Инструкция по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики Общие положения
Скачать 2.6 Mb.
|
В Администрации могут использоваться и создаваться:электронные документы;электронные копии документов (электронные образы документов), полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭД Администрации.Порядок работы с электронными документами в системе электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики устанавливается Правительством Удмуртской Республики.При подготовке электронных документов в Администрации используются электронные шаблоны бланков документов. Электронные документы проходят первичную обработку и регистрацию, которая включает: расшифровку и проверку подлинности электронной подписи; проверку правильности адресования, оформления и доставки; наличие документов и приложений к ним (проверка полноты вложений); проверку возможности их открытия и отсутствие вирусов. Регистрация документов осуществляется в электронной форме в соответствии с рекомендациями, изложенными в пунктах 4.2.2 и 4.3.2 настоящей Инструкции, в день их поступления. Электронные документы, поступившие после окончания рабочего дня или в нерабочие дни, регистрируются в течение следующего рабочего дня. Проверка наличия вновь поступивших электронных сообщений осуществляется по следующему правилу: первый раз – в начале рабочего дня (не позднее 30 минут после начала), в течение рабочего дня с интервалом не более 30 минут, последний раз – в конце рабочего дня (менее чем за 30 минут перед концом рабочего дня). Электронные документы в Администрации создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Администрации. Документы, создаваемые в Администрации, и поступающие в Администрацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в систему электронного документооборота возможно после ее верификации (подтверждения соответствия электронной копии документа подлиннику документа). Требования к форматам документов определяются функциональными возможностями СЭД Администрации. Как правило, для обработки электронных документов используются форматы doc, txt, rtf, xml и некоторые другие; для электронных копий документов – форматы pdf, tiff, jpg и другие графические форматы. Электронные документы могут поступать в Администрацию в виде электронной копии документа или электронного сообщения. Электронные сообщения, поступающие из информационных систем электронного документооборота и по иным каналам электросвязи, проходят регистрацию в СЭД Администрации. Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения, содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию документа или электронный документ и их реквизиты, описанные с помощью языка xml. При загрузке электронного сообщения в СЭД Администрации реквизиты, содержащиеся в соответствующем xml-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей входящей РКК поступившего документа в электронной форме. Составление, оформление, согласование и регистрация электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Удмуртской Республики. Обязательными реквизитами для всех электронных документов являются полное наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись должностного лица. Для подтверждения подлинности электронных документов могут использоваться средства электронной подписи, сертифицированные в установленном порядке. При обработке, рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в СЭД Администрации используются способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Администрации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ. Электронный документ может быть распечатан при необходимости получения его бумажной копии. В случае необходимости для подтверждения юридической силы документа, переданного с использованием электросвязи, направляется его подлинник на бумажном носителе.Единицей учёта электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД Администрации. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. Исполнение электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Подготовленные электронные документы подписываются электронной подписью. Документы в электронной форме, подлежащие отправке, должны отправляться в день их подписания или в течение первого часа следующего рабочего дня. С целью предупреждения конфликтных ситуаций, возникающих вследствие отрицания факта отправки и получения электронных сообщений, используется функционал, обеспечивающий получение отправителем электронного сообщения следующих типов уведомлений: в информационных системах электронного документооборота – о получении документа, о регистрации документа, об исполнении документа, о пересылке документа в другую организацию; в информационных системах электронной почты – о доставке документа, о прочтении документа. Отправка указанных уведомлений осуществляется в течение 1 часа с момента их создания. Исполненные электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы». Например: Реестры государственных гражданских служащих Удмуртской Республики, Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики. Электронный документ Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе согласно утверждённой номенклатуре дел и «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного хранения определяются с учетом функционирующих в Администрации программно-технических средств, а также в соответствии с действующими законодательными и нормативными актами Российской Федерации и Удмуртской Республики в области архивного дела, методическими рекомендациями (пособиями), разработанными Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее – Комитет по делам архивов), нормативными актами Администрации. Порядок приёма на хранение, условия архивного хранения электронных документов, копирование электронных документов, в связи с появлением новых информационных технологий, экспертиза ценности электронных документов, учёт и передача электронных документов в государственный архив определяются федеральными нормативными актами и нормативно-методическими документами Росархива, Комитета по делам архивов и Администрации. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении к уничтожению, утверждаемого Руководителем Администрации, указанные электронные документы подлежат уничтожению.
