Инструкция по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики Общие положения
Скачать 2.6 Mb.
|
   Утверждена распоряжением Руководителя Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики от 25 декабря 2014 года № 96 И н с т р у к ц и я по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики
Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее – Администрация). Изложенные в Инструкции требования и правила являются обязательными к применению исполнительными органами государственной власти Удмуртской Республики при подготовке проектов правовых актов и служебной корреспонденции, представляемых на рассмотрение Главе Удмуртской Республики, Председателю Правительства Удмуртской Республики (далее – Председатель Правительства), заместителям Председателя Правительства Удмуртской Республики (далее – заместители Председателя Правительства), Руководителю Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее – Руководитель Администрации). Правовой основой Инструкции являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Удмуртской Республики в сфере информации, документации и архивного дела, а также Регламент Правительства Удмуртской Республики и Положение об Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота, применяемые в Администрации, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются соответствующими нормативными правовыми актами Российской Федерации и Удмуртской Республики. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Функционирование единой системы делопроизводства и документооборота, контроль за соблюдением установленного порядка ведения делопроизводства в Администрации обеспечивает Управление делопроизводства Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее – Управление делопроизводства). Назначение ответственных за ведение и организацию делопроизводства, ведение архива, а также за соблюдение установленных настоящей Инструкцией требований в структурных подразделениях Администрации возлагается на руководителей данных структурных подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации осуществляется работниками, ответственными за выполнение делопроизводственных обязанностей в соответствии с их должностными регламентами и функциональными обязанностями. Работники Администрации несут ответственность за несоблюдение требований Инструкции. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий и проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Руководителя Администрации. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни работники обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы работнику, ответственному за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении Администрации, или другому работнику по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения Администрации, который обязан принять меры по их своевременному исполнению. При увольнении работника или переводе его по службе передача всех документов и дел осуществляется по акту. Работники, вновь принятые на работу в Администрацию, должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией в Управлении государственной службы и взаимодействия с органами местного самоуправления Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее - Управление государственной службы и взаимодействия с органами местного самоуправления). Инструкция утверждается распоряжением Руководителя Администрации после согласования Экспертной комиссией Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее – Экспертная комиссия) и Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – ЭПМК Комитета по делам архивов). Изменения и дополнения в настоящую Инструкцию вносятся на основании распоряжения Руководителя Администрации после согласования ЭПМК Комитета по делам архивов.
В Инструкции используются следующие основные понятия: автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ; бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; вид документа – принадлежность документа к определённой группе документов по признакам содержания и целевого назначения; дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Администрации; делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации; документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации; документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации, с указанием сроков их хранения; обращение гражданина – направленные в Администрацию, государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в Администрацию, государственный орган, орган местного самоуправления; объем документооборота – количество документов, поступивших в Администрацию и созданных ею за определённый период; оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования; подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа; регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; реквизит документа – обязательный элемент оформления документа; унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определённом порядке на носителе информации; формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел; шаблон бланка – бланк документа, представленный в электронной форме; экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда; электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (в редакции Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи»); электронная копия документа – копия документа на бумажном носителе, представленная в электронно-цифровой форме; электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме; юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Прочие понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в нормативных правовых актах Российской Федерации и Удмуртской Республики.
в Администрации
Документы, создаваемые в Администрации, могут быть оформлены на бланках, на стандартных листах бумаги форматов А3 (297 х 420 мм), A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов. Бланки документов Администрации изготавливаются на стандартных листах белой бумаги формата A4 в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Для изготовления бланков резолюций Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, исполняющего обязанности Председателя Правительства Удмуртской Республики используются бланки форматов А4, A5 и А6 (105 х 148 мм). При подготовке документов в Администрации могут применяться шаблоны документов. В Администрации используются следующие виды бланков документов: бланк указа Главы Удмуртской Республики (приложение 1); бланк распоряжения Главы Удмуртской Республики (приложение 2); бланк постановления Правительства Удмуртской Республики (приложение 3); бланк распоряжения Правительства Удмуртской Республики (приложение 4); бланк распоряжения Председателя Правительства Удмуртской Республики (приложение 5); бланк распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (приложение 6); бланк письма Главы Удмуртской Республики (приложение 7); бланк письма Правительства Удмуртской Республики (приложение 8); бланк письма Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (приложение 9); бланки резолюций Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, исполняющего обязанности Председателя Правительства Удмуртской Республики (приложение 10, приложение 11, приложение 12). При необходимости могут использоваться бланки других видов документов. Бланки документов разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов. При введении в действие нового бланка документа руководители структурных подразделений Администрации вносят предложение Руководителю Администрации с обоснованием его необходимости и приложением проекта бланка документа. Вводимые в действие новые бланки документов утверждаются распоряжением Руководителя Администрации после согласования с рабочей группой по разработке бланков, используемых в Администрации. Управлением делопроизводства осуществляется выпуск принятых и подписанных законов Удмуртской Республики, оформленных на бланке закона Удмуртской Республики. Бланки указа Главы Удмуртской Республики, распоряжения Главы Удмуртской Республики, письма Главы Удмуртской Республики, постановления Правительства Удмуртской Республики, распоряжения Правительства Удмуртской Республики, письма Правительства Удмуртской Республики, распоряжения Председателя Правительства Удмуртской Республики, распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики, письма Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики, бланки резолюций Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, исполняющего обязанности Председателя Правительства Удмуртской Республики изготавливаются типографским способом. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 30 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее. Документы, создаваемые в Администрации, печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта определяется видом и порядком оформления конкретного реквизита. Связный текст печатается размером шрифта № 14 на одной стороне листа. При оформлении текста документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Порядковые номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без точки. Первые листы документа и приложений к нему не нумеруются. В тексте документов не допускаются переносы слов. Допускается использование только общепринятых и понятных сокращений.
