Инструкция по делопроизводству (далее Инструкция) в федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и
Скачать 3.34 Mb.
|
В классификаторе структурных подразделений первой всегда указывается служба документационного обеспечения – Отдел делопроизводства и информации МАДИ, а затем приводятся структурные подразделения в том порядке, в котором они утверждены в структуре. Индексы структурных подразделений используются при присвоении документу регистрационного номера. Данный классификатор следует использовать при составлении номенклатуры дел МАДИ и для заполнения реквизита РКК «Указания по исполнению документа (резолюция)» 4. Классификатор исполнителей включает в себя список проректоров (по направлениям) МАДИ и руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов. Фамилии и инициалы перечисляются в той же последовательности, что и в классификаторе структурных подразделений. Данный классификатор следует использовать для заполнения реквизита РКК «Указания по исполнению документа (резолюция)». 5. Классификатор вопросов деятельности включает в себя перечень вопросов деятельности МАДИ. Данный классификатор следует использовать для заполнения реквизита РКК «Наименование документа». 6. Классификатор указаний по исполнению документа (резолюций) включает в себя список типовых поручений и решений по исполнению документов МАДИ. Данный классификатор следует использовать для заполнения реквизита РКК «Указания по исполнению документа (резолюция)». Помимо перечисленных классификаторов, в конкретной поисковой системе могут использоваться и другие классификаторы, в зависимости от потребностей ввода и поиска информации. Классификаторы разрабатываются отделом КиД КПУ и утверждаются ректором МАДИ. 6.2.3. ИПС МАДИ создаются как в традиционной, так и в электронной форме. Информационно-справочная работа организуется в той же форме, что и регистрация. 6.2.4. Информация о документах, полученная при их регистрации поступает в поисковую систему. Поиск конкретного документа или подборка материалов осуществляется по реквизитам(заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по содержанию. 6.2.5. При традиционной регистрации составляются следующие картотеки: по корреспондентам, видам документов, авторам документов, алфавитные и др. 6.2.6. В автоматизированных поисковых системах запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста. 7. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 7.1. Организация контроля исполнения документов 7.1.1. Управленческие документы, требующие исполнения и подготовки ответа, подлежат контролю. 7.1.2. Контроль исполнения документов устанавливается в целях обеспечения качественного исполнения документов, повышения уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины, с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции или типовых сроков исполнения. 7.1.3. Контроль исполнения документов осуществляется работниками отдела КиД КПУ с помощью традиционной системы контроля на базе картотеки или автоматизированной системы контроля на базе персонального компьютера в СЭД. 7.1.4. Контроль исполнения документов включает: а) получение данных постановки документа на контроль; б) постановку документа на контроль; в) проверку своевременного доведения документа до исполнителя; г) предварительную проверку и регулирование хода исполнения; д) предупредительный контроль (напоминание); е) снятие исполненного документа с контроля; ж) направление исполненного документа в дело; з) учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов; и) информирование руководителей о состоянии исполнения документов. 7.1.5. Руководители структурных подразделений обязаны следить за состоянием исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства МАДИ, а также по документам, поступившим в адрес структурного подразделения и требующим исполнения и подготовки ответа. 7.2. Функционирование системы контроля исполнения документов 7.2.1. Постановку документа на контроль производит ректор или проректор (по направлению), осуществляющий рассмотрение документа. 7.2.2. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль». 7.2.3. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных документов, имеющихся в отделе КиД КПУ. 7.2.4. Отделом КиД КПУ осуществляются следующие операции: а) формирование картотеки контролируемых документов или ее электронного аналога в СЭД; Электронная картотека отдела КиД КПУ систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. При необходимости контроля устных поручений руководства и контроля заданий по распорядительным документам на них заполняется контрольный экземпляр РКК в СЭД. б) направление карточки контролируемого документа (поручения) исполнителю в структурное подразделение; Отдел КиД КПУ направляет в электронном виде в СЭД исполнителю один экземпляр РКК контролируемого документа вместе с документом, находящемся на контроле. в) выяснение данных по исполнителю и проверка своевременного доведения документа до исполнителя; Отдел КиД КПУ имеет право получать необходимую информацию об исполнителе (номер телефона, электронная почта и т.п.) и получать от непосредственного исполнителя подтверждение получения задания по документу, поставленному на контроль; г) напоминание о сроке исполнения; Отдел КиД КПУ также осуществляет предупредительный контроль, направляя напоминания исполнителям по их контрольным документам за 3 - 5 дней до истечения срока. Напоминания делаются как в устной форме, так и в письменной. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируется в РКК в СЭД. д) получение информации о ходе и результатах исполнения; Отдел КиД КПУ имеет право получать необходимую информацию о ходе исполнения документов. Все перемещения документа от одного исполнителя к другому должны проходить с извещением отдела КиД КПУ и отметкой в РКК. Ответственность за предоставленную информацию несут исполнители по документам. Проверка хода исполнения или предварительный контроль осуществляется до истечения сроков исполнения документов в следующие сроки: - задания последующих лет – не реже одного раза в год; - задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц; - задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока; - срочные задания (срок от 2-х до 10-ти дней) – один раз в 2 – 3 дня. Проверка хода исполнения осуществляется либо по телефону, либо путем личного опроса. е) запись информации о ходе и результатах исполнения в карточке контролируемого документа; Все полученные сведения о ходе и результатах исполнения фиксируются в РКК контролируемого документа в СЭД. Отдел КиД КПУ изучает предоставленные сведения и документы и переносит необходимые данные об исполнении контрольного задания в РКК контролируемого документа. ж) регулярное информирование ректора и проректоров (по направлениям) о состоянии и результатах исполнения; Отдел КиД КПУ ежемесячно информирует ректора о состоянии исполнительской дисциплины по контрольным документам. Данные анализируются, обобщаются и представляются в виде справки в первый рабочий день нового месяца ректору. Также справка рассылается проректорам (по направлениям) и руководителям структурных подразделений. Справка содержит следующую информацию: - общее количество документов, находящихся у исполнителей; - количество документов выполненных с опережением сроков, в срок, с нарушением