Инструкция по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики Общие положения
Скачать 2.6 Mb.
|
Регистрация исходящих документов в секретариатах Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства, Руководителя Администрации, членов Президиума Правительства Секретариаты формируют регистрационные журналы исходящих документов, которые находятся в модуле «Канцелярия» СЭД Администрации. В секретариатах регистрируются: исходящие письма-ответы, подписанные Главой Удмуртской Республики, Председателем Правительства, заместителями Председателя Правительства, Руководителем Администрации; исходящие письма-запросы, подготовленные во исполнение поручений Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства и подписанные заместителями Председателя Правительства, Руководителем Администрации. Исходящие инициативные письма, подлежащие регистрации в отделе по работе со служебной корреспонденцией, передаются исполнителем на регистрацию в данный отдел. При регистрации письма-ответа или письма-запроса в исходящей РКК в обязательном порядке устанавливаются связи с соответствующей РКК входящего или исходящего документа путем внесения сведений в поле «Связи РКК». Регистрационный номер исходящего документа, зарегистрированного в секретариатах, состоит из: буквенного обозначения «В»; индекса структурного подразделения – исполнителя документа; индекса по номенклатуре дел; порядкового номера в пределах регистрационного массива документов. Составные части регистрационного номера – индекс структурного подразделения-исполнителя документа, индекс по номенклатуре дел – отделяются друг от друга тире, порядковый номер отделяется от них косой чертой. Например: «В4–129/0170». Индекс структурного подразделения – исполнителя документа и индекс по номенклатуре дел исходящего письма-ответа должны соответствовать части регистрационного номера входящего документа-запроса. Например: регистрационный номер входящего документа-запроса «4–129–…»; регистрационный номер исходящего документа-ответа «4–129/…». Оформленный на бланке и зарегистрированный исходящий документ передается на отправку. Второй (визовый) экземпляр, оформленный на стандартном листе бумаги, вместе с письмом-запросом передается в отдел по работе со служебной корреспонденцией для дальнейшего хранения. В случае если письмо-запрос находится на контроле, второй (визовый) экземпляр исходящего документа вместе с письмом-запросом передается в Управление организационно-контрольной работы и протокола для снятия его с контроля.
в структурных подразделениях Администрации Структурные подразделения формируют регистрационные журналы исходящих документов, которые находятся в модуле «Канцелярия» СЭД Администрации. В структурных подразделениях регистрируются:
Исходящие инициативные письма, подлежащие регистрации в отделе по работе со служебной корреспонденцией, передаются исполнителем на регистрацию в данный отдел. При регистрации исходящего письма-ответа в исходящей РКК в обязательном порядке устанавливаются связи с соответствующей РКК входящего или исходящего документа путем внесения сведений в поле «Связи РКК». Регистрационный номер исходящего документа, зарегистрированного в структурном подразделении, состоит из: индекса структурного подразделения – исполнителя документа; индекса по номенклатуре дел; порядкового номера в пределах регистрационного массива документов. Составные части регистрационного номера – индекс структурного подразделения – исполнителя документа, индекс по номенклатуре дел – отделяются друг от друга тире, порядковый номер отделяется от них косой чертой. Например: «11–192/0170». Оформленный на бланке и зарегистрированный исходящий документ передается на отправку. Второй (визовый) экземпляр письма-ответа, подготовленный во исполнение поручений Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства, Руководителя Администрации, содержащихся в резолюциях к служебным документам, находящимся на исполнении, оформленный на стандартном листе бумаги и подписанный Главой Удмуртской Республики, Председателем Правительства, заместителями Председателя Правительства, Руководителем Администрации, заместителями Руководителя Администрации, вместе с письмом-запросом передается в отдел по работе со служебной корреспонденцией для дальнейшего хранения. Второй (визовый) экземпляр исходящего инициативного письма и письма-ответа, оформленный на стандартном листе бумаги и подписанный Руководителем Администрации, либо заместителем Руководителя Администрации, передается исполнителю для формирования в соответствующее номенклатурное дело в структурном подразделении. В случае если письмо-запрос находится на контроле, второй (визовый) экземпляр исходящего документа вместе с письмом-запросом передается в Управление организационно-контрольной работы и протокола для снятия его с контроля.