К реквизитам создаваемых в Администрации документов относятся: Государственный герб Удмуртской Республики; наименование государственного органа, должностного лица (должности руководителя); наименование документа; справочные данные об организации; вид документа; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; место составления (издания) документа; адресат; гриф утверждения; отметка о контроле документа; текст документа; отметка о наличии приложений; подпись должностного лица; гриф согласования; виза согласования документа; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении в дело. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Инструкцией устанавливается следующий состав реквизитов для каждого вида бланков документов: для бланка указа Главы Удмуртской Республики Государственный герб Удмуртской Республики, наименование должностного лица на русском и удмуртском языках – «Глава Удмуртской Республики», «Удмурт Элькунлэн Тöроез», наименование вида документа – «УКАЗ»; для бланка распоряжения Главы Удмуртской Республики Государственный герб Удмуртской Республики, наименование должностного лица на русском и удмуртском языках – «Глава Удмуртской Республики», «Удмурт Элькунлэн Тöроез», наименование вида документа – «РАСПОРЯЖЕНИЕ»; для бланка постановления Правительства Удмуртской Республики Государственный герб Удмуртской Республики, наименование государственного органа на русском и удмуртском языках – «Правительство Удмуртской Республики», «Удмурт Элькун Кивалтэт», наименование вида документа – «ПОСТАНОВЛЕНИЕ»; для бланка распоряжения Правительства Удмуртской Республики Государственный герб Удмуртской Республики, наименование государственного органа на русском и удмуртском языках – «Правительство Удмуртской Республики», «Удмурт Элькун Кивалтэт», наименование вида документа – «РАСПОРЯЖЕНИЕ»; для бланка распоряжения Председателя Правительства Удмуртской Республики Государственный герб Удмуртской Республики, наименование должности руководителя на русском и удмуртском языках «Председатель Правительства Удмуртской Республики», «Удмурт Элькун Кивалтэтлэн Тöроез», наименование вида документа – «РАСПОРЯЖЕНИЕ»; для бланка распоряжения Руководителя Администрации Государственный герб Удмуртской Республики, наименование должностного лица на русском и удмуртском языках – «Руководитель Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики», «Удмурт Элькун Тöролэн но Кивалтэтлэн Администрацизылэн Кивалтӥсез», наименование вида документа – «РАСПОРЯЖЕНИЕ», ограничительные отметки для проставления реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа «г. Ижевск»; для бланка письма Главы Удмуртской Республики Государственный герб Удмуртской Республики, наименование должностного лица на русском и удмуртском языках – «Глава Удмуртской Республики», «Удмурт Элькунлэн Тöроез», справочные данные (почтовый адрес, номер телефона, адреса электронной почты и официального сайта), отметки для проставления даты и регистрационного номера, отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта; для бланка письма Правительства Удмуртской Республики: Государственный герб Удмуртской Республики, наименование государственного органа на русском и удмуртском языках – «Правительство Удмуртской Республики», «Удмурт Элькун Кивалтэт», справочные данные о государственном органе (почтовый адрес, номер телефона, адреса электронной почты и официального сайта), отметки для проставления даты и регистрационного номера, отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта; для бланка письма Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики: Государственный герб Удмуртской Республики, наименование государственного органа на русском и удмуртском языках – «Администрация Главы и Правительства Удмуртской Республики», «Удмурт Элькун Тöролэн но Кивалтэтлэн Администрацизы», справочные данные о государственном органе (почтовый адрес, номера телефона и телефона-факса, адреса электронной почты и официального сайта), код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), отметки для проставления даты и регистрационного номера, отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта. 3.3. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
Удмуртской Республики Подготовка и оформление проектов законов Удмуртской Республики (далее – законопроекты), вносимых для рассмотрения в Государственный Совет Удмуртской Республики в порядке законодательной инициативы Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, осуществляется исполнительными органами государственной власти Удмуртской Республики, структурными подразделениями Администрации. Законопроекты оформляются в виде приложений к распоряжениям Главы Удмуртской Республики (приложение 13, приложение 14) или распоряжениям Правительства Удмуртской Республики (приложение 18). Распоряжения Правительства Удмуртской Республики об одобрении проекта закона, затрагивающего вопросы, отнесённые законодательством Удмуртской Республики к полномочиям Главы Удмуртской Республики, подписываются Главой Удмуртской Республики (приложение 16). Законопроект печатается в двух экземплярах, первый – в форме приложения к распоряжению Главы Удмуртской Республики или распоряжению Правительства Удмуртской Республики, второй – как самостоятельный документ для внесения в Государственный Совет Удмуртской Республики (приложение 15, приложение 17, приложение 19). Оба экземпляра законопроекта и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 с использованием текстового редактора Microsoft Office Word 2007 и последующих версий шрифтом Timеs New Roman № 14 с одинарным межстрочным интервалом. Верхнее поле законопроекта составляет не менее 20 мм, левое поле – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм и нижнее – не менее 20 мм. Законопроект, являющийся приложением к распоряжению Главы Удмуртской Республики, распоряжению Правительства Удмуртской Республики, оформляется следующим образом. На первой странице законопроекта в правом верхнем углу без кавычек с прописной буквы печатается слово «Приложение», ниже в две строки со строчной буквы печатаются слова «к распоряжению Главы Удмуртской Республики» («к распоряжению Правительства Удмуртской Республики»), ниже – ограничительные отметки для даты и номера. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются с одинарным межстрочным интервалом. Ниже реквизита «Приложение» с прописной буквы без кавычек печатается слово «Проект», выравнивается по правой границе текстового поля и отделяется от последней строки одинарным межстрочным интервалом. Например: Приложение к распоряжению Главы Удмуртской Республики от «___»_______ 20__ года №___ Проект или Приложение к распоряжению Правительства Удмуртской Республики от «___»_______ 20__ года №___ Проект Наименование вида акта – Закон Удмуртской Республики – отделяется от слова «Проект» двумя одинарными межстрочными интервалами. Печатается прописными буквами размером шрифта № 14 в две строки с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру. Наименование (заголовок) законопроекта отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами. Печатается с прописной буквы с одинарным межстрочным интервалом, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце не ставится. При внесении изменений в законы в наименовании законопроекта указывается структурная единица текста, в которую вносятся изменения. В случае если законодательный акт, в который вносятся изменения, состоит из нескольких частей, следует указывать, в какую именно часть вносятся изменения. Ниже реквизита «Наименование законопроекта» с прописной буквы в две строки с одинарным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля печатаются слова «Принят Государственным Советом Удмуртской Республики». Данная надпись отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, на уровне её второй строки по правой границе текстового поля печатаются ограничительные отметки для даты. Текст законопроекта отделяется от предыдущей надписи двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается через одинарный интервал. Для оформления текстов законопроектов могут использоваться Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов, подготовленные Главным государственно-правовым управлением Президента Российской Федерации, Правовым управлением Аппарата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правовым управлением Аппарата Правительства Российской Федерации, Правовым управлением Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Министерством юстиции Российской Федерации. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть законопроекта может включать преамбулу. Преамбула – самостоятельная часть законопроекта, которая определяет его цели и задачи, но не является обязательной. Нормативные положения в преамбулу не включаются. Текст законопроекта структурируется в целях его изложения в логической последовательности, обеспечивающей переход от общих положений к частным. В зависимости от содержания и объёма законопроект может подразделяться на части, разделы, главы, статьи. Часть законопроекта. Обозначение и наименование части законопроекта печатаются прописными буквами по центру текстового поля одно под другим. Наименование части законопроекта печатается полужирным шрифтом, точка в конце не ставится. Например: ЧАСТЬ ПЕРВАЯ ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Раздел. Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование раздела печатают прописными буквами по центру текстового поля одно под другим. Наименование раздела печатается полужирным шрифтом, точка в конце не ставится. Например: |
Похожие:
 | Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства... | | Постановление Главы Республики Хакасия – Председателя Правительства Республики Хакасия от 03. 12. 2012 n 70-пп «о регламенте Главы... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | В соответствии с Законом Удмуртской Республики "О звании "Ветеран труда Удмуртской Республики" Правительство Удмуртской Республики... |
| Об утверждении Инструкции по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики | | В соответствии с распоряжением главы местного самоуправления, главы администрации района от 09. 2009 №499-р комиссией администрации... |
| Едином реестре государственных информационных систем Удмуртской Республики в соответствии с постановлением Правительства Удмуртской... | | Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Удмуртской Республики и урегулированию... |
| Документов Организация документооборота | | Далее Инструкция устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными... |