ОПЕРАТИВНО-АНАЛИТИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ АВТРАНСПОРТНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
Светкина И.А.
кандидат экономических наук,доцент Самарский государственный экономический университет, Россия.
Аннотация: В этой статье освещены основные этапы оперативного учета в автотранспортном предприятии. Анализируется роль оперативного учета в обеспечении экономической безопасности. Предлагаются основные направления развития учетно-аналитического обеспечения экономической безопасности.
Ключевые слова: автотранспортное предприятие, оперативный учет, факты хозяйственной жизни, доходы, расходы, экономическая безопасность.
261
О беспечение экономической безопасности автотранспортного предприятия (АТП) предполагает, что необходимо учитывать все особенности и реальные условия его
деятельности, а сам механизм действия экономической безопасности должен иметь четко очерченные элементы, схему их действия и взаимодействия, обеспечить достаточную для расширенного воспроизводства капитала предприятия прибыль, получаемую в результате соблюдения интересов предприятия.
Автомобильный транспорт выполняет основной объем перевозок грузов и наиболее эффективен в перевозках на небольшие расстояния и дополняет другие виды транспорта в смешанных перевозках грузов дальнего следования. Механизм обеспечения экономической безопасности предприятия может иметь различную степень структуризации и формализации.
Основными проблемами в сфере автомобильного транспорта являются: значительный износ парка автотранспортных средств; снижение квалификации водительского состава, ремонтных рабочих, инженерно-технических работников; отсутствие производственных мощностей по техническому обслуживанию и ремонту подвижного состава; рост аварийности на автомобильном транспорте, высокий средний возраст и несовершенная структура парка, в котором преобладают автомобили средней грузоподъемности при нехватке большегрузных автопоездов и малотоннажных автомобилей.
Таким образом, перед предприятием встает задача перестроить всю систему управления предприятия, чтобы в результате нового подхода к управлению контроль за расходами и доходами (а соответственно и за себестоимостью и прибылью) был максимально информативен и, самое главное, был оперативным и позволял гибко изменять все имеющиеся недостатки в работе автопредприятия.
Для АТП конечным продуктом является транспортная услуга. Деятельность данных экономических субъектов постоянно трансформируется под влиянием внешних обстоятельств на финансово-хозяйственную деятельность, и поэтому требуется текущее наблюдение, т.е. оперативный учет и контроль за фактами хозяйственной жизни и управления ими в ходе их осуществления.
Основными задачами оперативного учета фактов хозяйственной жизни (ФХЖ) в каждом автотранспортном предприятии являются:
достижение рационального сочетания и использования всех ресурсов производства с целью выполнения максимальной транспортной работы при перевозке грузов;
обеспечение непрерывности поступления возникающих в хозяйственной деятельности данных;
контроль поступающих данных;
выполнение оперативных бизнес-процессов;
262
своевременное предоставление необходимой информации для принятия управленческих решений.
Оперативный учет ограничивается рамками предприятия и ведется на местах совершения ФХЖ. Информация оперативного учета используется для повседневного руководства деятельностью предприятия. Данные оперативного учета также становятся основой для ведения управленческого, бухгалтерского, налогового учетов, систем оперативного планирования и бюджетирования, поэтому при организации оперативного учета необходимо учитывать потребности разных групп пользователей.
Для обеспечения экономической безопасности подобная информация неоценима. Сравнение наиболее важных фактических и плановых показателей работы предприятия является весьма точной и объективной оценкой достижения его текущих, тактических и стратегических целей и задач.
Оперативное создание информации для обеспечения экономической безопасности АТП направлено на минимизацию затрат и расширение сферы использования услуг предприятий инфраструктуры, и на адаптацию к внутренним и внешним изменениям, влияющим на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и движение денежных средств [1].
Для организации оперативного учета необходимо учитывать специфику автотранспортных услуг: нематериальная форма; неделимость – невозможно разрыва между услугой и его выполнения; неодинаковость – не существует двух одинаковых по качеству услуг; непродолжительность – невозможно сохранить услугу при повышении спроса; неравномерность во времени – определяется сезоном спроса на транспортные услуги.
Для обеспечения экономической безопасности необходима информация неучетного характера, которая в полной мере формируется в АТП (пробег, расход ГСМ, маршрут и т.д.). Согласно ст. 2 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» первичным документом учета и контроля работы грузового автомобиля и водителя служит путевой лист как документ оперативно-технического учета. В п. 2 ст. 6 Устава запрещено осуществление перевозок без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
АТП создает достаточно большой объем специфической документации, функциональность и реквизитный состав которой определяются отраслевыми особенностями. Результат работы автомобильного транспорта складывается из объема выполненной транспортной работы при перевозке грузов, объема работ при выполнении погрузочно-разгрузочных работ и транспортно-экспедиционных услуг. Он может быть представлен в натуральном и стоимостном выражении.
Нормативной базой для оперативного учета служат: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности диспетчерской движения и погрузочно-
263
разгрузочных работ; Устав автомобильного транспорта; порядок оформления и обработки путевых листов и товарно-транспортной документации; положения и инструкции о порядке организации перевозок и оперативного управления перевозочным процессом; порядок выполнения погрузочно-разгрузочных работ; правила эксплуатации автомобилей; правила дорожного движения; правила эксплуатации применяемых технических средств обработки и передачи информации; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Путевой лист и транспортная накладная являются обязательными и не взаимоисключающими, а дополняющими документами. Первый документ большей частью подтверждает расходные составляющие (оплату труда водителя, расход ГСМ), а второй - доходную составляющую (выручку с заказчика) операции по оказанию транспортных услуг. При этом водителю нужно иметь в наличии оба указанных документа, так как путевой лист входит в комплект документов, подтверждающих соответствие транспортного средства и водителя требованиям по обеспечению безопасности дорожного движения, а транспортная накладная является документом на груз, подтверждающим его правомерную перевозку в рамках законной хозяйственной операции, оформленной этой же самой накладной.
При ведении оперативного учета осуществляются следующие действия:
проверяется правильность оформления путевых листов, наличие реквизитов и штампов в товарно-транспортных накладных, отметок о сдаче груза в полном объеме;
контролируется соблюдение графиков выпуска на линию и движение транспортных средств на маршрутах, исполнение заказов;
осуществляется регистрация путевой документации в регистрационных журналах и создается банк данных;
контролируется правильность записей показаний спидометра, получения и остатков горюче-смазочных материалов (ГСМ);
выявляются в путевых листах записи о допущенных водителями нарушениях правил дорожного движения;
сопоставляются полученные данные о работе транспортных средств со сменно-суточными заданиями, выявляются отклонения и причины их возникновения;
контролируется соблюдение водителями (машинистами) транспортных средств дорожно-транспортной дисциплины, ведется учет работы транспортных средств;
осуществляется оперативную связь с клиентурой, погрузочно-разгрузочными и линейными диспетчерскими пунктами, автовокзалами, автостанциями и кассами;
собирается и обрабатывается информация, в том числе с
использованием компьютерной техники, о наличии грузов на
264
грузообразующих и грузополучающих объектах, пунктах погрузки и разгрузки;
ведется оперативный учет хода перевозочного процесса, выполнения погрузочно-разгрузочных работ и т.д.[6].
Оперативные процедуры для обеспечения экономической безопасности
могут проводиться по следующим направлениям: диагностическое (проводятся с целью предупреждения кризисного положения предприятия); исследовательское (осуществляются с целью изучения какого-либо явления, выявления какой-либо закономерности); инновационное (проводятся для базовой подготовки принципиально нового решения); рационализирующее (нацелены на изыскание резервов и совершенствование технологии деятельности); моделирующее (проводятся с целью разработки каких-либо экономико-математических моделей и алгоритмов); администраторское, финансово-экономическое, правовое, технико-технологическое, кадровое, производственное, контроль центров ответственности и т.д.
Сбор оперативной информации опирается на уже существующую систему учетных потоков по следующим направлениям: учет автотранспорта (включая паспорт транспортного средства) по видам, группам и т.д.; учет и корректировка норм расхода топлива автомобильного подвижного состава общего назначения и специальных автомобилей, справочных нормативов по расходу смазочных материалов, значений зимних надбавок, расчет нормативного расхода топлива и смазочных материалов с учетом поправочных коэффициентов; учет списочного состава (с фотографиями) сотрудников и работы водителей; учет подразделений и участков; учет клиентов, объектов и маршрутов (с расчетом протяженности маршрута); учет и печать путевых листов всех видов автотранспорта (с возможностью создания пользовательских шаблонов путевых листов); учет доходов и расходов по аналитическим признакам: группа расходов и доходов, статья расходов и доходов, вид транспорта, марка автомобиля, сотрудник.
