Методические указания по применению Примерной номенклатуры дел для средних общеобразовательных школ
Скачать 1.07 Mb.
|
Приложения должны быть подписаны исполнителем. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы сразу от границы левого поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие, указывается количество листов и экземпляров. Если документ имеет несколько приложений, то при печатании между названиями приложений делается 1,5-2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то они печатаются через один межстрочный интервал. 3.3.16. Подпись. Подпись – обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу. Документ подписывается должностными лицами в пределах их компетенции. Организационно-распорядительные документы подписываются директором общеобразовательного учреждения. На документах, принимаемых коллегиальными органами (педагогическим и методическим советами) ставятся две подписи. Например, протокол и решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Документы, составляемые комиссией, подписывают все члены комиссии. Денежно-финансовые документы подписывают директор общеобразовательного учреждения и главный бухгалтер. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное, если на бланке); личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например, документ оформлен на бланке документа: Директор личная подпись расшифровка подписи Если документ оформлен не на бланке, то реквизит «подпись» оформляется следующим образом: Директор Большесундырской средней общеобразовательной школы личная подпись расшифровка подписи При подписании документа несколькими должностными лицами общеобразовательного учреждения их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Директор школы личная подпись расшифровка подписи Главный бухгалтер личная подпись расшифровка подписи Документы коллегиального органа подписываются председателем и секретарем, например: Председатель личная подпись расшифровка подписи Секретарь личная подпись расшифровка подписи В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии личная подпись расшифровка подписи Члены комиссии личная подпись расшифровка подписи личная подпись расшифровка подписи Если документ подписывают несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Например: Директор МОУ «Гимназия № 5 Директор Дома детского творчества г. Чебоксары» «Росток» Ленинского района г. Чебоксары подпись расшифровка подписи подпись расшифровка подписи Если директор общеобразовательного учреждения, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель директора. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, его инициалы и фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.». Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Допускается в реквизите «подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. 3.3.17. Согласование проекта документа. Согласование подготовленного проекта документа проводится для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующему законодательству и нормативным актам. Согласование бывает внутреннее и внешнее. Внутренне согласование документа оформляется визой на документе. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату, при необходимости – должность визирующего. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника организационно-распорядительного документа общеобразовательного учреждения. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Зам. директора по учебно-воспитательной работе Личная подпись Расшифровка подписи Дата Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. Согласование проекта документа с органами местного самоуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, называется внешним согласованием. Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник районного управления образования администрации … района (города) __________ ________________ (личная подпись) (инициалы, фамилия) Дата Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается». 3.3.18. Оттиск печати. Общеобразовательное учреждение должно иметь печать с изображением герба муниципального образования или Государственного герба Чувашской Республики. Оттиск печати с изображением герба муниципального образования или Государственного герба Чувашской Республики ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Общеобразовательные учреждения должны разработать свои перечни документов, на которых ставится гербовая печать. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 3.3.19. Отметка о заверении копии. Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Например: Верно Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи Дата В некоторых случаях отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати общеобразовательного учреждения. 3.3.20. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например: Н.П. Васильева 8(835251)2-13-63 На документе, подготовленного по поручению директора общеобразовательного учреждения группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. 3.3.21. Отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа. 3.3.22. Отметка о поступлении документа. Отметка о поступлении документа в общеобразовательное учреждение содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. Отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу документа. 3.3.23. Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), которая проставляется в левом углу на нижнем поле каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в общеобразовательном учреждении. 4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов служебных документов При подготовке, согласовании, подписании и утверждении документов, образующихся в результате деятельности общеобразовательного учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность их обработки с использованием средств электронно-вычислительной техники. 4.1. Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов учебно-воспитательной работы, финансово-хозяйственной деятельности общеобразовательного учреждения (Приложение № 6). Также приказами оформляются решения нормативного характера и по кадровым вопросам. Приказ вступает в силу с момента его подписания директором общеобразовательного учреждения, если в тексте не указано другого срока. Подписанный приказ регистрируется зав. канцелярией (секретарем). Текст приказа оформляется на бланке приказа общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие реквизиты: полное наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование. Датой приказа является дата его подписания директором общеобразовательного учреждения. Дата оформляется словесно-цифровым способом, например: 14 января 2008 г. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно. Если в общеобразовательном учреждении по оперативным вопросам издаются распоряжения, их нумерация проводится отдельно в пределах календарного года. Номер приказа оформляется значком № и порядкового номера приказа. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Например: Об организации пришкольного лагеря Заголовок к тексту приказа, оформленному на продольном бланке, выравнивается по центру. Распоряжения, как правило, не имеют заголовка. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по всей ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы левого поля. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение». Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку и строчными буквами. После слова «приказываю» ставится двоеточие. Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о лице, на которого возлагается контроль за исполнением приказа. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера, заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…». В приказ не следует включать пункт «Приказ привести до сведения…». Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа. На первом листе приложения в правом верхнем углу делается надпись:
