5. Прием и регистрация документов
5.1. Документы, поступающие в общеобразовательные учреждения на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение директором и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем общеобразовательного учреждения. Все конверты с поступающей корреспонденцией (кроме конвертов с надписью "лично") вскрываются, проверяется наличие вложенных в них документов, правильность доставки и целостность конвертов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
5.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях, как поступающие из других организаций и от частных лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.
Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы первичного учета. Для них составляется перечень документов, не подлежащих регистрации.
5.3. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.
5.4. Регистрационный штамп ставится в правом нижнем углу документа и состоит из номера документа по порядку и даты поступления.
5.5. Для регистрации всех категорий поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) и внутренних документов принимается единая регистрационно-контрольная карточка (РКК) (Приложение № 16).
5.6. В общеобразовательном учреждении с объемом документооборота до 600 документов в год допускается их регистрация в журналах регистрации поступающих (Приложение № 17) и отправляемых документов (Приложение № 18).
5.7. Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом.
5.8. При регистрации писем на РКК, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативный документ (запрос), составленный в данном общеобразовательном учреждении или присланный из другой организации. Данные об ответном документе фиксируют в порядке дополнения к регистрационным записям в той же РКК.
5.9. Бланки РКК могут изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210) или формата А6 (105х148).
Календарная шкала РКК используется для контроля исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен.
В графе "Корреспондент" указывается название организации, от которой поступил документ, или, если документ отправляемый, - организации, в которую он направляется.
Графа "Дата поступления и индекс документа" заполняется только на поступающие документы. В ней проставляют дату поступления документа и индекс, присвоенный в общеобразовательном учреждении.
В графе "Дата и индекс документа" проставляют дату документа и индекс, присвоенный ему организацией-автором.
В графу "Краткое содержание" вносят название вида документа, его заголовок.
От того, насколько квалифицированно и подробно будут заполнены графы РКК, в значительной степени зависит дальнейший поиск и возможность дать ответ по запросу о регистрируемом документе как в текущей работе с документами, так и в архиве.
В графе "Резолюция или кому направлен документ" указывают полное содержание резолюции, ее автора и дату. Эта графа заполняется после прохождения документом стадии предварительного рассмотрения. Если на документе нет резолюции, то секретарь указывает в этой графе фамилию, инициалы, если нужно, должность исполнителя, которому направлен документ. Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. В этой графе делается конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос и указывают индекс дела, в которое направлен документ.
На оборотной стороне РКК в графе "Контрольные отметки" ставят отметку о контроле исполнения.
Графы "Фонд № ", "Опись №", "Дело № " заполняются в архиве, куда РКК сдаются вместе с документами по истечении срока хранения в делопроизводстве.
5.10. Заполнение граф журналов регистрации документов производится аналогично заполнению граф РКК.
|
