УТВЕРЖДЕНА
приказом Управления
по обеспечению деятельности
мировых судей Удмуртской
Республики при Правительстве
Удмуртской Республики
от 24 мая 2013 года № 01-03/87
(с изменениями в соответствии
с приказом от 31.01.2014 г.
№ 01-03/11)
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в
Управлении по обеспечению деятельности мировых судей Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской Республики
(с изменениями в соответствии с приказом от 31.01.2014 г. № 01-03/11)
Ижевск 2013
Оглавление Оглавление 2 I. Общие положения 4 II. Основные понятия 6 III. Создание документов в Управлении 8 IV. Организация документооборота и исполнения документов 34 V.Документальный фонд Управления 44 VI. Порядок использования печатей и штампов 56 Приложение № 1 57 к п. 3.1.4. 57 Приложение № 2 58 к п. 3.1.4 58 Приложение № 3 59 Приложение № 4 60 к п. 3.1.7 60 Приложение № 5 61 Приложение № 6 62 64 Образец бланка резолюции 64 Приложение № 7 65 к п. 3.3.1.3 65 Образец оформления приказа 65 Приложение № 8 66 к п. 3.3.3.3 66 Приложение № 9 67 Приложение № 10 68 Приложение № 11 69 к п. 3.3.5.5 69 Приложение № 12 70 к п. 3.3.5.8. 70 Приложение № 13 71 к п. 4.1.4. 71 Приложение № 14 72 к п. 4.2.5. 72 Образец заполнения регистрационно-контрольной карточки 72 Приложение № 15 73 к п. 4.5.8. 73 Приложение № 16 74 к п. 4.6.4. 74 Образец регистрационной карточки исходящего документа 74 Приложение № 17 75 к п. 5.1.3. 75 Управление по обеспечению УТВЕРЖДАЮ 75 Примечание 75 Образец сводной номенклатуры дел 75 Приложение № 18 76 Приложение № 19 77 Приложение № 20 78 Приложение № 21 80 Приложение № 22 81 Приложение № 23 82 Приложение № 24 83
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Управлении по обеспечению деятельности мировых судей Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской Республики (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с организационно-распорядительными документами, единый порядок их подготовки, оформления и контроля исполнения.
Инструкция разработана в целях совершенствования работы с документами в Управлении по обеспечению деятельности мировых судей Удмуртской Республики при Правительстве Удмуртской Республики (далее – Управление), повышения качества их подготовки, сокращения количества документов, упорядочения документооборота и оптимизации управленческого труда.
1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными и правовыми актами Удмуртской Республики в сфере информации, документации, архивного дела, а также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 № 76 и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, осуществляемые в условиях применения системы электронного документооборота (далее – СЭД). Исключение составляет организация работы с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну.
1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Управлении осуществляются организационно-правовым отделом.
1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Управления возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководитель структурного подразделения обеспечивает своевременное и качественное исполнение документов, обеспечивает рациональное использование средств оргтехники и расходования служебных бланков.
1.6. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, в соответствии с их должностным регламентом и функциональными обязанностями.
1.7. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Ознакомление с содержанием документов иных лиц или передача документа для опубликования в средствах массовой информации допускается только с разрешения руководства Управления.
1.8. Сотрудники структурных подразделений несут дисциплинарную и иную установленную действующим законодательством ответственность за порчу, несанкционированное уничтожение, утрату и разглашение содержания служебных документов, а также за несоблюдение требований Инструкции.
1.9. При утрате служебных документов сотрудники немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и начальнику Управления.
1.10. Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируется специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утвержденными приказами Управления.
1.11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в период временной нетрудоспособности или в случае перевода, увольнения или перемещения по службе, сотрудники обязаны передать все находящиеся на исполнении документы другому сотруднику (по указанию руководителя), который, в свою очередь, обязан принять меры по их своевременному исполнению.
1.12. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией, а также с номенклатурой дел своего структурного подразделения.
1.13. Инструкция рассматривается на заседании центральной экспертной комиссии Управления (далее – ЦЭК Управления), и направляется на согласование с Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - ЭПМК Комитета), а затем утверждается приказом Управления. Изменения и дополнения в утвержденную Инструкцию вносятся на основании приказа Управления по согласованию с ЭПМК Комитета.
|
