Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и
Скачать 3.34 Mb.
|
Указания по исполнению документа (резолюция) (реквизит 17) Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке указаний по исполнению документа (с отметкой о регистрационном номере и дате документа, к которому указания относятся). В состав резолюции должны входить следующие элементы: а) фамилии и инициалы исполнителей; б) содержание поручения (при необходимости); в) срок исполнения; г) подпись руководителя; д) дата. например: Комиссарову В.В., Руденко А.А. Прошу подготовить документы к 05.04.2016. личная подпись дата Подпись в указаниях по исполнению документа не расшифровывается. В случае, когда указания по исполнению документа даются двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное первым, или указывается ответственный исполнитель. Ему предоставляется право созыва исполнителей и координация их работы. Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде указаний по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в указаниях по исполнению документа указывается исполнитель, подпись автора указаний, дата. Формулировки резолюции должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму предоставления результатов исполнения. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту) (реквизит 18) Наименование либо аннотация документа (заголовок к тексту) составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющим текст небольшого объема (до 4-5 строк). Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: а) о чем (о ком)?, например: О создании аттестационной комиссии, Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерств, Об оказании консультативной помощи; б) чего (кого)?, например: Должностная инструкция ведущего документоведа, Правила перевода в …, Правила приема в …, Правила внутреннего распорядка обучающихся. Если заголовок отвечает на вопрос «о чем (о ком)?», он пишется с прописной буквы и формулируется при помощи отглагольного существительного (Об изменении ..., О выделении ..., Об отмене ...). Если заголовок увязывается по смыслу с наименованием вида документа и отвечает на вопрос «чего (кого)?», он пишется со строчной буквы. Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщенно. Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. Заголовок оформляется без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к документам, оформленным на бланках с угловым расположением реквизитов, имеет угловое расположение. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. К тексту документов, оформленных на бланках формата А-5, заголовок допускается не указывать. Заголовок к тексту документа составляется исполнителем, готовящим проект документа. Отметка о контроле документа (реквизит 19) Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, в верхнем поле документа и обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. Контроль подлежат все документы, требующие исполнения. Срок исполнения предоставляется в форме даты завершения исполнения. Текст документа (реквизит 20) Текст документа МАДИ составляют на русском языке - государственном языке Российской Федерации, в соответствии с законодательством Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. Тексты документов оформляют в виде: а) анкеты; При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. б) таблицы; Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. в) связанного текста; Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например: приказы -распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения. г) в виде различных вариантов соединения анкеты, таблицы, связного текста. В документах МАДИ, как организации, действующей на основе сочетания принципов единоначалия и коллегиальности (приказ, распоряжение и т.п.), а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «обязываю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановил», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). В письмах используют следующие формы изложения: а) от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); б) от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»); в) от третьего лица единственного числа («МАДИ не возражает», «МАДИ считает возможным»). В текстах локальных нормативных актов (правила, положение, инструкция и др.) используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: «Виза включает в себя наименование должности…», «Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют». В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов и документов других организаций или ранее изданных МАДИ документов, указываются следующие реквизиты: наименование вида документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, наименование документа (заголовок к тексту), заключенный в кавычки, например: «В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» п р и к а з ы в а ю: …». Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. После цифры ставится точка. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. В текстах документов должны употребляться только общепринятые в русском языке обозначения, термины и сокращения. При необходимости употребления сокращения (сокращенного наименования) в тексте сначала пишется полное наименование, а затем в скобках дается его сокращение (сокращенное наименование), за исключением общепринятых сокращений, например: «…примерная номенклатура дел МАДИ (далее- ПНД)…». При написании полного наименования МАДИ слово «федеральное» государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования пишется с прописной буквы. Слово «федеральное» пишется с заглавной буквы только после точки. Допускается сокращение наименования в соответствии с Уставом: ФГБОУ ВО «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (МАДИ)», МАДИ, ФГБОУ ВО «МАДИ». В текстах документов наименования структурных подразделений и коллегиальных органов МАДИ следует печатать: а) с прописной буквы с согласованием вида подразделения и его названия в родительном падеже, за исключением наименований кафедр и факультетов, названных по учебным специальностям, направлениям и т.п. Например: Факультет (чего?) автомобильного транспорта, Факультет довузовской подготовки, Институт повышения квалификации, Управление экономического развития, Отдел делопроизводства и информации, Центр по подготовке и повышению квалификации водителей и т.п. б) со строчной буквы с согласованием вида подразделения и его названия в родительном падеже: - наименования подразделений, в составе структурного подразделения. Например: отдел организации закупок и использования средств Управления по использованию средств, инженерно-диспетчерская служба Эксплуатационно-хозяйственного управления и т.п. в) с прописной буквы с согласованием названия подразделения в качестве прилагательного и его вида за исключением наименований подразделений, в составе структурного подразделения. Например: Ученый совет, Учебно-методическое объединение, Экономический факультет, Планово-финансовый отдел, Редакционно-издательский отдел и т.п. г) со строчной буквы с согласованием названия подразделения в качестве прилагательного и его вида: - наименование подразделений, в составе структурного подразделения. Например: учебный центр по подготовке государственных служащих Высшей школы государственного управления, общий отдел Управления делами, подготовительные курсы Факультета довузовской подготовки и т.п. д) с прописной буквы в одно слово, за исключением наименований подразделений, в составе структурного подразделения. Например: Ректорат, Пресс-служба. е) со строчной буквы в одно слово: - наименования подразделений, в составе структурного подразделения. Например: секретариат Управления делами и т.п. ж) с прописной буквы в именительном падеже в кавычках после указания вида подразделения, которое печатается со строчной буквы: - наименования кафедр и факультетов, названных по учебной специальности, направлению и т.п., например: кафедра «Организации и безопасности движения», кафедра «Автоматизации производственных процессов», факультет «Автомобильного транспорта», факультет «Дорожных машин» и т.п., исключение – Военная кафедра, название которой печатается с прописной буквы без кавычек. В текстах документов наименования должностей руководителей структурных подразделений и коллегиальных органов МАДИ должны печататься со строчной буквы, например: ректор, проректор, декан, директор, заведующий, главный бухгалтер, начальник, руководитель и др. Рекомендации по написанию отдельных наименований, слов и словосочетаний- приложение № 7. Текст документа выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка каждого абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Страницы текста нумеруются арабскими цифрами. Отметка о наличии приложений (реквизит 21) Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам. В письмах отметка о наличии приложений оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если письмо имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме: Приложение: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их наименования, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложение: 1. Положение о Сертификационном центре на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Сертификационного центра на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. Приложение: брошюра. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05.06.2016 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом: Приложение: справка о неплатежеспособных организациях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз. На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложение одно, оно не нумеруется. Если приложений несколько, они нумеруются. В отметке о приложениях указывается наименование вида основного документа, его дата и номер. Слово «Приложение №» пишут без кавычек, например: Приложение № 2 к приказу Росархива от 05.06.2016 № 31 Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами без кавычек, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2010 № 251 Если приложением к документу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например: Приложение № 1 УТВЕРЖДЕНО приказом Росархива от 12.11.2016 № 125 Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (вид документа, наименование документа (заголовок к тексту), подпись должностного лица, визу и т.д.). Должность лица, подписывающего документ (реквизит 22) Наименование должности лица, подписывающего документ, указывается в бланках писем должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки. Наименование должности лица указывается под сокращенным наименованием МАДИ. |
Похожие:
 | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования |  | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Махачкалинского филиала московского автомобильно дорожного государственного технического университета (мади) | | Фгбоу впо «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» |
| «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... | | «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |