел народного образования
|
При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации-получателя документа и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.
|
Отдел народного образования
Администрации Вурнарского района
Чувашской Республики
Главному бухгалтеру
С.В. Спиридоновой
|
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата:
|
Директору СХП «Нива»
В.И. Мурайкину
|
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию сначала указывают ее наименование, затем – почтовый адрес:
|
Республиканское государственное учреждение «Государственный исторический архив Чувашской Республики»
пр. Ленина, д. 16 в,
г. Чебоксары, 428000
|
При адресовании документа физическому лицу (в ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан) обязательно указывают фамилию и инициалы получателя, затем – почтовый адрес:
|
Иванову А.П.
ул. Кооперативная, д. 10, кв. 3
с. Красноармейское,
Красноармейский р-н,
Чувашская Республика, 429620
|
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании документа физическому лицу – после фамилии.
При направлении документа вышестоящим органам государственной власти и местного самоуправления почтовый адрес не указывается.
На одном документе нельзя помещать более 4-х адресатов. Если количество адресатов больше четырех, то должен составляться список на рассылку. В таком случае на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет специалист, подготовивший документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.
|