сроков; - количество неисполненных документов с указанием данных этих документов. Также указываются данные по структурным подразделениям и исполнителям. з) сообщение о ходе и результатах исполнения на совещаниях; При необходимости отдел КиД КПУ имеет право участвовать в совещаниях ректора или проректоров (по направлениям) с руководителями структурных подразделений и информировать должностных лиц о ходе и результатах исполнения заданий по контрольным поручениям и документам. и) снятие документов с контроля по указанию руководства; Основанием для снятия с контроля документов с поручением ректора или проректора (по направлению) является документ – ответ, подписанный ректором или проректором (по направлению), либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения (если задание выполнено в устной форме (по телефону или путем личной встречи)). Документы или поручения снимаются с контроля, если решены все поставленные в них вопросы или авторам дан ответ по существу. Если документ исполнен в оперативном порядке и отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, то кроме записи «В дело № » подписи и даты исполнитель должен сделать краткую запись об исполнении. Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполненному документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным. Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки: - если в документе поставлен срок исполнения – в указанный срок; - если в документе имеется пометка «срочно» - в трехдневный срок; - поручение без указания конкретной даты исполнения – в месячный срок. Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты поступления в МАДИ. Если последний день срока исполнения приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя ректора или проректора (по направлению) мотивированную просьбу о продлении срока не позднее 3-х дней до истечения этого срока. Продление срока допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. Срок исполнения срочных поручений не продлевается. Во всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует отдел КиД КПУ. Отметку об исполнении документа необходимо оформлять в соответствии с правилами оформления реквизита 29. Для снятия документа с контроля исполнитель обязан представить в отдел КиД КПУ следующие документы: - контрольный документ с проставленным реквизитом 29; - ответный документ или любое другое документированное подтверждение исполнения (справка об исполнении). Документы до предъявления отделу КиД КПУ должны быть зарегистрированы, то есть иметь номер и дату. Снять документ или задание с контроля могут только ректор или проректор (по направлению), которые поставили документ на контроль. к) формирование картотеки исполненных документов или ее электронного аналога в СЭД. После внесения в РКК всех необходимых сведений об исполнении документа или устного поручения, находящегося на контроле, контрольная РКК изымается из контрольно-сроковой картотеки и переносится в картотеку исполненных документов, что является окончанием процедуры контроля за данным устным поручением или документом. 8. ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ФОНДА МАДИ формирует свой документарный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов. Формирование документарного фонда МАДИ осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив. Формирование документальных фондов филиалов МАДИ осуществляется службами делопроизводства филиалов МАДИ путем составления номенклатур дел филиалов МАДИ, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архивы филиалов МАДИ, а затем в государственные архивы по месту нахождения филиалов МАДИ. 8.1. Составление номенклатур дел 8.1.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 8.1.2. Номенклатура дел является основой формирования документарного фонда МАДИ. Документальный фонд МАДИ составляют документы, созданные в МАДИ и полученные им в результате взаимодействия с другими учреждениями, организациями, гражданами. 8.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом МАДИ и о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности МАДИ, (созданные и полученные в результате взаимодействия с другими организациями, гражданами) их виды, состав и содержание. 8.1.4. Составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел МАДИ (далее – сводная номенклатура дел). Номенклатуры дел структурных подразделений оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (приложение № 29). Сводная номенклатура дел МАДИ оформляется на утвержденном общем угловом бланке МАДИ (приложение № 30). Употребление бланков произвольной формы запрещается. 8.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения составляется ежегодно в срок не позднее 15 октября текущего года работником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом и отделом КиД КПУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел КиД КПУ. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее на согласование в отдел КиД КПУ и архив. 8.1.6. Сводная номенклатура дел составляется отделом КиД КПУ и архивом на основе номенклатур дел структурных подразделений при помощи экспертной комиссии (далее – ЭК) МАДИ. 8.1.7. Сводная номенклатура дел, подписывается начальником отдела КиД КПУ, согласовывается с ЭК МАДИ, с Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления г. Москвы (далее – ЦЭПК) и утверждается (не позднее конца текущего года) ректором. Согласовывается номенклатура дел с ЦЭПК не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре МАДИ. 8.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения МАДИ выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 8.1.9. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее 4-х экземпляров. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдела КиД КПУ . Второй используется в отделе КиД КПУ в качестве рабочего. Третий применяется в архиве МАДИ. Четвертый – в Центральный архив г. Москвы Главного архивного управления г. Москвы, с которым согласовывалась номенклатура дел. 8.1.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. 8.1.11. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры МАДИ. 8.1.12. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений МАДИ. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой МАДИ. 8.1.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы МАДИ. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. |
Похожие:
 | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования |  | Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования |
| Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... | | Государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Первый Московский государственный медицинский... |
| Махачкалинского филиала московского автомобильно дорожного государственного технического университета (мади) | | Фгбоу впо «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (мади)» |
| «Свердловская областная клиническая больница №1» (далее – Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения... | | «Вятский государственный университет» (гоу впо «ВятГУ») (далее – Университет) и повышения его эффективности посредством |
| Университета в Государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования Московский государственный строительный... | | Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего профессионального образования |