При наличии нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковый номер. Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу данного приложения делается соответствующая запись:
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Подпись состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, личной подписи и расшифровки подписи. Например: Директор личная подпись П.А. Иванова 4.2. Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (Приложение № 7). Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протоколы оформляются на стандартном бланке протокола, печатаются шрифтом размером № 14 и содержат следующие реквизиты: название общеобразовательного учреждения (в соответствии с уставом); наименование вида документа – слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру; вид совещания (заседания, собрания) – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру; место проведения совещания (заседания, собрания) – указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизита «дата» и «номер» протокола линейкой; дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера протокола. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Основная часть текста печатается через 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании (заседании), его личной подписи, расшифровки подписи. Например: Председательствующий, директор подпись Расшифровка подписи Наименование должностей печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются Председатель или Председательствующий, Секретарь, Присутствовали (подчеркивается) – список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих, если их количество превышает 15 человек. Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, приведенных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы левого поля. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например: Учителя математики учителя русского языка и литературы Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме "СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)". Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Фамилия и инициалы докладчика и выступивших в прениях указываются с новой строки с абзаца. При этом наименование должности докладчика не указывается, так как оно уже указано в повестке дня. После фамилии и инициалов выступивших в прениях должность указывается. Постановление (решение) в тексте печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. В протоколе должны быть отражены все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях, собраниях протоколы делятся на полные и краткие. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствующих на заседании. Краткий протокол допустим только при наличии стенограммы совещания (заседания) или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также совещания при директоре общеобразовательного учреждения. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решений и особые мнения присутствовавших. В ходе заседания обычно составляется лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется, редактируется и оформляется. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Решения педагогического совета доводятся до исполнителей в виде самостоятельного документа или проводятся в жизнь приказами директора общеобразовательного учреждения. В остальных случаях делается выписка из протокола. К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, относятся: служебные письма, справки, докладные записки, объяснительные записки, акты, телеграммы, телефонограммы. 4.3. Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с организациями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь. По характеру информации служебные письма подразделяются на сопроводительные, информационные, рекламные, инициативные, гарантийные, также письма-приглашения, письма-извещения, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-ответы. Письма оформляются на продольных или угловых бланках формата А4 или А5 (Приложение № 8). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются от центра верхнего поля листа арабскими цифрами. Письма общеобразовательных учреждений включают в себя следующий состав реквизитов: наименование общеобразовательного учреждения, дату, индекс, ссылку на индекс и дату входящего документа, адресат, резолюцию руководства, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе. Датой письма является дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Дата письма – дата его подписания. В письмах рекомендуется использовать следующие формы изложения: от первого лица множественного числа, например: Направляем в Ваш адрес… от первого лица единственного числа, например: Прошу выделить… от третьего лица единственного числа, например: Первичная профсоюзная организация школы не возражает… Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с наименования общеобразовательного учреждения, оно уже имеется на самом бланке письма. Письма подписываются директором или, в его отсутствие, заместителями общеобразовательного учреждения. 4.4. Справки – документы, содержащие обобщенную информацию по какому-либо вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий (Приложение № 9). Справки делят на две группы – с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Справки оформляются на общем бланке общеобразовательного учреждения. Справки содержат следующие реквизиты: название образовательного учреждения; наименование вида документа. Слово С П Р А В К А печатается полужирным шрифтом прописными буквами и вразрядку; дату и номер справки; место составления; адресат; заголовок к тексту справки. Заголовок может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные. текст; подпись; печать. Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. На справке ставится дата ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки могут оформляться в виде связного текста и (или) таблицы. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные сведения. 