Инструкция по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики Общие положения
Скачать 2.6 Mb.
|
Виза руководителя органа, подготовившего проект акта, проставляется на лицевой стороне в нижней части последнего листа приложения к акту Правительства Удмуртской Республики. Виза включает в себя подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Виза работника Государственно-правового управления, проводившего юридическую экспертизу проекта акта, проставляется на оборотной стороне каждого листа проекта акта и его приложения с расшифровкой подписи на первом листе. Проекты актов Правительства Удмуртской Республики согласовываются последовательно: заместителем Руководителя Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики – начальником Государственно-правового управления; руководителями исполнительного органа государственной власти Удмуртской Республики, структурного подразделения Администрации, указанными в тексте данного проекта; Руководителем Администрации, заместителем Председателя Правительства Удмуртской Республики или иным членом Президиума Правительства Удмуртской Республики, курирующим соответствующую сферу деятельности в соответствии с распределением обязанностей; Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Удмуртской Республике (только проекты актов Правительства Удмуртской Республики, имеющих нормативный характер); Министерством экономики Удмуртской Республики в случае, если проекты содержат вопросы, касающиеся экономической политики Удмуртской Республики, разработки, реализации программ социально-экономического развития Удмуртской Республики, государственных, республиканских и ведомственных целевых программ, инвестиционных программ (проектов), поставок продукции, работ, услуг для государственных нужд Удмуртской Республики, государственного республиканского резерва Удмуртской Республики, мобилизационного плана экономики Удмуртской Республики, социально-экономического развития районов и городов Удмуртской Республики, лицензирования отдельных видов деятельности и предоставления бюджетных средств на возвратной, срочной, платной основе; Министерством финансов Удмуртской Республики в случае, если проекты содержат финансовые и бюджетные вопросы; Министерством имущественных отношений Удмуртской Республики в случае, если проекты содержат вопросы имущественных и земельных отношений, приватизации, управления и распоряжения государственным имуществом и земельными ресурсами Удмуртской Республики, регулирования рынков недвижимости и ценных бумаг, оценочной деятельности; Министерством труда и миграционной политики Удмуртской Республики в случае, если проекты содержат вопросы утверждения и изменения предельной численности аппаратов исполнительных органов государственной власти, оплаты труда, организации труда в исполнительных органах государственной власти, а также в организациях, финансируемых из бюджета Удмуртской Республики; Министерством строительства, архитектуры и жилищной политики Удмуртской Республики в случае, если проекты содержат вопросы строительства, архитектуры, жилищной политики, земельных отношений. Согласование проекта акта Правительства Удмуртской Республики осуществляется исполнителем, ответственным за подготовку проекта, путём сбора подписей на единой справке согласования установленной формы (приложение 31). Замечания, предложения, особое мнение (при наличии) должностного лица, визирующего проект правового акта Правительства Удмуртской Республики, указываются на справке согласования или оформляются на отдельном листе и прилагаются к проекту акта. Подготовленный и согласованный проект акта Правительства Удмуртской Республики представляется в Управление делопроизводства. Проект акта представляется на бумажном и электронном носителях. Электронная версия документа должна полностью соответствовать его бумажному экземпляру. К проекту акта Правительства Удмуртской Республики прилагаются следующие документы: пояснительная записка; справка согласования; заключение (при необходимости) о проведении антикоррупционной экспертизы проекта (составляется Государственно-правовым управлением); заключения (при необходимости) заинтересованных исполнительных органов государственной власти Удмуртской Республики, структурных подразделений Администрации, других организаций; заключение (при необходимости) об оценке регулирующего воздействия проекта, подготовленное заинтересованным исполнительным органом государственной власти Удмуртской Республики; заключение (при необходимости) по результатам проведения экспертизы заключения об оценке регулирующего воздействия проекта, подготовленное Министерством экономики Удмуртской Республики; сведения о докладчике (фамилия, имя, отчество, наименование должности), список лиц, приглашаемых на заседание (фамилия, имя, отчество, наименование должности) (приложение 32). Пояснительная записка к проекту акта Правительства Удмуртской Республики печатается на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом Timеs New Roman № 14 с одинарным межстрочным интервалом и имеет следующие реквизиты. Наименование вида документа – пояснительная записка – печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита одинарным межстрочным интервалом, печатается строчными буквами с одинарным межстрочным интервалом, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Центрируется относительно наименования вида документа. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта акта Правительства Удмуртской Республики, к которому подготовлена пояснительная записка. Например: к проекту постановления Правительства Удмуртской Республики «О признании утратившими силу отдельных постановлений Правительства Удмуртской Республики» Текст отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами и печатается строчными буквами с одинарным межстрочным интервалом. Текст должен содержать: правовые основы принятия данного акта; обоснование необходимости принятия данного акта; прогноз социально-экономических и иных последствий принятия данного акта. Пояснительная записка должна быть подписана руководителем органа, внесшего проект акта Правительства Удмуртской Республики. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Справка согласования к проекту акта Правительства Удмуртской Республики печатается на стандартных листах бумаги формата A4 шрифтом Timеs New Roman № 14 с одинарным межстрочным интервалом и имеет следующие реквизиты (приложение 31). Наименование вида документа – справка согласования – печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита одинарным межстрочным интервалом, печатается строчными буквами с одинарным межстрочным интервалом, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное название проекта акта Правительства Удмуртской Республики, к которому подготовлена справка согласования. Например: к проекту постановления Правительства Удмуртской Республики «О признании утратившими силу отдельных постановлений Правительства Удмуртской Республики» Справка согласования должна содержать наименование министерства (ведомства, организации), представляющего проект акта Правительства Удмуртской Республики. В справке согласования указываются перечень должностных лиц, в компетенцию которых входит сфера отношений, регулируемых разработанным проектом акта, фамилия и инициалы, подпись, дата, примечание. Подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями. На справке согласования указываются имя, отчество, фамилия исполнителя, его контактный телефон. В электронном виде с проектом акта Правительства Удмуртской Республики представляются: доклад (только к проектам актов, рассматриваемым на заседании Правительства Удмуртской Республики) – для размещения на сайте «Официальный сайт Главы Удмуртской Республики и Правительства Удмуртской Республики»); презентационные (демонстрационные) материалы, выполненные в программе Microsoft Office PowerPoint (для демонстрации на заседании Правительства Удмуртской Республики, Президиума Правительства Удмуртской Республики). Внесённый на заседание Правительства Удмуртской Республики, Президиума Правительства Удмуртской Республики и принятый по результатам рассмотрения акт Правительства Удмуртской Республики передаётся Управлению делопроизводства для обеспечения его оформления, регистрации и рассылки. Тексты актов Правительства Удмуртской Республики проходят лингвистическую экспертизу в Управлении делопроизводства. В целях недопущения искажения содержания редактирование актов осуществляется по согласованию с Государственно-правовым управлением. Правовые акты Правительства Удмуртской Республики направляются адресатам в копиях, заверенных печатью Управления делопроизводства.
Председателя Правительства Удмуртской Республики Подготовка и оформление проектов распоряжений Председателя Правительства Удмуртской Республики осуществляются структурными подразделениями Администрации и отдельными должностными лицами. Проекты распоряжений Председателя Правительства Удмуртской Республики и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 с использованием текстового редактора Microsoft Office Word 2007 и последующих версий шрифтом Timеs New Roman № 14 с одинарным межстрочным интервалом (приложение 29, приложение 30). Верхнее поле проекта составляет не менее 20 мм, левое поле – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм и нижнее – не менее 20 мм. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 20 мм. В правом верхнем углу листа проекта акта с прописной буквы без кавычек печатается слово «Проект», выравнивается по правой границе текстового поля. Проект распоряжения Председателя Правительства Удмуртской Республики имеет следующие реквизиты. Наименование вида акта – распоряжение Председателя Правительства Удмуртской Республики – отделяется от слова «Проект» двумя одинарными интервалами. Наименование вида акта печатается прописными буквами размером шрифта № 14 с одинарным межстрочным интервалом, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Дата распоряжения Председателя Правительства Удмуртской Республики проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом. В проекте распоряжения Председателя Правительства Удмуртской Республики печатается ограничительная отметка для даты. Оформляется в одну строку, отделяется