В Администрации используются печати и бланки с изображением Государственного герба Удмуртской Республики а также печати и штампы структурных подразделений Администрации. Печати и бланки с изображением Государственного герба Удмуртской Республики (гербовые печати и бланки) применяются в соответствии с Законом Удмуртской Республики от 18 сентября 2002 года № 52-РЗ «О Государственном гербе Удмуртской Республики» (в редакции Закона Удмуртской Республики от 14 июня 2007 года № 32-РЗ). Порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения гербовых печатей и бланков утвержден Указом Президента Удмуртской Республики от 22 ноября 2011 года № 230 «О порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей, штампов и иных носителей изображения Государственного герба Удмуртской Республики». Оттиск гербовой печати ставится на документах, требующих удостоверения подлинности подписи должностного лица. Примерный перечень документов Главы Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, Администрации, на которые ставится оттиск печати с изображением Государственного герба Удмуртской Республики, приведён в приложениии 56. Оттиск печати захватывает окончание наименования должности лица, подписавшего документ, и не затрагивает личную подпись. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати ставится в месте, обозначенном отметкой «М.П.». Штампы с факсимильным воспроизведением подписей разрешается использовать на копиях документов, подписанных в установленном порядке. На рассылаемых экземплярах нормативных правовых актов ставится оттиск печати Управления делопроизводства. Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и штампов и их количестве принимается начальником структурного подразделений Администрации и утверждается Руководителем Администрации. Журнал оттисков печатей, штампов, факсимиле и учёта их выдачи ведётся в отделе специальной документальной связи и режима секретности. Выдача печатей и штампов осуществляется работникам Администрации, персонально ответственным за их использование и хранение, под подпись (приложение 57). Бланки документов выдаются в отделе по работе со служебной корреспонденцией под подпись в журнале учёта выдачи бланков работникам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации (приложение 58). Бланки, печати и штампы хранятся в надёжно запираемых шкафах, сейфах. Передача бланков и печатей посторонним лицам, вынос печатей из помещений, занимаемых Администрацией, не допускается. Ответственность за использование и хранение печатей с изображением Государственного герба Удмуртской Республики возлагается на начальника Управления делопроизводства, ответственность за хранение и использования других печатей и штампов возлагается на работников Администрации, которые непосредственно их используют. Ответственность за обеспечение порядка использования и учёта бланков документов в Администрации несёт Управление делопроизводства. Бланки, печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту в срок не более 3 суток после получения новых бланков, печатей и штампов. ________________________
Приложение 1
У К А ЗОбразец бланка указа Главы Удмуртской Республики Приложение 2
РАСПОРЯЖЕНИЕОбразец бланка распоряжения Главы Удмуртской Республики Приложение 3
Образец бланка постановления Правительства Удмуртской Республики Приложение 4
Образец бланка распоряжения Правительства Удмуртской Республики Приложение 5
Образец бланка распоряжения Председателя Правительства Удмуртской Республики Приложение 6
Образец бланка распоряжения Руководителя Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики Приложение 7
_____________________ №______________ На №_________________ от______________ Образец бланка письма Главы Удмуртской Республики Приложение 8
_______________________ №______________ На №__________________ от______________ Образец бланка письма Правительства Удмуртской Республики Приложение 9
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства... | | Постановление Главы Республики Хакасия – Председателя Правительства Республики Хакасия от 03. 12. 2012 n 70-пп «о регламенте Главы... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | В соответствии с Законом Удмуртской Республики "О звании "Ветеран труда Удмуртской Республики" Правительство Удмуртской Республики... |
| Об утверждении Инструкции по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики | | В соответствии с распоряжением главы местного самоуправления, главы администрации района от 09. 2009 №499-р комиссией администрации... |
| Едином реестре государственных информационных систем Удмуртской Республики в соответствии с постановлением Правительства Удмуртской... | | Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Удмуртской Республики и урегулированию... |
| Документов Организация документооборота | | Далее Инструкция устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными... |