Инструкция по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики Общие положения
Скачать 2.6 Mb.
|
| Главам администраций муниципальных образований в Удмуртской Республике Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: Президенту ОАО «НК «Роснефть» И.О. Фамилия Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес (почтовый адрес не проставляется, как правило, на документах, которые направляются органам государственной власти). Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». При адресовании письма организации указывают её наименование, затем почтовый адрес. Например: Редакция газеты «Мой город Глазов» пл. Свободы, д. 9, г. Глазов, 427620 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Ф.И.О. ул. Маяковского, д. 16, г. Ижевск, Удмуртская Республика, 426011 Наименование письма (заголовок к тексту) выражает его краткое содержание. Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об отмене...», «Об организации...», «О состоянии...»). Заголовок располагается над текстом документа на расстоянии не менее 1 см от реквизитов бланка с угловым расположением, печатается с одинарным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля без кавычек и подчеркиваний. Точка в конце не ставится. Например: О подготовке проекта договора Текст письма должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Смысловые части текста оформляются абзацами. Текст письма отделяется от заголовка двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается с абзацного отступа и выравнивается по левой и правой границам полей – по ширине листа. Отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от текста письма одинарным межстрочным интервалом. Если письмо имеет приложение, названное в тексте, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения. Например: Приложение: на 3 л. в 1 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, в отметке о приложении указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: Приложения: 1. Положение об архиве Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики на 6 л. в 1 экз. 2. Положение об Экспертной комиссии Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается. Если к письму прилагается другое письмо, также имеющее приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 05 июня 2003 года № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 32 л. в 1 экз. Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложения указываются наименование носителя информации (USB-флеш-накопитель, компакт-диск и т.п.) и количество штук. Например: Приложение: CD-диск – 1 шт. Подпись включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени, отчества и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом. Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится. Например: Председатель Правительства Удмуртской Республики Личная подпись И.О. Фамилия Не допускается подписание документа, на котором обозначено наименование должности одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом «за», надписью от руки «Зам.» или косой чертой перед наименованием должности подписывающего. Датой служебного письма является дата его подписания, в отдельных случаях – дата его регистрации. Дату письма оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например: 28.05.2014 Допускается словесно-цифровой способ оформления даты: день месяца пишется двумя цифрами, месяц – буквами, год – четырьмя цифрами. Например: 28 мая 2014 г. Регистрационный номер служебного письма состоит из: индекса структурного подразделения – исполнителя документа или буквенного обозначения, состоящего из инициалов имени и фамилии Главы Удмуртской Республики, если письмо подписано Главой Удмуртской Республики; индекса по номенклатуре дел; порядкового номера в пределах регистрационного массива документов. Например: «4-129/0150» или «АС-129/0150» Составные части регистрационного номера – индекс структурного подразделения-исполнителя документа, индекс по номенклатуре дел – отделяются друг от друга тире, порядковый номер отделяется от них косой чертой. На письмах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На письмах, оформленных на стандартных листах, регистрационный номер печатается после даты в одну строку с ней. Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. В служебных письмах ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие ссылки на регистрационный номер и дату документа исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма. Например: На № 01-17/125 от 28.05.2014 Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя, номер его телефона. Рекомендуется указывать также код города. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма в левом нижнем углу и печатают шрифтом Times New Roman №12. Например: Фамилия И.О. (3412) 497-052
В целях упорядочивания работы с документами и в соответствии с особенностями их технологической обработки в документообороте Администрации выделяются следующие документопотоки: входящий (поступающие документы); исходящий (отправляемые документы); внутренний (документы, созданные внутри Администрации). Организация документооборота в Администрации включает в себя: прием, обработку и предварительное рассмотрение входящих документов; порядок регистрации входящих документов; порядок рассмотрения документов и доведения документов до исполнителей; порядок подготовки и регистрации исходящих документов; порядок отправки документов; порядок регистрации и прохождения внутренних документов; порядок работы исполнителя с документами; порядок контроля исполнения документов и поручений; учет и анализ объемов документооборота. Прием, первоначальная обработка, регистрация входящих и исходящих документов в Администрации осуществляется в отделе по работе со служебной корреспонденцией, секретариатах Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, заместителей Председателя Правительства Удмуртской Республики, Руководителя Администрации, членов Президиума Правительства Удмуртской Республики, а также в структурных подразделениях Администрации. Регистрация внутренних документов осуществляется в структурных подразделениях, подготовивших эти документы. Передача документов между структурными подразделениями, как правило, осуществляется в электронном виде в СЭД Администрации. В Администрации доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, курьерской, фельдъегерской связи, электрической связи и нарочными. С помощью почтовой связи в Администрацию доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, бандеролей, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают и отправляются телеграммы, факсограммы, электронные документы, в том числе документы, поступившие посредством системы межведомственного электронного документооборота в защищенном режиме.