В структуре затрат АТП больший удельный вес занимают затраты на топливо, ремонт и запчасти. Экономическая безопасность зависит от себестоимости перевозок (работ, услуг) автомобильного транспорта, которая включает:
затраты, непосредственно связанные с процессом перевозок грузов и пассажиров, выполнением других работ и услуг автомобильного транспорта, обусловленные технологией и организацией транспортного и экспедиционного обслуживания, в том числе расходы по обязательному страхованию;
затраты, связанные с использованием природного сырья;
затраты некапитального характера, связанные с совершенствованием технологии и организации перевозок и других работ, услуг (в том числе подсобно-вспомогательных производств, осуществляемых в ходе производственного процесса), подготовкой и освоением перевозок по новым
265
маршрутам (или новых видов грузов), включая затраты по дооборудованию (переоборудованию) подвижного состава и тары для грузов;
затраты по обслуживанию перевозочного процесса;
затраты по обеспечению нормальных условий труда, техники безопасности, безопасности дорожного движения (включая затраты на проведение предрейсовых медосмотров и инструктажей),
текущие затраты, связанные с содержанием и эксплуатацией фондов природоохранного назначения: очистных сооружений, золоуловителей, фильтров и других природоохранных объектов [2];
затраты, связанные с управлением производством:
другие виды затрат, включаемые и себестоимость перевозок (работ,
услуг).
Оперативный учет отражает затраты по основной деятельности на автомобильном транспорте по ряду признаков:
по статьям и элементам затрат;
по видам перевозок: грузовым, пассажирским (автобусным, таксомоторным) и другим видам работ;
по видам оплаты работ: грузовым автомобилям, работающим по тарифу за 1 тонну перевозимого груза; грузовым автомобилям, работающим по почасовому тарифу; грузовым автомобилям, работающим с оплатой за автотонно-час; автобусам, работающим по почасовому тарифу; автобусам, работающим по тарифу за 1 пассажиро-километр, и в том числе по автобусам, работающим на городских маршрутах, другим видам оплаты за перевозки грузов и пассажиров [2].
На основании зарегистрированных фактов хозяйственной жизни формируется следующая оперативная информация: о выдаче, расходе, остатках, экономии и перерасходе топлива; о пробеге транспорта; о среднем расходе топлива; о транспортной работе и длительности работы специального оборудования; об отработанном времени и заработной плате водителей; о нормативном расходе масел и смазок; о наличии и списании автотранспорта; о дебиторской и кредиторской задолженности контрагентов;
финансовом результате и т.д. [3].
Сигналом для глубокого анализа экономической безопасности АТП может стать следующая информация: документы проходят медленно, никто не отвечает за документ в целом, а только за его отдельную часть; высокая концентрация активов в отдельных позициях; резкое увеличение или сокращение остатков на счетах запасов, денежных средств и дебиторской задолженности; замедление оборачиваемости текущих активов; наличие убытка и дебиторской задолженности, нереальной для взыскания, и т.д.
Необходимо учитывать, что на уровень расходования топлива непосредственно влияет несколько основных факторов:
технологический (неоптимальная работа транспорта, неоптимальные маршруты движения, перепробег)%;
экономический и управленческий (закупки по высокой цене, неэффективная система внутреннего контроля и проч.);
266
- человеческий (хищения, нарушения правил работы, небрежное или неправильное обращение с техникой).
Практика исследования показала, что такие вопросы как: контроль за сохранностью активов предприятия, выявление внутренних резервов, управление финансовыми рисками, минимизация угроз, анализ оптимальности структуры предприятия, экспертиза договорных отношений, выступление в качестве консультанта при возникновении разногласий между центральным офисом и его структурными подразделениями, анализ денежных потоков и многие другие вопросы, - относятся к обеспечению экономической безопасности АТП.
Любое принимаемое решение по обеспечению экономической безопасности на основании информации оперативного учета должно анализироваться с позиции его влияния на изменение доходности и риска, поскольку возможные сочетания этих решений могут значительно изменять характеристики деятельности всего предприятия в целом. |
