РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ И СОВМЕСТНАЯ РАБОТА НАД ПРЕЗЕНТАЦИЕЙ Изучив эту главу, вы сможете: 
добавлять в презентацию примечания;
добавлять пароль защиты;
рецензировать презентацию с помощью электронной почты;
отслеживать исправления в презентации;
вещать презентацию по сети;
демонстрировать презентацию в пути.
Закончив работу над презентацией, имеет смысл распространить ее среди коллег, чтобы получить от них советы
и замечания. Эта процедура называется рецензированием и способствует созданию более профессиональных, тщательно выверенных презентаций. PowerPoint позволяет направлять презентацию на рецензирование в электронном виде, так чтобы рецензенты могли работать с презентацией на экране компьютера, не печатая ее. Получив от рецензентов отредактированные версии, можно проанализировать внесенные ими изменения и решить, какие из них стоит принять и включить в исходную версию презентации.
В PowerPoint отслеживание исправлений осуществляется двумя способами: с помощью вкладки Рецензирование (Review), которая содержит кнопки, предназначенные для просмотра и анализа внесенных рецензентами изменений, и панели Исправления (Revision Pane), где отображается вся информация, связанная с исправлениями и примечаниями.
При наличии подключения к сети или Интернету можно организовать демонстрацию презентации сразу на нескольких компьютерах, воспользовавшись функцией прямого вещания. Можно также спланировать и провести онлайновое собрание, разрешающее совместную работу над презентацией, или организовать веб-обсуждение. Кроме того, PowerPoint включает функции упаковки и просмотра, позволяющие осуществлять показ презентации на переносном компьютере.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Откройте файл AddComents, находящийся в папке Reviewing.
Перейдите к сладйу 4.
Щелкните по объекту Vip-меню.
Перейдите к командной вкладке Рецензирование (Review).
В наборе команд Примечания (Comments) выберите команду Создать примечание (New Comments).
В открывшемся поле введите: Следует подробнее рассказать о ценах и щелкните в пустом месте слайда.
Щелкните по значку примечание. Примечание будет отображено.
В наборе команд Примечания (Comments) выберите команду Изменить примечание
(Edit Comments).
Вместо следует введите нужно и щелкните в пустом месте слайда.
Щелкните по значку примечание. Примечание будет отображено.
В наборе команд Примечания (Comments) выберите команду Удалить (Delete).
Примечание будет удалено.
Сохраните презентацию и закройте PowerPoint 2007.
Добавление пароля защиты в презентацию
Если вы не хотите, чтобы рецензенты редактировали результаты вашей работы, можно защитить презентацию от записи изменений. Еще большую защиту можно обеспечить, если разрешить доступ к презентации только тем пользователям, кому известен пароль. Выбор той или иной формы защиты определяется конкретной ситуацией. В одних случаях нужно, чтобы презентация была доступна всем, но только для чтения, в других — только определенным лицам.
Добавление примечаний в презентацию
Работая над презентацией, рецензенты могут вставлять в нее примечания, содержащие предложения по улучшению содержания или внешнего вида слайда. Примечания можно просматривать, редактировать, удалять или скрывать, чтобы они не отображались на слайдах.
Отображение либо скрытие примечания на слайде
Переход либо к следующему, либо к предыдущему примечанию в презентации
Вставка примечаний осуществляется с помощью команды Примечание (Comment) на вкладке Рецензирование (Review).
Можно установить пароль, разрешающий вносить изменения, или пароль, разрешающий просмотр и копирование презентации без изменения исходного файла. Режим защиты, разрешающий доступ только для чтения, удобно использовать для презентаций, предназначенных для ознакомления, как, например, бюллетень, распространяемый в сети компании. В любом случае, при попытке открыть защищенную паролем презентацию появляется диалоговое окно, запрашивающее пароль. Можно ввести пароль или щелкнуть на варианте Только чтение (Read Only). В последнем случае откроется неозаглавленная версия презентации, куда можно вносить изменения, не влияющие на защищенную версию.
Устанавливая пароль, запишите его. Поскольку PowerPoint не поддерживает список паролей, вы не сможете открыть презентацию, если забудете или потеряете пароль. Чтобы открыть презентацию, пароль следует вводить именно в том виде, в каком он был задан, включая пробелы, специальные символы, строчные и прописные буквы.
Чтобы защитить презентацию выполните следующие действия:
Откройте кнопку MS Office, а затем щелкните по команде Сохранить как (Save As).
В диалоговом окне сохранения документа щелкните по кнопке Сервис (Tools) и выберите пункт Общие параметры (General Options).
Упражнение 50
В этом упражнении вы вставите, измените и удалите примечание.
В диалоговом окне выберите щелкните по кнопке Сервис (Tools) и выберите пункт Общие параметры (General Options). Откроется диалоговое окно Общие параметры (General Options).
В поле Пароль для открытия файла (Password to Open) введите 123 и нажмите ОК.
Введите пароль еще раз и нажмите ОК.
Сохраните презентацию под именем Password и закройте PowerPont.
Откройте презентацию Password. Перед открытием программа запросит пароль.
Введите 123 и нажмите ОК.
Самостоятельно удалите пароль на открытие и сохраните презентацию.
Закройте PowerPoint 2007.
Рецензирование презентации с помощью электронной почты
Завершив работу над презентацией, можно направить ее на рецензирование по электронной почте. Это можно сделать непосредственно в окне PowerPoint, не открывая специальной почтовой программы. Для отправки презентации другим пользователям, щелкните по кнопке MS Office, вберите команду Отправить (Send), затем пункт Электронная почта (E- mail). Откроется окно отправки сообщения программы Outlook, презентация будет отправлена как вложенный файл.
Откроется диалоговое окно Общие параметры (General Options).
Установите нужные вам пароли и нажмите ОК.
Упражнение 51
В этом упражнении вы добавите пароль на открытие презентации и удалите его.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Откройте файл AddPassword, находящийся в папке Reviewing.
Щелкните по кнопке «Office» (Office Button).
Щелкните по команде Сохранить как (Save As).
Упражнение 52
В этом упражнении вы отправите презентацию по электронной почте.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Откройте файл EmailPress, находящийся в папке Reviewing.
Щелкните по кнопке «Office» (Office Button).
В открывшемся меню вберите команду Отправить (Send), затем пункт Электронная почта (E-mail). Откроется окно отправки сообщения программы Outlook, презентация будет отправлена как вложенный файл.
Заполните поля и нажмите кнопку Отправить (Send).
Сохраните презентацию и закройте PowerPoint 2007.
Отслеживание исправлений в презентации
При редактировании презентации рецензенты используют функцию отслеживания исправлений, позволяющую фиксировать все изменения, внесенные в презентацию. Получив файл от рецензентов, автор может сравнить различные версии презентации и объединить все исправления в исходной версии.
При сравнении презентаций PowerPoint отображает различия между версиями в виде так называемых маркеров. Вы можете принять или отклонить каждый маркер в отдельности или все вместе.
Отслеживание исправлений осуществляется с помощью команды Разметка (Markup) на вкладке Рецензирование (Reviewing), которая использует специальные окошки (выноски). Выноски позволяют детально отобразить изменения, не закрывая обзор и не меняя макет слайда.
Каждое исправление помечается выноской, которая содержит имя (или инициалы) рецензента, дату и содержание изменения или примечания. Для каждого рецензента PowerPoint использует свой цвет выноски, что позволяет легко идентифицировать автора исправления.
Просматривая исправления, можно принимать или отклонять каждое из них в отдельности или все сразу. Если исправление принято, PowerPoint вносит его в презентацию. Если исправление отклонено, PowerPoint восстанавливает исходный текст.
Демонстрация презентации в пути
В тех случаях, когда нужно перенести презентацию на другой компьютер, можно воспользоваться функцией Мастер упаковки (Pack and Go Wizard), которая позволяет сжать презентацию и сохранить ее на гибком диске или другом съемном носителе. С помощью Мастера упаковки можно включить в копию связанные файлы и шрифты, используемые в презентации. Связанные файлы включаются по умолчанию, а чтобы включить шрифты, следует задать параметр Внедрить шрифты TrueType (Embed TrueType Fonts). Это особенно важно, когда в презентации используются шрифты, которые не входят в типовую установку Windows. Тогда при показе слайдов на других компьютерах не возникнет проблем, вызванных отсутствием нужных шрифтов. При этом нужно помнить, что внедрение шрифтов приводит к увеличению размеров файла.
Шрифты можно также внедрить и при сохранении презентации. Для этого в диалоговом окне Сохранение документа (Save As) щелкните на стрелке кнопки Сервис (Tools), щелкните на команде Сохранять параметры (Save Options), выделите флажок Внедрять шрифты TrueType (Embed TrueType Fonts), а затем щелкните на варианте Только используемые символы (Embed characters in use only (best for reducing tile size)), чтобы внедрить только те символы, которые используются в презентации, или щелкните на варианте Все символы (Embed all characters (best for editing by others)), чтобы внедрить все буквы, входящие в шрифт.
В комплект поставки PowerPoint входит специальная программа PowerPoint Viewer, позволяющая демонстрировать презентацию на компьютерах, где не установлен PowerPoint. Программа PowerPoint Viewer легко устанавливается в любой совместимой операционной системе. В процессе работы Мастер упаковки предлагает включить PowerPoint Viewer в упакованную презентацию.
Мастер упаковки создает два файла: PresO.ppz, представляющий собой упакованную версию презентации, и Pngsetup - исполняющийся файл, который распаковывает и демонстрирует презентацию. Чтобы запустить показ презентации, достаточно дважды щелкнуть на файле Pngsetup и следовать дальнейшим указаниям. При этом оба файла должны размещаться в одной и той же папке.
Упражнение 53
В этом упражнении вы упакуете презентацию для сохранения ее на компакт диск и просмотрите ее.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Откройте файл Road, находящийся в папке Reviewing.
Щелкните по кнопке «Office» (Office Button).
В открывшемся окне выберите команду Опубликовать (Publish), затем команду
Подготовить для компакт диска (Package For CD). Откроется диалоговое окно.
Оставьте имя компакт диска предложенное по умолчанию и щелкните по кнопке
Параметры (Options).
В открывшемся диалоговом окне сделайте активным параметр Внедренные шрифты
TrueType (Embedded TrueType fonts) и нажмите ОК.
Щелкните по кнопке Копировать в папку (Copy to Folder).
В диалоговом окне нажмите кнопку Обзор (Browse), перейдите на рабочий стол и щелкните по кнопке Выбрать (Select). Путь установки измениться.
Нажмите ОК. Презентация будет упакована в папку.
Закройте PowerPoint 2007.
На рабочем столе перейдите к папке Презентация и дважды щелкните по файлу play.
Презентация будет запущена на показ. |