4.5. Докладная записка - документ, адресованный директору или заместителю директора общеобразовательного учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе. Докладная записка содержит выводы или предложения составителя (Приложение № 10). Докладная записка имеет следующие реквизиты: название общеобразовательного учреждения; наименование вида документа; дату; место составления; адресат; заголовок к тексту; текст; подпись. Текст докладной записки делится на две части: первая - констатирующую, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, вторая – где излагаются предложения, просьбы. В общеобразовательном учреждении могут составляться внутренние и внешние докладные записки. Внутренние докладные записки подписывает составитель, внешние – директор среднего общеобразовательного учреждения. 4.6. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и др.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка (Приложение № 11). Объяснительные записки оформляются на общем бланке общеобразовательного учреждения. Объяснительная записка имеет следующие реквизиты: название общеобразовательного учреждения; наименование вида документа; дату; место составления; адресат; заголовок к тексту; текст; подпись. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа; вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников или учащихся. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. 4.7. Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия (Приложение № 12). Акт оформляется на общем бланке общеобразовательного учреждения. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Заголовок акта начинается с предлога «О» («Об»). Например: О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы. В введении указывается основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ и др.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставятся двоеточие и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер, заголовок. Например: Основание: приказ директора школы от 17.04.2008 № 7 «О проведении инвентаризации на складе школы» С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. Например: Составлен: Председатель___________________________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) Члены комиссии: 1______________________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) 2______________________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) Присутствовали: 1_______________________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) 2_______________________________________________________________ (должность, фамилия, инициалы) Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название общеобразовательного учреждения. Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов. Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть текста также не обязательна. Например: Составлен в 2-х экземплярах: 1-й экз. направлен в районное управление образование; 2-й экз. – в дело. При наличии приложений на них делается ссылка. Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например: Председатель комиссии личная подпись Расшифровка подписи Члены комиссии личная подпись Расшифровка подписи личная подпись Расшифровка подписи Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своем несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту. 4.8. Телеграмма – разновидность служебного письма, используется при необходимости установления срочной связи с адресатом и характеризуется предельной краткостью языка (Приложение № 13). Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например «срочная», «с уведомлением о вручении», «заверенная» и др. В телеграмме дается точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата), наименование учреждения, если известно – наименование должности, фамилии (с инициалами или без них) получателя. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграммах делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях можно допускать краткое доказательство. Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч; кавычки – квч; скобки – скб. Словами в телеграмме всегда пишутся цифровые данные и такие знаки, как № - номер (можно нр.); «-» минус; % - проценты и др. Даты обозначаются арабскими цифрами : число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. Например: 05 11 2008 заканчивается телеграмма указанием ее индекса. Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов «Ваш», «На Ваш». Поэтому сам текст не нужно начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должности, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, наименование должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму. Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело. 4.9. Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем (Приложение № 14). Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и сложные обороты. После передачи телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и трудновоспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по буквам, допущенные ошибки исправляются. Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, адрес, дата, индекс, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограмм применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственным исполнителем. Телефонограмма передается нескольким адресатам по прилагаемому списку учреждений-адресатов и номеров телефонов. 4.10. Факс или телефакс – это любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: приказа, протокола, акта, письма и т.д. обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи. Документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью. 4.11. Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение и адресованный должностному лицу общеобразовательного учреждения (Приложение № 15). Заявление имеет следующие реквизиты: должность, фамилия, имя и отчество заявителя, название документа, дату, адресат, текст, подпись. |
Похожие:
 | Министерство культуры, по делам национальностей, информационной политики и архивного дела Чувашской Республики |  | Примерная номенклатура дел для общеобразовательных учреждений основного общего и среднего (полного) общего образования |
| Примерная номенклатура дел является методическим пособием и носит рекомендательный характер | | Примерная номенклатура дел районного, городского центра занятости населения |
| Примерная номенклатура районного, городского центра занятости населения | | ... |
| «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного... | | Начальник архивного отдела администрации муниципального образования Ломоносовский муниципальный район Долинская С. Н |
| Программа разработана на основе Примерной программы общеобразовательных учреждений «Немецкий язык для общеобразовательных школ с... | | Пдсп «Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения ссср, органов, учреждений, организаций и предприятий системы... |