Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Исполнительном комитете Тетюшского муниципального района
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», Положением об Исполнительном комитете Тетюшского муниципального района Исполнительный комитет Тетюшского муниципального района ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Исполнительном комитете Тетюшского муниципального района.
2. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами Исполнительного комитета Тетюшского муниципального района В.А. Казееву.
Руководитель А.Б. Семенычев
Приложение №____
к постановлению Исполнительного
комитета Тетюшского
муниципального района
от «___»__________ 2017 г №____
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Исполнительном комитете
Тетюшского муниципального района
1. Общие положения
1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) в Исполнительном комитете Тетюшского муниципального района разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 (письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 26 апреля 2010 г. №01/6756-ДК признаны не нуждающимися в государственной регистрации), ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст, Положением об Исполнительном комитете Тетюшского муниципального района, утвержденным решением Совета Тетюшского района от 14.03.2016 № 10-4 ( в новой редакции), иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Татарстан в сфере информации, документации и архивного дела.
1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Исполнительного комитета Тетюшского муниципального района (далее - Исполком) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе прием, подготовку, обработку, регистрацию, оформление, контроль исполнения, учет, хранение и использование документов, осуществляемых с помощью информационных технологий (электронных документов).
Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Исполкоме, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются действующим законодательством и специальными нормативными правовыми актами (инструкциями, положениями, правилами).
Требования Инструкции к работе с бухгалтерской документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.
Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Законом Республики Татарстан от 12.05.2003 №16-ЗРТ «Об обращениях граждан в Республике Татарстан».
1.5. Организацию делопроизводства на основе единой политики, использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Исполкоме осуществляет Управляющий делами Исполкома. Ведение делопроизводства в Исполкоме возлагается на главного специалиста отдела информатизации и документооборота Исполкома, телефонограммы, факсограммы возлагается на специалистов 1 категории отдела обеспечения деятельности Исполкома.
Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях в Исполкоме возлагается на их руководителей.
Начальник отдела информатизации и документооборота Исполкома обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство Исполкома о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Должностные обязанности работников, отвечающих за организацию работы с документами в Исполкоме, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).
1.6. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех специалистов Исполкома.
Работники Исполкома несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации и Республики Татарстан ответственность за несоблюдение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов и дел. Об утрате документов и дел немедленно докладывается Руководителю Исполкома.
1.7. При уходе специалистов Исполкома в отпуск, выбытии их в командировку, в случае временной нетрудоспособности, имеющиеся у них документы и дела, по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику.
При увольнении (в случае прекращения служебного контракта) или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.
1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Руководителя Исполкома.
1.9. Инструкция утверждается распоряжением Руководителя Исполкома после согласования с ЭПМК Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу.
2. Основные понятия
В Инструкции используются следующие понятия и определения:
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Исполкома;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа - получение электронного образа документа;
система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копии документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота - количество документов, поступивших в Исполком и созданных им за определенный период;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Исполкоме с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Татарстан как составной части Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Исполкома;
формирование дела - группировка исполненных документов и дело в соответствии с номенклатурой дел.
3. Создание документов в Исполнительном комитете Тетюшского муниципального района
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы, создаваемые в Исполкоме, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм) или в виде электронных документов и имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.
Бланки документов Исполкома разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов.
При подготовке электронных документов в Исполкоме используются электронные шаблоны бланков документов. Виды, типы, а также реквизиты электронных шаблонов бланков идентичны бланкам документов, указанным в п.3.1.2. – 3.1.3.
3.1.2. В Исполкоме устанавливаются следующие виды бланков:
- бланк письма Исполкома;
- бланк распоряжения по кадрам, личному составу;
- бланк распоряжения Исполкома;
- бланк постановления Исполкома;
- бланк письма структурного подразделения (отдел ЗАГС, архивный отдел);
Состав видов и образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов утверждаются распоряжением органа Исполкома.
При оформлении распоряжений по кадрам, личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, направлении работника в командировку) применяются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Без использования бланка на стандартных листах бумаги формата А4 оформляются документы, создаваемые от имени двух или более организаций, и документы, предназначенные для использования в структурных подразделениях (докладные, служебные, объяснительные записки, отчеты и т.п.).
Образцы бланков приведены в приложениях № 1-3.
3.1.3. Введение в обращение новых видов бланков документов осуществляется по разрешению Руководителя Исполкома.
3.2. Изготовление, учет, использование и хранение бланков
с воспроизведением герба Тетюшского муниципального района
Республики Татарстан
3.2.1. Изготовление, использование и хранение гербовых бланков в Исполкоме осуществляется в соответствии со статьей 7 Закона Республики Татарстан от 14 июля 1999 г № 2284 «О государственных символах Республики Татарстан».
Гербовые бланки письма Исполкома, структурных подразделений и архивной справки изготавливаются типографским способом полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Изготовление гербовых бланков (общего бланка, бланка приказа) осуществляется с помощью компьютерной техники.
На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера в левом нижнем углу оборотной стороны бланка.
Бланки изготавливаются на основании заявок структурных подразделений, направляемым Управляющим делами, обеспечивающему заказ на их изготовление по решению Руководителя Исполкома.
3.2.2. Гербовые бланки подлежат строгому учету. Допускается использование только пронумерованных гербовых бланков.
Учет гербовых бланков ведется ответственными лицами, назначенными распоряжением Исполкома от «О назначении ответственных лиц за учет, выдачу и уничтожение бланков с воспроизведением герба Тетюшского муниципального района Республики Татарстан».
Учет гербовых бланков ведется централизовано по их видам в журнале учета выдачи бланков (приложение № 4-6).
Бланки выдаются работникам под роспись в журнале учета выдачи бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых шкафах. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ведущие делопроизводство, и руководители структурных подразделений.
3.2.3. Испорченные и невостребованные бланки возвращаются работникам, осуществляющим учет бланков. Использованные бланки закрываются номером подготовленного документа или номером приказа (протокола) с отметкой в журнале. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в графе «Примечание» журнала.
3.2.4. Проверка наличия, использования и хранения бланков производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распоряжением Исполкома. О проведенных проверках делаются отметки в журнале учета выдачи бланков после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения начальника, Руководителя Исполкома.
3.2.5. Допускается тиражирование документов на гербовом бланке при их рассылке средствами оперативной полиграфии. При этом копии рассылаемых документов, имеющих юридическую силу (приказы, инструктивные письма и т.д.), следует заверять печатью Исполкома (при представлении копии в другую организацию). Список рассылки с количеством отправленных экземпляров хранится в деле вместе с подлинником рассылаемого документа или с копией рассылаемого письма. |