от наименования вида акта двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля. Номер распоряжения Председателя Правительства Удмуртской Республики проставляется после подписания документа. К порядковому номеру распоряжения Председателя Правительства Удмуртской Республики через дефис добавляются строчные буквы «рп». В проекте распоряжения Председателя Правительства Удмуртской Республики печатается ограничительная отметка для номера от правой границы текстового поля на одной строке с датой акта. Место издания – печатается ниже реквизитов «Дата» и «Номер» через одинарный межстрочный интервал, центрованным способом с пробелом: г. Ижевск. Наименование (заголовок) отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы, выравнивается по центру и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос «О чём (о ком)?» издан документ. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается с одинарным межстрочным интервалом.3 Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и распорядительную. Преамбула содержит обоснование принятия проекта акта, цели и задачи, а в случае необходимости – ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается документ. При этом указываются все реквизиты упоминаемых актов в следующей последовательности: вид документа, дата подписания, номер акта без указания на редакции (внесшие в него изменения), наименование. Преамбула в проектах распоряжений Председателя Правительства Удмуртской Республики завершается двоеточием. Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть проектов распоряжений Председателя Правительства Удмуртской Республики, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на абзацы, которые не нумеруются или подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Пункты нумеруются в пределах всего текста, подпункты – в пределах пункта. Подпункты могут содержать структурные единицы обозначаемые буквами русского алфавита с закрывающей скобкой. Первая строка пункта, подпункта и абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Пункты печатаются с прописной буквы, подпункты и абзацы – со строчной. Тексты подпунктов и абзацев отделяются друг от друга точкой с запятой. При наличии приложений к распоряжению Председателя Правительства Удмуртской Республики в тексте на них обязательно делается ссылка. Текст приложения может быть оформлен в виде перечня, формы бланка, таблицы. При подготовке проектов распоряжений Председателя Правительства Удмуртской Республики по кадровым вопросам допускается печатать прописными буквами и выделять полужирным шрифтом фамилии. Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из слов «Председатель Правительства Удмуртской Республики», инициала имени и отчества, фамилии Председателя Правительства Удмуртской Республики. Слова «Председатель Правительства» и «Удмуртской Республики» печатаются от левой границы текстового поля в две строки с одинарным межстрочным интервалом. Инициалы имени и отчества, фамилия Председателя Правительства Удмуртской Республики печатаются у правой границы текстового поля. Автор проекта акта – печатаются с прописной буквы слова «Проект вносит:», под ними – наименование должности Руководителя Администрации, руководителя структурного подразделения Администрации, должностного лица, внесшего проект акта. Все строки печатаются от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом и отделяются от реквизита «Подпись» двумя одинарными межстрочными интервалами. Инициалы имени и отчества, фамилия Руководителя Администрации, руководителя структурного подразделения Администрации печатаются у правой границы текстового поля на уровне последней строки наименования должности без пробела. Рассылка акта – отделяется от наименования должности Руководителя Администрации, руководителя структурного подразделения Администрации, внесшего проект акта, чертой. Под чертой с прописной буквы от левой границы текстового поля шрифтом № 11 печатаются слово «Разослать:» и сокращённые наименования исполнительных органов государственной власти Удмуртской Республики, органов местного самоуправления в Удмуртской Республике, организаций и других адресатов, которым данный акт подлежит рассылке. Распоряжения Председателя Правительства Удмуртской Республики в обязательном порядке направляются: структурным подразделениям Администрации, подготовившим проект акта; исполнительным органам государственной власти Удмуртской Республики, органам местного самоуправления в Удмуртской Республике, структурным подразделениям Администрации, организациям, указанным в тексте данного проекта; Управлению государственной службы и взаимодействия с органами местного самоуправления (акты, содержащие вопросы государственной и муниципальной службы, кадровой работы). Дополнительный состав организаций, в которые необходимо направить правовой акт после его принятия, определяется автором проекта. Приложения к проектам распоряжений Председателя Правительства Удмуртской Республики оформляются аналогично приложениям к проектам актов Правительства Удмуртской Республики. Например: Приложение 1 к распоряжению Председателя Правительства Удмуртской