Отправка исходящих документов в Администрации может осуществляться посредством почтовой связи, фельдъегерской службы, средствами системы МЭДО, СЭД ГО УР, факсимильной связи и электронной почты. Решение о способе отправки документа принимает руководитель структурного подразделения Администрации. Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами почтовой связи, передаются исполнителями в отдел по работе со служебной корреспонденцией, где осуществляется проверка, сортировка, упаковка, оформление почтового отправления в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221, и передача в почтовое отделение № 7 Ижевского почтамта УФПС УР - филиала ФГУП «Почта России». Почтовой связью осуществляется пересылка франкированных почтовых карточек, конвертов, пакетов и бандеролей. На отправку принимаются документы, оформленные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» на официальных бланках, подписанные, зарегистрированные, скомплектованные со всеми имеющимися приложениями и с указанием почтового адреса. При отправке писем работником отдела по работе со служебной корреспонденцией проверяется правильность оформления отсылаемого документа, наличие указанных в письме приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные письма возвращаются исполнителю на доработку. При направлении письма одного и того же содержания нескольким адресатам предоставляется указатель рассылки, завизированный исполнителем, и необходимое количество экземпляров отправляемого документа. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, могут вкладываться в один конверт. Документу, направляемому в адрес иностранных организаций и граждан, присваивается статус «Международное» с проставлением соответствующей отметки на конверте. На документы, отправляемые почтовой связью, в трех экземплярах составляются списки (накладные) на отправляемую корреспонденцию (приложение 41). Два экземпляра списка (накладной) сдаются в отделение почтовой связи вместе с отправляемыми документами, третий экземпляр подшивается в соответствующее дело. Документы, поступившие для отправки в отдел по работе со служебной корреспонденцией до 12 часов, обрабатываются и отправляются в тот же день. Документы, поступившие после 12 часов, отправляются на следующий рабочий день. Документы, содержащие персональные данные, отправляются только средствами почтовой связи. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или начальника Управления делопроизводства. Для оперативной передачи текстов исходящих писем используются официальные каналы факсимильной связи и электронной почты. Степень срочности отправки документа определяется руководителем структурного подразделения Администрации – исполнителем документа. Исходящие письма, подлежащие отправке по каналам факсимильной связи, отправляются адресатам отделом по работе со служебной корреспонденцией или структурными подразделениями Администрации – исполнителями документа. Исходящие письма, подлежащие отправке посредством электронной почты и СЭД ГО УР, отправляются адресатам структурными подразделениями Администрации – исполнителями документа. Исходящие письма, подлежащие отправке по каналам МЭДО, отправляются адресатам отделом по работе со служебной корреспонденцией. Отправка исходящих документов по системе межведомственного электронного документооборота осуществляется в соответствии с «Руководством пользователя адаптера СЭД» и «Инструкцией для делопроизводителей АГиП УР», подготовленными ООО DIRECTUM.
Проект отправляемой телеграммы оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 в одном экземпляре. В правом верхнем углу указывается категория «ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ» (приложение 42). Телеграммы подразделяются на служебные и поздравительные. В телеграмме указывается подробный адрес получателя: почтовый индекс; название области, края, автономного округа, республики; название города, поселка; название улицы, номера дома; наименование органа власти, организации; наименование должности; инициалы и фамилия. Текст телеграммы излагается кратко, печатается без переноса слов. Объём текста телеграммы, как правило, не превышает 90 слов, включая реквизиты бланка. Текст телеграммы в Администрации подписывается Главой Удмуртской Республики, Председателем Правительства Удмуртской Республики, заместителями Председателя Правительства или Руководителем Администрации. Дата проставляется после подписания телеграммы и оформляется словесно-цифровым способом, располагается ниже наименования должности лица, подписавшего текст телеграммы, и печатается от левой границы текстового поля документа. Адрес отправителя отделяется от даты одним межстрочным интервалом. Служебная телеграмма визируется руководителем структурного подразделения Администрации, подготовившим проект. Поздравительная телеграмма дополнительно визируется работником пресс-службы Главы Удмуртской Республики. Визы проставляются на лицевой стороне листа в нижней его части и содержат подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Если телеграмма направляется не более чем в 4 адреса, то визируется каждый экземпляр. Телеграмма одного и того же содержания, отправляемая в четыре и более адресов, передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, в которые она направляется. Указатель рассылки визируется исполнителем. В телеграмме в месте указания телеграфного или почтового адреса делается запись: «Рассылка по списку». При отправке международной телеграммы адрес указывается латинскими буквами. Телеграммы, адресованные первым должностным лицам Российской Федерации, первым должностным лицам субъектов Российской Федерации, передаются для отправки через систему «Атлас» в Отдел специальной документальной связи и режима секретности Администрации Главы и Правительства Удмуртской Республики (далее - отдел специальной документальной связи и режима секретности). Остальные телеграммы для оформления и отправки передаются в Управление делопроизводства. Телеграммы неслужебного характера, неправильно оформленные телеграммы или без указания грифа «Правительственная» к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям. Регистрация служебных телеграмм в отделе по работе со служебной корреспонденцией осуществляется в журнале исходящих документов СЭД Администрации в модуле «Канцелярия» в соответствии с положениями, изложенными в пункте 4.3.2.1 «Регистрация исходящих документов в отделе по работе со служебной корреспонденцией» настоящей Инструкции. Поздравительные телеграммы не регистрируются. Отправка поздравительных телеграмм осуществляется согласно дате, указанной исполнителем. Служебные телеграммы регистрируются и отправляются в день поступления. Внесение текста в систему «Альфа-Телекс» с указанием всех необходимых реквизитов и отправка телеграмм осуществляется средствами телеграфной связи по категории «Правительственная». В Администрации существуют следующие официальные схемы отправки телеграмм: схема 350 – список исполнительных органов городов и районов Удмуртской Республики (25 районов, 5 городов); схема 353 – список исполнительных органов муниципальных образований в Удмуртской Республике (25 районов, 5 городов, 5 районов города Ижевска); схема 382 – список исполнительных органов государственной власти Удмуртской Республики. При отправке телеграмм по выбранной схеме в пределах верхней и правой границ текстового поля телеграммы проставляется пометка: «Схема 350», «Схема 351» или «Схема 382». Отправленные телеграммы формируются в дело и хранятся в отделе по работе со служебной корреспонденцией в соответствии с номенклатурой дел до истечения срока хранения. Поступающие телеграммы категории «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации», «высшая правительственная», «правительственная» принимаются в отделе по работе со служебной корреспонденцией. Принятые телеграммы распечатываются на специальных бланках приложение 43. Регистрация телеграмм осуществляется в журнале исходящих документов СЭД Администрации в модуле «Канцелярия» в соответствии с положениями, изложенными в пункте 4.2.2.1 «Регистрация входящих документов в отделе по работе со служебной корреспонденцией» настоящей Инструкции. В выходные и праздничные дни телеграммы категории «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации», «высшая правительственная», «правительственная», адресованные Главе Удмуртской Республики, Правительству Удмуртской Республики, доставляются курьером, через соответствующее почтовое отделение связи, и вручаются дежурному поста охраны Дома Правительства Удмуртской Республики.
