Инструкция по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики Общие положения
Скачать 2.6 Mb.
|
письма-ответы, содержащие информацию по запросам (исходящим письмам) Главы Удмуртской Республики и Председателя Правительства, поступающие из федеральных органов государственной власти Российской Федерации и органов государственной власти субъектов Российской Федерации. Регистрационный номер входящего документа, зарегистрированного в отделе по работе со служебной корреспонденцией, состоит из: индекса структурного подразделения – исполнителя документа, перед которым добавляется буквенное сочетание, состоящее из инициалов имени и фамилии Главы Удмуртской Республики, если письмо адресовано Главе Удмуртской Республики; индекса по номенклатуре дел Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее – номенклатура дел); порядкового номера в пределах регистрационного массива документов. Указанные элементы регистрационного номера отделяются друг от друга тире. Например: «АС4–129–0145» или «4–129–0145». После регистрации к документам, адресованным Главе Удмуртской Республики, Председателю Правительства либо исполняющему обязанности Председателя Правительства Удмуртской Республики готовятся и оформляются проекты поручений (подготовка проектов поручений осуществляется в соответствии с пунктом 4.3 Инструкции). Документы с подготовленными проектами поручений передаются на рассмотрение Главе Удмуртской Республики, Председателю Правительства либо исполняющему обязанности Председателя Правительства Удмуртской Республики в соответствии с реестром передачи документов. Зарегистрированные документы, адресованные заместителям Председателя Правительства, Руководителю Администрации, передаются в соответствующие секретариаты.
в секретариатах Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства, Руководителя Администрации, членов Президиума Правительства Секретариаты Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства, Руководителя Администрации, членов Президиума Правительства (далее – секретариаты) формируют регистрационные журналы входящих документов, которые находятся в модуле «Канцелярия» СЭД Администрации. В секретариатах регистрируются:
При регистрации писем в обязательном порядке устанавливаются связи с соответствующей РКК исходящего или входящего документа путем внесения сведений в поле «Связи РКК». Регистрационный номер входящего документа, зарегистрированного в секретариатах, состоит из: буквенного обозначения «В»; индекса структурного подразделения – исполнителя документа; индекса по номенклатуре дел; порядкового номера в пределах регистрационного массива документов. Указанные элементы регистрационного номера отделяются друг от друга тире. Например: «В4–129–0145». Документы, зарегистрированные в секретариатах, передаются на рассмотрение руководителю.
в структурных подразделениях Администрации Структурные подразделения формируют регистрационные журналы входящих документов, которые находятся в модуле «Канцелярия» СЭД Администрации. В структурных подразделениях регистрируются:
При регистрации писем в обязательном порядке устанавливаются связи с соответствующей РКК исходящего или входящего документа путем внесения сведений в поле «Связи РКК». Регистрационный номер входящего документа состоит из: буквенного обозначения «В»; индекса структурного подразделения – исполнителя документа; индекса по номенклатуре дел; порядкового номера в пределах регистрационного массива документов. Например: «В11-192-0156». Указанные элементы регистрационного номера отделяются друг от друга тире. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководителю. 4.2.3. Подготовка и оформление проектов поручений Проекты поручений Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства либо исполняющего обязанности Председателя Правительства Удмуртской Республики оформляются на бланках установленного образца с использованием текстового редактора Microsoft Offise Word 2007 и последующих версий шрифтом Times New Roman № 14 или № 12 (приложение 10, приложение 11, приложение 12). Проекты поручений к документам, поступившим на имя Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства, готовятся отделом по работе со служебной корреспонденцией. Проекты поручений заместителей Председателя Правительства, Руководителя Администрации и должностных лиц Администрации оформляются на черно-белых бланках, разработанных в соответствующих структурных подразделениях, с использованием текстового редактора Microsoft Offise Word 2007 и последующих версий шрифтом Times New Roman № 14 или № 12. Проекты поручений заместителей Председателя Правительства, членов Президиума Правительства, Руководителя Администрации, руководителей структурных подразделений готовятся в соответствующих структурных подразделениях. Для подготовки проекта поручения используются бланки формата А6 и А5, допускается использование бланка формата А4. Верхнее поле проекта устанавливается границами бланка, левое, правое и нижнее поля устанавливаются не менее 1 см. Проект поручения имеет следующие реквизиты: исполнители поручения; текст поручения; подпись; дата; регистрационный номер. Реквизит «Исполнители поручения» включает в себя фамилии и инициалы имени и отчества должностных лиц, которым даны поручения. Реквизит располагается по центру текстового поля. Инициалы имени и отчества указываются перед фамилией. При наличии нескольких исполнителей их фамилии печатаются одна под другой. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то должностное лицо, указанное первым или обозначенное словом «свод» («созыв», «ответственный») является головным исполнителем. Головной исполнитель определяет порядок исполнения поручения, организует работу по его выполнению, координирует деятельность соисполнителей по предоставлению итоговой информации. Наряду с головным исполнителем ответственность за исполнение поручения в установленные сроки несут все соисполнители, перечисленные в резолюции. Изменение головного исполнителя, указанного в резолюции, осуществляется по указанию Руководителя Администрации на основании докладной (служебной) записки головного исполнителя. В случае смены головного исполнителя отделом по работе со служебной корреспонденцией во входящую РКК вносятся соответствующие изменения. Текст поручения отделяется от реквизита «Исполнители поручения» одинарным межстрочным интервалом. Если поручений в тексте несколько, то каждое поручение нумеруется арабской цифрой с точкой после неё. В тексте, при необходимости, указывается срок исполнения поручения. Текст располагается по центру поля. Примерный образец заполнения резолюции на бланке приводится в приложении 40. Подпись состоит из личной подписи, инициалов имени и отчества и фамилии. Дата поручения проставляется после его подписания. Регистрационный номер поручения проставляется после его подписания. Если поручение относится к документу, не зарегистрированному в СЭД Администрации, то этот документ регистрируется в СЭД Администрации как входящий, резолюция вводится в РКК, а регистрационный номер документа проставляется на бланке резолюции. Внесение проектов поручений заместителей Председателя Правительства, Руководителя Администрации, руководителей структурных подразделений Администрации во входящую РКК является обязательным и осуществляется в соответствующих структурных подразделениях, подготовивших проекты поручений. После рассмотрения документов в карточке поручения статус «Проект резолюции» меняется на статус «Резолюция». Если в проект поручения были внесены изменения, то резолюция полностью переносится во входящую РКК документа. Документы с подписанными и оформленными поручениями передаются в соответствующие структурные подразделения, которые являются головными исполнителями, через отдел по работе со служебной корреспонденцией. В структурных подразделениях поручения доводятся до исполнителей работниками, ответственными за делопроизводство в данных подразделениях, с внесением соответствующих отметок во входящих РКК документов. Проекты поручений к электронным документам оформляются в порядке, установленном для документов на бумажном носителе, направляются исполнителям по системе электронного документооборота органов государственной власти Удмуртской Республики и электронной почте вместе с электронными документами, к которым относятся.
Исходящие документы готовятся и оформляются в соответствии с положениями, изложенными в пункте 3.4.5 «Служебное письмо» настоящей Инструкции. Исходящие документы готовятся исполнителями в двух экземплярах, первый экземпляр – на бланке установленной формы, второй (визовый) – на стандартном листе бумаги формата A4. Исходящие письма готовятся как: инициативные письма (сопроводительное письмо, письмо-запрос, письмо-сообщение, информационное письмо и т.п.); письма-ответы. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. Документ, подготовленный: на бланке письма Главы Удмуртской Республики подписывается Главой Удмуртской Республики, исполняющим обязанности Главы Удмуртской Республики; на бланке письма Правительства Удмуртской Республики подписывается Председателем Правительства и его заместителями; на бланке письма Администрации подписывается Руководителем Администрации, его заместителями и экспертами, осуществляющими антикоррупционную экспертизу правовых актов в Администрации. Проект исходящего письма (визовый экземпляр) должен быть согласован (завизирован) руководителем, работником структурного подразделения Администрации – автором документа, руководителями заинтересованных структурных подразделений Администрации и (или) организаций. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа в нижней его части и содержат подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При согласовании проекта письма с организациями оформляется лист согласования. Подписанное письмо передается исполнителем на регистрацию и отправку.