Республики от «___»_______ 20__ года №___ или УТВЕРЖДЕНО распоряжением Председателя Правительства Удмуртской Республики от «___»_______ 20__ года №___ Виза руководителя структурного подразделения Администрации, должностного лица, подготовившего проект акта, проставляется на лицевой стороне в нижней части последнего листа приложения к распоряжению Председателя Правительства Удмуртской Республики. Виза включает в себя подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Виза работника Государственно-правового управления, проводившего юридическую экспертизу проекта акта, проставляется на оборотной стороне каждого листа проекта акта и его приложения с расшифровкой подписи на первом листе. Согласование проекта распоряжения Председателя Правительства Удмуртской Республики осуществляется исполнителем, ответственным за подготовку проекта, путём сбора подписей на единой справке согласования установленной формы (приложение 31). Оформленный и согласованный проект распоряжения Председателя Правительства Удмуртской Республики передаётся в Секретариат Председателя Правительства Удмуртской Республики на подпись. Подписанное Председателем Правительства Удмуртской Республики распоряжение передаётся в Управление делопроизводства для регистрации и выпуска. Проект акта представляется также на электронном носителе. Электронная версия документа должна полностью соответствовать его бумажному экземпляру. 3.4. Оформление отдельных видов документов в Администрации
Для документирования управленческой деятельности в Администрации создаются следующие группы документов: нормативные правовые акты (проекты законов Удмуртской Республики, которые оформляются в виде приложений к распоряжениям Главы Удмуртской Республики и распоряжениям Правительства Удмуртской Республики; указы Главы Удмуртской Республики, постановления Правительства Удмуртской Республики); распорядительные (распоряжения Главы Удмуртской Республики, распоряжения Правительства Удмуртской Республики, распоряжения Председателя Правительства Удмуртской Республики, распоряжения Руководителя Администрации, протоколы заседаний Правительства Удмуртской Республики и Президиума Правительства Удмуртской Республики, протокольные поручения); организационно-правовые (положения, правила, планы, инструкции, структура, штатное расписание, должностные регламенты и др.); информационно-справочные (служебные письма, телеграммы, служебные записки, акты и др.). Настоящая Инструкция устанавливает требования к подготовке основных документов, образующихся в процессе деятельности Администрации. Оформление других видов документов, не рассмотренных в данной Инструкции, осуществляется в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76.
и Правительства Удмуртской Республики Положения настоящего подраздела Инструкции распространяются на порядок подготовки и оформления распоряжений Руководителя Администрации. Распоряжениями Руководителя Администрации утверждаются решения по вопросам внутреннего распорядка Администрации, по оперативным, организационным вопросам, а также организационно-распорядительные, плановые и иные документы, принятие или утверждение которых относится к компетенции Руководителя Администрации. Проекты распоряжений готовят структурные подразделения и отдельные должностные лица Администрации. Обеспечение качественной подготовки, правильности оформления проектов распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений Администрации, которые вносят проект и готовят указатель рассылки. Распоряжение Руководителя Администрации оформляется на бланке установленной формы с использованием текстового редактора Microsoft Office Word 2007 и последующих версий шрифтом Times New Roman № 14 с одинарным межстрочным интервалом (приложение 6, приложение 33). Дата и регистрационный номер распоряжения оформляются после его подписания и проставляются в соответствии с расположением этих реквизитов на бланке документа. Например: 14.04.2014 № 25. Наименование (заголовок) распоряжения отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы с выравниванием по центру и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос «О чём (о ком)?». Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста распоряжения. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал. Текст распоряжения отделяется от заголовка двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается шрифтом размера № 14 через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля (по ширине листа). Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Как правило, текст проекта распоряжения состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и факты, послужившие основанием для издания распоряжения. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.п. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть проектов распоряжений, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на абзацы, которые не нумеруются или подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Пункты нумеруются в пределах всего текста, подпункты – в пределах пункта. Первая строка пункта, подпункта и абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Пункты печатаются с прописной буквы, подпункты и абзацы – со строчной. Тексты подпунктов и абзацев отделяются друг от друга точкой с запятой. В пунктах распоряжения, содержащих поручения должностному лицу, инициалы указываются после фамилии должностного лица. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределённой форме, например, «подготовить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения. Если распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу ...». При наличии приложения к распоряжению в тексте на него обязательно делается ссылка. Оформление приложения к проекту распоряжения осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению приложений к проектам актов Правительства Удмуртской Республики, изложенными в пункте 3.3.3 настоящей Инструкции. Приложение к распоряжению визируется на лицевой стороне руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности – «Руководитель Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики», инициала имени и отчества, фамилии Руководителя Администрации. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в три строки с одинарным межстрочным интервалом. Инициалы имени и отчества, фамилия Руководителя Администрации печатаются у правой границы текстового поля. Например: Руководитель Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики И.О. Фамилия Проект распоряжения Руководителя Администрации согласовывается: заместителем Руководителя Администрации - начальником Государственно-правового управления; заместителем Руководителя Администрации - начальником Управления государственной службы и взаимодействия с органами местного самоуправления, если проект распоряжения содержит вопросы, связанные с организацией труда работников Администрации; начальником Управления учёта и отчётности Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики, если выполнение распоряжения требует финансового обеспечения; начальником Управления информатизации и материально-технических ресурсов Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики, если проект распоряжения содержит вопросы материально-технического обеспечения, развития информационных систем, телекоммуникаций Администрации, официального сайта Главы Удмуртской Республики и Правительства Удмуртской Республики, а также вопросы, касающиеся процедуры размещения заказов на поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг для обеспечения деятельности Администрации; руководителем структурного подразделения Администрации, организации, указанным в тексте данного проекта. Согласование распоряжения оформляется листом согласования, который содержит наименование проекта распоряжения, наименования должностей, подписи, фамилии, инициалы руководителей структурных подразделений (или их заместителей) и даты согласования (приложение 34). Руководитель структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта распоряжения и приложений к нему, обеспечивает своевременное представление проекта распоряжения для согласования (визирования) соответствующим должностным лицам и на подпись Руководителю Администрации. Перечень лиц, согласующих проект распоряжения, определяется руководителем структурного подразделения – ответственным исполнителем. Сопровождение проекта распоряжения на всех стадиях согласования обеспечивается исполнителем, ответственным за подготовку проекта. Если в процессе согласования в проект распоряжения вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то данный проект распоряжения подлежит переоформлению и повторному согласованию. Повторное рассмотрение и согласование не требуется, если при доработке в проект распоряжения внесены уточнения редакционного характера, не меняющие первоначального смысла данного проекта распоряжения. Согласованный проект распоряжения направляется на рассмотрение и подписание Руководителю Администрации. Внесение изменений в подписанное распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается. Регистрация распоряжений осуществляется отделом по работе со служебной корреспонденцией Управления делопроизводства Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее – отдел по работе со служебной корреспонденцией) и отделом кадровой работы Управления государственной службы и взаимодействия с органами местного самоуправления Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики. Рассылка распоряжений осуществляется посредством системы электронного документооборота Администрации (далее – СЭД Администрации) и электронной почты в соответствии с указателями рассылки. Указатель рассылки оформляется отдельным листом с отметками о наименовании распоряжения, наименовании структурных подразделений Администрации и организаций (приложение 35). Указатели рассылки оформляются ответственными исполнителями и прилагаются к соответствующим распоряжениям. Распоряжения формируются в дело в соответствии с номенклатурой дел и хранятся в структурном подразделении по месту регистрации документа – до передачи в сектор комплектования и хранения архивного фонда Управления делопроизводства Администрации (далее – сектор комплектования и хранения архивного фонда, архив).
