Инструкция по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики Общие положения
Скачать 2.6 Mb.
|
Учет и анализ объемов документооборота Под объёмом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных за выбранный отрезок времени (год, квартал, месяц). Показатели документооборота используются для анализа процессов работы с документами и выработки мер по совершенствованию работы с ними. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник). Экземпляры документа, получаемые в результате его копирования или тиражирования, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. Учет количества документов проводится по РКК в СЭД Администрации в местах регистрации документов в соответствии с выделяемыми документопотоками (входящая, исходящая, внутренняя корреспонденция). Учет документов, которые не регистрируются в СЭД Администрации, может проводиться в местах их хранения. Данные об объемах документооборота обобщаются и представляются Руководителю Администрации в виде справки (приложение 45).
Рассмотрение обращений граждан и организаций в Администрации осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и Положением об Управлении по внутренней политике Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики.
Контроль исполнения документов и поручений Общий порядок исполнения документов, сроки исполнения контрольных документов, последовательность действий по организации и осуществлению контроля в целом и по отдельным видам документов обеспечивается в Администрации в соответствии с Порядком организации контроля за исполнением документов в Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики, утвержденным Указом Президента Удмуртской Республики от 22 января 2013 года № 8 «Об утверждении Порядка организации контроля за исполнением документов в Администрации Президента и Правительства Удмуртской Республики».
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в структурных подразделениях Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также используется для учета дел временного (до 10 лет) срока хранения. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Администрации. Документальный фонд составляют документы, созданные в Администрации и полученные в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурных подразделений Администрации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, регистрационные журналы, электронные документы (базы данных, презентационные материалы на электронном носителе и др.). В номенклатуру дел не включаются периодические издания. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предыдущие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности структурных подразделений Администрации, их виды, состав и содержание. Номенклатура дел структурного подразделения Администрации на следующий календарный год разрабатывается работником структурного подразделения Администрации, ответственным за ведение делопроизводства, до 1 ноября, согласовывается с сектором комплектования и хранения архивного фонда, подписывается руководителем структурного подразделения Администрации и представляется в Управление делопроизводства. Вновь созданное структурное подразделение Администрации в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел своего подразделения, согласовывает ее с сектором комплектования и хранения архивного фонда и представляет в Управление делопроизводства. Сводная номенклатура дел Администрации составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений Администрации Управлением делопроизводства, подписывается его начальником, начальником сектора комплектования и хранения архивного фонда и, после согласования с Экспертной комиссией, утверждается Руководителем Администрации. Сводная номенклатура дел Администрации один раз в 5 лет согласовывается с ЭПМК Комитета по делам архивов в порядке установленном Административным регламентом предоставления Комитетом по делам архивов государственной услуги «Согласование нормативно-методических документов по организации деятельности архивов, служб документационного обеспечения управления и экспертных комиссий организаций-источников комплектования государственных архивов Удмуртской Республики и муниципальных архивов в Удмуртской Республике». Сводная номенклатура дел Администрации в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае существенных изменений функций и структуры Администрации сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново c ЭПМК Комитета по делам архивов. Номенклатура дел печатается в двух экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения, находится в секторе комплектования и хранения архивного фонда. Второй экземпляр передаётся в государственное казённое учреждение «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» (далее – ГКУ «ЦГА УР») для включения в состав наблюдательного дела. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в электронном виде. После утверждения сводная номенклатура дел вводится в СЭД Администрации. Структурные подразделения Администрации получают копии утвержденной номенклатуры дел для использования в работе. В течение года в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситьcя изменения и дополнения. Сводная номенклатура дел и номенклатура дел структурного подразделения Администрации составляются в соответствии с формами, приведёнными в Основных правилах работы ведомственных архивов, утверждённых приказом Главархива СССР от 05 сентября 1985 года № 263 (приложение 46, приложение 47). Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются основные направления деятельности Администрации. Графы сводной номенклатуры дел Администрации, номенклатур дел структурных подразделений Администрации заполняются следующим образом. В графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из порядкового номера заголовка дела по номенклатуре и обозначается арабскими цифрами. В графу 2 «Заголовок дела» включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен чётко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, распоряжения и т.д.); название Администрации или ее структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, отчеты, записки, переписка и т.д.). Например: Документы о работе Межведомственной комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при Правительстве Удмуртской Республики (протоколы, постановления, справки) В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а дается их общее видовое название. Например: Переписка с общественными организациями Российской Федерации и Удмуртской Республики по основной деятельности В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с Государственным Советом Удмуртской Республики по общим вопросам В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовые статистические сведения о составе работников, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию и стажу работы (ф. № 1-ГС) Заголовки дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел расположены в соответствии с примерной схемой систематизации документов в номенклатуре дел, утверждённой протоколом ЭМПК Комитета по делам архивов от 30 июня 2005 г. № 6. Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления. Графа 3 «Количество единиц хранения» заполняется по окончании календарного года, когда формирование дел завершено. Если объём дела превышает 250 листов его разбивают на тома. В графе 4 «Срок хранения и номер статей по перечню» указывается срок хранения дела, номера статей по «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» либо срок хранения документов, установленный федеральными законами и иными правовыми актами, либо срок хранения, согласованный ЭПМК Комитета по делам архивов. В графе 5 «Примечание» приводятся дополнительные сведения к делам (о формировании дел, особенностях их заведения, переходящих делах и др.), которые отражают специфику организации делопроизводства в Администрации и ее структурном подразделении. В сводной номенклатуре дел Администрации в графе 5 указывается название структурного подразделения Администрации, ответственного за формирование данного дела, в номенклатуре дел структурного подразделения Администрации в этой графе указывается работник, ответственный за формирование дела. Если в течение года в Администрации образуются новые документируемые участки работы и непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела в Администрации формируются децентрализовано – в структурных подразделениях. Документы формируются в дела работником структурного подразделения Администрации, ответственным за ведение делопроизводства. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело; в дело группируются только документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно; ксерокопии документов, факсограммы помещаются в дела на общих основаниях; документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики не должны помещаться в дело; дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «Том 1», «Том 2» и т.д. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Нормативные и распорядительные документы и приложения к ним группируются в дела по видам (законы Удмуртской Республики, постановления Правительства Удмуртской Республики, распоряжения Руководителя Администрации по основной деятельности, по личному составу и т.д.) и хронологии. Положения, инструкции и другие документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утверждённые планы, отчёты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Удмуртской Республики от 26 августа 2005 года № 106 «О порядке ведения личных дел государственных гражданских служащих Удмуртской Республики». Лицевые счета работников группируются в отдельные дела и располагаются в алфавитном порядке фамилий. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года формирование документов производится в дело переписки текущего года. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы – по хронологическому. Дела Администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела представляет собой подготовку его к хранению и включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками структурных подразделений Администрации, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи и под контролем сектора комплектования и хранения архивного фонда. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, систематизацию документов, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, подшивку или переплёт дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Дела временного (до 10 лет) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 48). На обложке дела указываются следующие реквизиты: название фондообразователя (Администрация Главы и Правительства Удмуртской Республики), наименование структурного подразделения Администрации, индекс дела по номенклатуре дел, заголовок дела, крайние даты дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного срока хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения. Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами дела являются начальная дата дела (дата самого раннего документа в нем) и конечная дата (дата самого позднего документа в деле). При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия – даты регистрации документов). Если делом является журнал регистрации постановлений, распоряжений, то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжения о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено. При написании крайних дат на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного (до 10 лет) срока хранения указывается только год. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части). Количество листов в деле проставляется в соответствии с заверительной надписью. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку из номенклатуры дел; на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью. Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) - проставляется чернилами на обложках дел постоянного хранения в архиве Администрации только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК Комитета по делам архивов (до этого он проставляется карандашом). Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) все металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включённых в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются черным (простым) грифельным карандашом в правом верхнем углу листа, не задевая текст документа. Лист большого формата, подшитый за один край (даже если он сложен), нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документ, сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документам подклеены одним краем другие документы (резолюции, вырезки, вставки и т.д.), то они нумеруются самостоятельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные, специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Приложения к делу, поступившие в переплёте, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе – заверителе (приложение 49). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. В случае перенумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. В книгах и журналах регистрации документов заверительная надпись оформляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа запрещается. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты. При этом составляются новые итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (дела с распоряжениями, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела в соответствии с Указом Президента Удмуртской Республики от 26 августа 2005 года № 106 «О порядке ведения личных дел…». Внутренняя опись документов составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 50), в нее в порядке расположения документов вносятся их индексы, даты, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Внутренняя опись помещается вначале дела или подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела (если дело было подшито). Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