Регистрация исходящих документов осуществляется в СЭД Администрации в модуле «Канцелярия». Регистрационные журналы данного модуля ведутся по местам регистрации. При регистрации документа заполняется исходящая РКК, в соответствующие поля которой вносятся следующие основные сведения о документе: регистрационный номер; дата регистрации; дело; адресат; контактное лицо; содержание; подписал; исполнитель документа; внешний исполнитель; фамилия исполнителя; способ доставки; связи РКК; количество листов основного документа; количество листов приложения. Заполнение указанных полей исходящей РКК является обязательным. После заполнения исходящей РКК осуществляется сканирование документа и прикрепление его электронной копии к карточке. Сканируется бланочный экземпляр исходящего письма (в исключительных случаях допускается сканирование визового экземпляра). Порядковый регистрационный номер исходящего документа определяется СЭД Администрации автоматически в пределах календарного года. На обоих экземплярах (бланочном и визовом) зарегистрированного письма указывается дата регистрации и регистрационный номер. Исходящие документы регистрируются в день их подписания, в исключительных случаях – на следующий рабочий день. Исходящему документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер. При регистрации исходящего письма-ответа в исходящей РКК в обязательном порядке устанавливаются связи с входящей РКК входящего документа путем внесения сведений в поле «Связи РКК». Оформленный на бланке и зарегистрированный исходящий документ передается исполнителем на отправку. Второй (визовый) экземпляр, оформленный на простом листе бумаги, формируется согласно номенклатуре дел в соответствующее дело и хранится в отделе по работе со служебной корреспонденцией либо в структурном подразделении Администрации. Инициативные письма формируются в дела как самостоятельные документы, письма-ответы помещаются вместе с письмами-запросами. Инициативные исходящие письма, подписанные начальниками структурных подразделений, в том числе заместителями Руководителя Администрации, хранятся в соответствующих структурных подразделениях.
в отделе по работе со служебной корреспонденцией Отдел по работе со служебной корреспонденцией формирует регистрационный журнал исходящих документов, который находится в модуле «Канцелярия» СЭД Администрации. В отделе по работе со служебной корреспонденцией регистрируются исходящие инициативные письма, подписанные: Главой Удмуртской Республики; Председателем Правительства; заместителями Председателя Правительства; Руководителем Администрации, в случае, если документ подготовлен исполнительными органами государственной власти, ведомствами Удмуртской Республики; заместителем Руководителя Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики – начальником Государственно-правового управления как полномочным представителем Главы Удмуртской Республики в Государственном Совете Удмуртской Республики. Регистрационный номер исходящего инициативного письма, зарегистрированного в отделе по работе со служебной корреспонденцией, состоит из: индекса структурного подразделения – исполнителя документа или буквенного обозначения, состоящего из инициалов имени и фамилии Главы Удмуртской Республики, если письмо подписано Главой Удмуртской Республики; индекса по номенклатуре дел; порядкового номера в пределах регистрационного массива документов. Составные части регистрационного номера – индекс структурного подразделения-исполнителя документа, индекс по номенклатуре дел – отделяются друг от друга тире, порядковый номер отделяется от них косой чертой. Например: «4–129/0150» или «АС–129/0150». Оформленное на бланке и зарегистрированное исходящее письмо передается исполнителю. Второй (визовый) экземпляр этого письма, оформленный на простом листе бумаги, формируется согласно номенклатуре дел в соответствующее номенклатурное дело и хранится в отделе по работе со служебной корреспонденцией либо в структурном подразделении Администрации. |
Похожие:
 | Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства... | | Постановление Главы Республики Хакасия – Председателя Правительства Республики Хакасия от 03. 12. 2012 n 70-пп «о регламенте Главы... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | В соответствии с Законом Удмуртской Республики "О звании "Ветеран труда Удмуртской Республики" Правительство Удмуртской Республики... |
| Об утверждении Инструкции по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики | | В соответствии с распоряжением главы местного самоуправления, главы администрации района от 09. 2009 №499-р комиссией администрации... |
| Едином реестре государственных информационных систем Удмуртской Республики в соответствии с постановлением Правительства Удмуртской... | | Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Удмуртской Республики и урегулированию... |
| Документов Организация документооборота | | Далее Инструкция устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными... |