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, собраний, совещаний) ( приложение 36). Протокол заседания (совещания) составляется на основании рукописных, магнитофонных или стенографических записей, произведённых во время заседания, а также представленных тезисов докладов и выступлений, материалов, подготовленных к заседанию. Порядок оформления протокола и время представления материалов к обсуждению на заседаниях определяется соответствующими положениями и регламентами о коллегиальных, совещательных, экспертных и других органах. Существует два основных вида протоколов: краткие, в которых опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение; полные, в которых приводится основное содержание выступлений, включая содержание вопросов, заданных докладчику. При оформлении текста протокола на двух и более листах второй и последующие листы должны быть пронумерованы. Порядковые номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля лицевой стороны листа протокола. В протоколе используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 через одинарный межстрочный интервал и имеют следующие реквизиты. Наименование Администрации на русском языке. Наименование вида документа – ПРОТОКОЛ – печатается прописными буквами, полужирным шрифтом размером № 14 и выравнивается по центру. Наименование заседания (совещания) коллегиального, экспертного и совещательного органа отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру. Место проведения заседания (совещания) указывается при необходимости и печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания» и выравнивается по центру. Дата и номер протокола печатаются через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом. Номер протокола печатается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов коллегиальных, совещательных, экспертных и иных органов, принимавших участие в заседании. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть составляется по схеме: Председательствовал Присутствовали: Слово «Председательствовал» печатается прописными буквами от левой границы текстового поля документа. Далее указываются инициалы и фамилия председательствовавшего. Слово «Присутствовали» печатается прописными буквами от левой границы текстового поля документа. После слова «Присутствовали» ставится двоеточие. Ниже, слева, в алфавитном порядке указываются фамилии и инициалы присутствовавших на заседании (совещании), справа – должности. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал. При оформлении протокола с числом участников более 15 их фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. Например: Присутствовали 47 человек (список прилагается). Подсчёт участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу. После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами «Повестка дня» и располагается центровано через два-три интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление пунктов (вопросов) повестки дня, фиксирующих последовательность обсуждения, с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос «О чём?». Например:
Докладчик – Ф.И.О. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой. Текст каждого раздела состоит из трёх частей: СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: «что сделать, исполнитель, срок исполнения»). Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ»). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол. В качестве исполнителя решений, выработанных на совещании, может быть указано одно или несколько должностных лиц либо организаций. Срок исполнения может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ») печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. В тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющая часть, формулирующая решение собрания, печатаются с красной строки. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии знаком тире. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать. В отдельных случаях на основе рукописных или магнитофонных записей, которые велись на заседании, составляется стенографический протокол, который дословно передаёт процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. Протокол оформляет секретарь коллегиального, совещательного, экспертного или иного органа. Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей – председателя и секретаря. Подписи отделяют от текста двумя-тремя межстрочными интервалами и располагают от границы левого поля. Подписанный экземпляр протокола подшивается секретарём в дело и хранится в соответствии со сроком, определённым номенклатурой дел. Протоколы располагаются в деле в хронологическом порядке. Документы и материалы к заседаниям помещаются после соответствующего протокола в последовательности повестки дня заседания. Принятые решения доводятся до сведения заинтересованных сторон секретарём коллегиального, экспертного, совещательного органа в виде решений согласно списку рассылки. В необходимых случаях оформляется выписка из протокола (приложение 37). Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты протокола, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.
Подготовка и разработка проектов договоров (соглашений), заключаемых Правительством Удмуртской Республики с федеральными органами исполнительной власти, другими субъектами Российской Федерации, иностранными партнерами, органами местного самоуправления в Удмуртской Республике, финансово-кредитными учреждениями, хозяйствующими субъектами, а также их согласование обеспечивается соответствующими исполнительными органами государственной власти Удмуртской Республики и структурными подразделениями Администрации согласно отраслевому принципу. Проекты договоров (соглашений), заключаемых Правительством Удмуртской Республики, одобряются распоряжениями Правительства Удмуртской Республики (приложение 27). Ответственность за подготовку проекта договора (соглашения) и перечня органов и должностных лиц, с которыми должен быть согласован проект договора (соглашения), возлагается на исполнителя. Договоры (соглашения) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 по одному для каждой