входящих документов При приеме и первоначальной обработке документов, поступивших как в бумажном так и в электронном виде, производится проверка правильности адресования, оформления, доставки, наличия указанных вложений. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или отдельных листов и приложений, повреждение документов, другие ошибки в оформлении документов, составляется акт в двух экземплярах (приложение 39). Акт утверждается начальником Управления делопроизводства. Один экземпляр акта хранится в отделе по работе со служебной корреспонденцией, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю документа. В случае если такой документ решено не возвращать, а передать по назначению, акт составляется в трех экземплярах, один из которых остается в отделе по работе со служебной корреспонденцией, второй отсылается по адресу отправителя, а третий передается в структурное подразделение Администрации, в которое направлен документ. Документы, доставленные ошибочно, возвращаются отправителю. Документы одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, направляются в один адрес вышестоящему по государственной должности лицу. Документы на иностранных языках передаются в Управление организационно-контрольной работы и протокола Администрации Главы и правительства Удмуртской Республики для перевода на русский язык (подготовки аннотации). Документы с подготовленными переводами возвращаются в отдел по работе со служебной корреспонденцией для дальнейшей обработки в соответствии с положениями настоящего раздела. Обращения граждан передаются в отдел писем и приема граждан Управления по внутренней политике Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики. Конверты с пометкой «Лично» не вскрываются и передаются должностному лицу, указанному на конверте. Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются по истечении трех месяцев с момента поступления в Администрацию. Поступившая корреспонденция делится на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации. К документам, не подлежащим регистрации, относятся: - печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, научные труды и др.); - поздравительные, благодарственные письма и телеграммы, открытки; - пригласительные письма и билеты; - рекламные материалы (каталоги, прейскуранты, коммерческие предложения, проспекты с научно-технической информацией, плакаты и др.); - тематические, статистические, специальные сборники и формы статистической отчётности. Документы, не подлежащие регистрации, передаются на рассмотрение по компетенции в соответствующие структурные подразделения Администрации. Документы, подлежащие регистрации в отделе по работе со служебной корреспонденцией, поступившие в структурные подразделения Администрации без регистрации, передаются в отдел по работе со служебной корреспонденцией для их обработки и регистрации. Документы, поступившие в Администрацию в рабочие дни до 16 часов, регистрируются в день поступления; документы, поступившие в рабочие дни после 16 часов или в нерабочие дни, – в ближайший рабочий день. Документы с пометками «Вручить немедленно» и «Срочно» регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.
Регистрация входящих документов осуществляется в СЭД Администрации в модуле «Канцелярия». Регистрационные журналы данного модуля ведутся по местам регистрации. Регистрация документов, поступивших в Администрацию по системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), осуществляется в соответствии с «Руководством пользователя адаптера СЭД» и «Инструкцией для делопроизводителей АГиП УР», подготовленными ООО «DIRECTUM». При регистрации документа заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка (далее – входящая РКК), в соответствующие поля которой вносятся следующие основные сведения о документе: дата регистрации; регистрационный номер; на контроле; корреспондент; дело; вид документа; номер документа; дата документа; содержание; подписал; способ доставки; срок исполнения; связи РКК; количество листов основного документа; количество листов приложения. Заполнение указанных полей входящей РКК является обязательным. Если документ поступил в Администрацию на бумажном носителе, то после заполнения входящей РКК осуществляется сканирование документа и прикрепление к карточке его электронного образа (электронной копии). Регистрационный номер и дата регистрации проставляются во входящей РКК в автоматическом режиме в пределах календарного года. При необходимости устанавливаются связи с электронной регистрационно-контрольной карточкой исходящего документа (далее – исходящая РКК) либо входящего документа путем внесения сведений в поле «Связи РКК». Документы, поступившие по системе МЭДО, системе электронного документооборота государственных органов Удмуртской Республики (далее – СЭД ГО УР) и электронной почте, распечатываются на бумажный носитель. На зарегистрированном документе, в правой нижней части первого листа проставляется регистрационный штамп с указанием даты его регистрации и входящего номера.
Отдел по работе со служебной корреспонденцией формирует регистрационный журнал входящих документов, который находится в модуле «Канцелярия» СЭД Администрации. В отделе по работе со служебной корреспонденцией регистрируются:
|
Похожие:
 | Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства... | | Постановление Главы Республики Хакасия – Председателя Правительства Республики Хакасия от 03. 12. 2012 n 70-пп «о регламенте Главы... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | В соответствии с Законом Удмуртской Республики "О звании "Ветеран труда Удмуртской Республики" Правительство Удмуртской Республики... |
| Об утверждении Инструкции по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики | | В соответствии с распоряжением главы местного самоуправления, главы администрации района от 09. 2009 №499-р комиссией администрации... |
| Едином реестре государственных информационных систем Удмуртской Республики в соответствии с постановлением Правительства Удмуртской... | | Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Удмуртской Республики и урегулированию... |
| Документов Организация документооборота | | Далее Инструкция устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными... |