С момента заведения и до передачи в архив Администрации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях Администрации. Руководители структурных подразделений Администрации ответственны за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, на лицевой стороне обложки дела располагаются следующие реквизиты: индекс дела, заголовок дела, перенесённый в полном объёме из номенклатуры дел, срок хранения. Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения хранятся по месту их формирования в течение года, а затем передаются в архив Администрации. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику структурного подразделения Администрации, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием – когда, кому и на какой срок выдан документ (приложение 51). Изъятие документов из дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя структурного подразделения Администрации с обязательно оставленными в деле заверенной копией документа и актом о причинах выдачи подлинника. В случае утраты документа руководитель структурного подразделения Администрации назначает служебную проверку, о результатах которой информируется Руководитель Администрации и начальник Управления делопроизводства. По запросам работников структурных подразделений Администрации, также письменным запросам министерств и ведомств Удмуртской Республики на имя Руководителя Администрации работниками Управления делопроизводства предоставляются копии документов. Для свидетельствования (подтверждения) верности копии подлиннику документа, имеющему одну страницу, на оборотной стороне документа оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать. Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности. Например: Верно Начальник Управления делопроизводства Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики Подпись И.О. Фамилия «___»______20__ года Листы многостраничных копий нумеруются, прошиваются вручную на 3 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7. Отметка о заверении копии документа дополняется указанием количества листов копии: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ___ л.». Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии. Допускается не скреплять листы документа, а заверять каждую страницу реквизитом «Верно» на каждой отдельно взятой странице. Если копия документа имеет двустороннюю печать, то к ней прикладывается чистый лист бумаги формата А4 и прошивается вручную на 3 прокола, нумеруется (если это многостраничная копия), чистый лист не нумеруется. Далее копия заверяется также, как многостраничная копия. В Администрации заверяются и выдаются копии только тех документов, которые создаются в Администрации. В тех случаях, когда изготовление копии документа нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен) готовится выписка из документа. Выписка из документа – это копия части (частей) письменного документа. В выписке воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Нумерация этих приложений (пунктов) в выписке соответствует нумерации приложений (пунктов) подлинника. При этом констатирующая часть в выписке воспроизводится полностью При оформлении выписок полностью воспроизводятся реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В выписках из протоколов, нормативно-правовых документов указание на вид копии (слово «выписка») включается в название вида документа. Например: ВЫПИСКА из приложения к Закону Удмуртской Республики « О бюджете Удмуртской Республики» Кроме того, на выписке указывается регистрационной номер и дата регистрации оригинала документа. Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится. Заверяется выписка по правилам, установленным для заверения обычных копий.
Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации создаётся постоянно действующая Экспертная комиссия, состав которой утверждается распоряжением Руководителя Администрации. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Администрации непосредственно работниками, ответственными за ведение делопроизводства под методическим руководством сектора комплектования и хранения архивного фонда. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Администрации; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Администрации, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», номенклатуры дел Администрации, решений ЭПМК Комитета по делам архивов об изменении сроков хранения некоторых категорий документов путём полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики факсограммы и документы с временными сроками хранения. С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы. Дела с отметкой «ЭПК» также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. Срок хранения исчисляется с 01 января года, следующего за годом окончания дела. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией (приложение 52). Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и по личному составу. В структурных подразделениях Администрации описи на дела составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством сектора комплектования и хранения архивного фонда. Дела включаются в опись в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел структурного подразделения Администрации. Каждое дело включается в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов заголовок воспроизводиться полностью. Категорически не допускается применение формулировки «То же», т.к. поиск информации не будет эффективным. Графа описи дел «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.п. В конце описи вслед за последней описательной статьёй делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел по описи, первый и последний номера дел по описи, а также фиксируются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных номеров и пропущенных номеров). Опись дел подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения Администрации. Опись составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр поступает в сектор комплектования и хранения архивного фонда, второй хранится в структурном подразделении Администрации. На основе описей дел структурных подразделений Администрации составляется годовой раздел сводной описи дел Администрации, подготовка которого возлагается на сектор комплектования и хранения архивного фонда под непосредственным методическим руководством ГКУ «ЦГА УР» (приложения 53, приложение 54). Сводная опись дел согласовывается Экспертной комиссией, утверждается и согласовывается ЭПМК Комитета по делам архивов, после чего утверждается Руководителем Администрации. Документы, не подлежащие сдаче в архив Администрации, и дела временного (до 10 лет) срока хранения находятся в структурном подразделении Администрации до момента истечения их срока хранения и практической надобности. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производится после утверждения сводных описей дел за этот же период. Акт о выделении дел к уничтожению структурного подразделения Администрации составляется под методическим руководством сектора комплектования и хранения архивного фонда. После согласования с Экспертной комиссией утверждается руководителем структурного подразделения Администрации и хранится постоянно (приложение 55).