из сторон. Наименование вида документа – договор (соглашение) - печатается прописными буквами размером шрифта № 14, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Наименование (заголовок) печатается со строчной буквы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Текст отделяется от заголовка двумя одинарными межстрочными интервалами. Датой договора (соглашения) является дата совместного подписания или самая поздняя дата подписания одной из сторон. Регистрационный номер договора (соглашения) состоит из: индекса структурного подразделения; индекса по номенклатуре дел Администрации; порядкового номера в пределах календарного года. Порядковый номер договора (соглашения) проставляется через косую черту, например: «АС-435/0123». Подписи представителей сторон под двусторонним договором (соглашением) располагаются на одном уровне или одна под другой. Подпись каждой из сторон на всех экземплярах договоров (соглашений), кроме соглашений об осуществлении международных и внешнеэкономических связей, удостоверяется оттиском гербовой печати. Виза согласования проставляется на проекте договора (соглашения) экземпляра Удмуртской Республики на лицевой стороне последнего листа. Проекты договоров (соглашений) подлежат согласованию с заинтересованными исполнительными органами государственной власти Удмуртской Республики, структурными подразделениями Администрации, иными должностными лицами, а при необходимости – с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти и другими организациями, заинтересованными в решении поставленных задач. Проекты договоров (соглашений) проходят правовую экспертизу в Государственно-правовом управлении, визируются начальником Государственно-правового управления или его заместителем. Проект договора (соглашения), требующий выделения финансовых средств, в обязательном порядке визируется министром финансов. Имеющиеся у должностных лиц замечания по проекту договора (соглашения) излагаются в письменном виде и приобщаются к проекту договора (соглашения) с обязательным проставлением визы и указанием на приложенные замечания. После подписания проекта договора (соглашения) исполнителем, осуществлявшим его подготовку, документ передается на подпись в Секретариат Главы Удмуртской Республики или Секретариат Председателя Правительства Удмуртской Республики. После подписания договора (соглашения) исполнительный орган государственной власти или структурное подразделение Администрации, подготовившее проект, направляет документы на подписание другой стороне и отслеживает дальнейшую процедуру подписания вплоть до поступления подписанных договоров (соглашений) в Администрацию. Экземпляр договора (соглашения), заключённый от имени Удмуртской Республики или от имени Правительства Удмуртской Республики, в лице Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики или заместителей Председателя Правительства Удмуртской Республики, передаётся исполнителем на постоянное хранение в отдел по работе со служебной корреспонденцией. Отдел по работе со служебной корреспонденцией осуществляет регистрацию и сканирование подписанного всеми сторонами договора (соглашения) в регистрационном журнале «Соглашения и договоры Правительства Удмуртской Республики» модуля «Соглашения» СЭД Администрации. Подготовка и выдача копий договоров (соглашений) осуществляется отделом по работе со служебной корреспонденцией в установленном порядке.
В настоящем подразделе Инструкции излагается порядок оформления писем, подготовленных для подписания Главой Удмуртской Республики, Председателем Правительства Удмуртской Республики, заместителями Председателя Правительства Удмуртской Республики, Руководителем Администрации, заместителями Руководителя Администрации на соответствующих бланках на стандартном листе бумаги формата А4 (приложение 38). Письма печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Office Word 2007 и последующих версий шрифтом Times New Roman № 12-14 с одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа письма. Составные части реквизита отделяются дополнительным интервалом, печатаются в границах, отведенных для реквизита, с выравниванием текста по левому краю. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля. В качестве адресата могут быть органы государственной власти, организации, их структурные подразделения, должностные лица или граждане. Наименования органов государственной власти, организаций, их структурных подразделений указываются в именительном падеже. Например: Министерство финансов Российской Федерации Департамент бюджетной политики в сфере инноваций, промышленности гражданского назначения, энергетики, связи и частно-государственного партнёрства При адресовании документа руководителю органа государственной власти, организации, структурного подразделения Администрации наименование входит в состав наименования должности адресата. Должность и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже (инициалы указываются перед фамилией должностного лица). Например: Президенту ОАО «НК «Роснефть» И.О. Фамилия Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо. Например: |
Похожие:
 | Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства... | | Постановление Главы Республики Хакасия – Председателя Правительства Республики Хакасия от 03. 12. 2012 n 70-пп «о регламенте Главы... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | В соответствии с Законом Удмуртской Республики "О звании "Ветеран труда Удмуртской Республики" Правительство Удмуртской Республики... |
| Об утверждении Инструкции по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики | | В соответствии с распоряжением главы местного самоуправления, главы администрации района от 09. 2009 №499-р комиссией администрации... |
| Едином реестре государственных информационных систем Удмуртской Республики в соответствии с постановлением Правительства Удмуртской... | | Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Удмуртской Республики и урегулированию... |
| Документов Организация документооборота | | Далее Инструкция устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными... |