К внутренним документам относятся документы, подготовленные в Администрации и не выходящие за ее пределы. В Администрации установлен следующий порядок подготовки, регистрации, прохождения и хранения внутренних документов информационно-справочного характера (служебные записки, информации, справки, заявки и т.п.). Организация работы с внутренними документами в структурных подразделениях Администрации осуществляется в электронном виде средствами СЭД Администрации (при необходимости с досылкой документа на бумажном носителе)5 и включает в себя следующие этапы.
Как правило, переписка между структурными подразделениями Администрации осуществляется в виде служебных записок. К реквизитам служебной записки относятся: наименование структурного подразделения Администрации, подготовившего документ; наименование вида документа – Служебная записка; дата; регистрационный номер; адресат; заголовок к тексту (при необходимости); текст; отметка о наличии приложения (при необходимости); подпись. Бумажные экземпляры проектов служебных записок оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (допускается оформление на формате А5) с использованием текстового редактора Microsoft Office Word 2003 и последующих версий шрифтом Times New Roman № 14 с одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Примерная форма служебной записки приводится в приложении 44.
Направление проекта электронного документа на согласование руководителю структурного подразделения осуществляется в виде файла вложением в задачу в СЭД Администрации. В строке «Тема» указывается краткое наименование документа; в тексте сообщения указывается цель отправления (например: «Для замечаний», «Для согласования» и т.п.), а также при необходимости дается комментарий. При согласовании документа руководитель структурного подразделения в тексте сообщения делает отметку о подписании им электронного документа, указывает дату (например: «Подписано 17.04.2014»). В случае несогласия с проектом электронного документа в тексте сообщения указываются замечания. На бумажном экземпляре документа визы согласования проставляются в нижней его части и содержат подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. 3. Регистрация внутренних документов в СЭД Администрации. Регистрация внутренних документов в СЭД Администрации осуществляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в соответствующем структурном подразделении, в регистрационном журнале внутренних документов модуля «Канцелярия». При регистрации внутреннего документа оформляется электронная регистрационно-контрольная карточка (далее – внутренняя РКК). Заполнение полей внутренней РКК осуществляется в соответствии с рекомендациями, изложенными в пунктах 4.2.2 и 4.3.2 настоящей Инструкции. Регистрационный номер включает в себя индекс структурного подразделения и порядковый номер, который определяется СЭД Администрации автоматически в пределах календарного года. Данные элементы регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. Например: «4/77». К внутренней РКК прикрепляется электронный (либо отсканированный) образ зарегистрированного документа. На бумажном экземпляре внутреннего документа указывается дата регистрации и регистрационный номер. Зарегистрированный внутренний документ направляется адресату вложением в задачу посредством СЭД Администрации. Бумажный экземпляр документа формируется в дело в соответствии с номенклатурой дел и хранится в структурном подразделении по месту регистрации документа. Последующая работа с полученными внутренними документами проводится в соответствии с установленным порядком работы с документами в данных структурных подразделениях. |
Похожие:
 | Главы и Правительства Чеченской Республики «О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Главы и Правительства... | | Постановление Главы Республики Хакасия – Председателя Правительства Республики Хакасия от 03. 12. 2012 n 70-пп «о регламенте Главы... |
| Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством |  | В соответствии с Законом Удмуртской Республики "О звании "Ветеран труда Удмуртской Республики" Правительство Удмуртской Республики... |
| Об утверждении Инструкции по архиву в Администрации Президента и Правительства Чеченской Республики | | В соответствии с распоряжением главы местного самоуправления, главы администрации района от 09. 2009 №499-р комиссией администрации... |
| Едином реестре государственных информационных систем Удмуртской Республики в соответствии с постановлением Правительства Удмуртской... | | Комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Удмуртской Республики и урегулированию... |
| Документов Организация документооборота | | Далее Инструкция устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными... |