В архив Администрации передаются дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Их передача производится только по описям дел. Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив Администрации не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Администрации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения в течение одного года хранятся в структурном подразделении Администрации, затем сдаются в архив Администрации по графику, утвержденному Руководителем Администрации. Документы комиссий, советов, рабочих групп, созданных при Главе Удмуртской Республики и Правительстве Удмуртской Республики хранятся в течение года по месту нахождения секретарей данных комиссий, советов, рабочих групп, а затем сдаются в архив Администрации в упорядоченном виде. Прием каждого дела в архив Администрации производится работником сектора комплектования и хранения архивного фонда в присутствии работника структурного подразделения Администрации, ответственного за ведение делопроизводства. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника сектора комплектования и хранения архивного фонда Управления делопроизводства Администрации и работника, передавшего дела. Дела, оформленные с нарушением правил, установленных настоящей Инструкцией, возвращаются в структурное подразделение Администрации для переоформления, которое осуществляется работником структурного подразделения Администрации, ответственным за делопроизводство, в 10-дневный срок. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации, работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в архив Администрации независимо от сроков хранения.
Дела постоянного хранения хранятся временно в архиве Администрации и после истечения законодательно установленного срока хранения подлежат обязательной передаче на хранение в ГКУ «ЦГА УР» по описям, утверждённым ЭПМК Комитета по делам архивов. Подготовка документов к передаче на хранение в ГКУ «ЦГА УР» предусматривает проведение проверки наличия дел по описям и розыск отсутствующих дел, в случае если дела не обнаружены на месте. Недостатки в оформлении дел и т.п., выявленные при подготовке к передаче на хранение в ГКУ «ЦГА УР», устраняются работниками Администрации и вопросы, связанные с транспортировкой дел и т.п. решаются за счёт и силами Администрации. При передаче дел на постоянное хранение ГКУ «ЦГА УР» оформляет акт приёма-передачи архивных документов на хранение.
Документы архива Администрации используются руководством и работниками Администрации в служебных целях, другими пользователями в научных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан. Дела, находящиеся на хранении в архиве Администрации, предоставляются работникам структурных подразделений Администрации для работы в помещении архива или выдаются во временное пользование (не более одного месяца) с отметкой в соответствующем журнале. Работники Администрации несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел, передача документов или их копий в другие структурные подразделения Администрации и организации не допускается. Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством Российской Федерации, подлежат возврату в архив Администрации. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений. Подлинники законов Удмуртской Республики, указов и распоряжений Главы Удмуртской Республики, постановлений, распоряжений Правительства Удмуртской Республики, распоряжений Председателя Правительства Удмуртской Республики, протоколов заседаний Правительства Удмуртской Республики и Президиума Правительства Удмуртской Республики из архива не выдаются. Документы из фонда Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики предоставляются учреждениям, организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения Руководителя Администрации с отметкой в учетных документах архива Администрации. Копии документов из фонда Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики предоставляются работникам структурных подразделений Администрации, учреждениям, организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения Руководителя Администрации с отметкой в учетных документах архива Администрации. Оформление копий документов прописано в разделе 5.3 данной Инструкции.
|
Похожие:
 | Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства... | | Постановление Главы Республики Хакасия – Председателя Правительства Республики Хакасия от 03. 12. 2012 n 70-пп «о регламенте Главы... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | В соответствии с Законом Удмуртской Республики "О звании "Ветеран труда Удмуртской Республики" Правительство Удмуртской Республики... |
| Об утверждении Инструкции по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики | | В соответствии с распоряжением главы местного самоуправления, главы администрации района от 09. 2009 №499-р комиссией администрации... |
| Едином реестре государственных информационных систем Удмуртской Республики в соответствии с постановлением Правительства Удмуртской... | | Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Удмуртской Республики и урегулированию... |
| Документов Организация документооборота | | Далее Инструкция устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными... |