ПЕЧАТЬ ПРЕЗЕНТАЦИИ Изучив эту главу, вы сможете: 
добавлять колонтитулы в презентацию;
устанавливать параметры печати и распечатывать презентацию;
осуществлять предварительный просмотр презентации.
Microsoft PowerPoint включает ряд функций и параметров, обеспечивающих значительную гибкость при подготовке к печати слайдов, раздаточных материалов и заметок докладчика. Прежде чем печатать презентацию, в нее можно вставить колонтитулы, чтобы отобразить дату и время,
номер страницы или другую существенную информацию. С помощью параметров можно задать размер бумаги, ориентацию страницы, диапазон печати и тип принтера. Готовую презентацию можно просмотреть на экране в том виде, в каком она будет напечатана, и оценить результаты. Если у вас нет цветного принтера, можно отобразить презентацию в черно-белом варианте, чтобы получить представление о том, как будут выглядеть цветные слайды в напечатанном виде.
В этой главе вы откроете существующую презентацию, выполните предварительный просмотр слайдов, добавите верхний и нижний колонтитулы, зададите установки принтера, а затем напечатаете слайды, заметки докладчика, раздаточные материалы и структуру презентации.
Добавление верхнего и нижнего колонтитулов
Прежде чем печатать презентацию, можно вставить в нее верхний и нижний колонтитулы, которые отображаются на каждом слайде, странице заметок или выдаче. Обычно колонтитулы содержат полезные сведения, такие как, например, имя автора презентации, название компании, текущую дату или номер страницы. Поскольку PowerPoint позволяет добавить несколько верхних и нижних колонтитулов, можно задать различные колонтитулы для слайдов, раздаточных материалов и заметок докладчика.
Для добавления колонтитулов осуществляется следующие действия:
На вкладке Вставка (Insert) щелкните по кнопке Колонтитулы (Header and Footer).
В появившемся диалоговом окне Колонтитулы (Header and Footer) отметьте нужные вам параметры и нажмите Применить (Applay) или Применить ко всем (Applay to All).
В этом диалоговом окне в области Просмотр (Preview) подсвечивается темным цветом то место, куда будет добавлен отмеченный пункт.
Если нажать кнопку Применить (Applay), то изменения применятся только к текущему слайду, а если нажать кнопку Применить ко всем (Applay to All), то – ко всем слайдам презентации.
Упражнение 7
В этом упражнении вы создадите верхний и нижний колонтитулы.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Откройте файл HeaderFooter, находящийся в папке Printing.
Перейдите к командной вкладке Вставка (Insert).
В наборе команд Текст (Text) выберите команду Колонтитулы (Header Footer). Откроется диалоговое окно Колонтитулы (Header Footer) с активной вкладкой Слайд (Slide).
В поле Включить в слайд (Include on Slide) сделайте активным пункт Дату и время
(Date and Time) с включенным параметром Автообновление (Automatically).
Сделайте активным пункт Номер слайда (Slide number).
Сделайте активным пункт Нижний колонтитул (Footer) и введите: Компания
"Праздник Навсегда".
Сделайте активным пункт Не показывать на титульном слайде (Don’t show on title slide).
Щелкните по кнопке Применить ко всем (Applay to All). Выбранные параметры для колонтитулов будут применены ко всем слайдам презентации.
В наборе команд Текст (Text) выберите команду Колонтитулы (Header Footer) и перейдите к вкладке Заметки и выдачи (Notes and Handouts).
В поле Включить на страницу (Include on Page) сделайте активным пункт Дату и время
(Date and Time) с включенным параметром Автообновление (Automatically).
Сделайте активным пункт Верхний колонтитул (Header) и введите: Компания
"Праздник Навсегда".
Щелкните по кнопке Применить ко всем (Applay to All).
Сохраните презентацию и закройте PowerPoint 2007.
Установка размеров и ориентации слайда
Прежде чем печатать презентацию, следует просмотреть установки, заданные в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup), которое открывается с вкладки Дизайн (Design), если щелкнуть по одноименной кнопке Параметры страницы (Page Setup).
Диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) позволяет указать размер (на рисунке ниже № 1) и ориентацию (на рисунке ниже № 2) слайдов, страниц заметок, выдач и структуры, которые будут использоваться при печати.
При создании презентации PowerPoint по умолчанию задает для слайдов следующие установки: экранный формат, альбомная ориентация и нумерация слайдов, начиная с единицы. Заметки, выдачи и структура печатаются с использованием книжной ориентации. Все эти установки можно в любой момент изменить.
1
2
PowerPoint предлагает одиннадцать форматов слайдов, представленных в поле Размер слайдов (Size Slides) диалогового окна Параметры страницы (Page Setup):
Экран (On-screen) – используется при разработке презентаций, предназначенных для показа на экране монитора. Размер слайда меньше листа бумаги.
Лист Letter (8.5х11") (Letter Paper (8.5x11 in)), Ledger Paper (11x17 in) –
используется для печати презентаций на бумаге указанных стандартов.
A3 Paper (297x420 mm), A4 Paper (210x420 mm), ВЗ (ISO) Paper (250x353 mm), B5 (ISO) Paper (176x250 mm) (Лист A3 (297x420 мм), Лист А4 (210x420 мм), Лист ВЗ (250x353 мм), Лист ВЗ (176x250 мм») – используется для печати презентации на бумаге международных стандартов.
Слайд 35 мм (35 mm Slides) – соответствует кадрам 35-миллиметровой пленки. Размер слайда несколько меньше обычного.
Прозрачка (Overhead) – используется для печати диапозитивов для проектора
(8,5x11").
Лозунг (Banner) – рекомендуется при разработке лозунгов (8x1") на веб-странице.
Произвольный (Custom) – позволяет создавать слайды нестандартного размера.
Предварительный просмотр презентации
Режим предварительного просмотра позволяет отобразить презентацию в том виде, в каком она будет напечатана. Находясь в этом режиме, можно переключаться на просмотр слайдов, заметок, структуры или выдач, а также между альбомной и книжной ориентацией. Если для печати цветной презентации используется черно-белый принтер, необходимо убедиться, что напечатанное изображение будет различимым. Например, красный текст хорошо смотрится на сером фоне, но, будучи напечатан на нецветном принтере, сольется с фоном. Чтобы предотвратить подобные проблемы, следует просмотреть цветные слайды в черно-белом варианте или с использованием оттенков серого, чтобы получить представление о том, как они будут выглядеть на бумаге.
В черно-белом варианте все цвета заменяются на черный или белый, а при использовании оттенков серого – передаются с помощью серого цвета различной интенсивности. Чтобы внести изменения в слайды в черно-белом варианте, нужно перейти в обычный режим просмотра и переключиться на черно-белое изображение.
Для просмотра презентации в режиме предварительного просмотра выполните следующие действия:
1. Щелкните по кнопке MS Office, переведите указатель мыши на пункт Печать (Print)
и щелкните по строке Предварительный просмотр (Print Preview).
Презентация открывается в режиме предварительного просмотра с одноименной вкладкой на Ленте (Ribbon):
1
4
6
5
7
2
3
В режиме предварительного просмотра, пользуясь командами на вкладке Предварительный просмотр (Print Preview), можно делать различные установки и операции. Рассмотрим, какие кнопки имеются на вкладке Предварительный просмотр (Print Preview):
– открытие диалогового окна, позволяющего делать настройки печати и распечатывать презентацию;
– настройка некоторых параметров: колонтитулов, цветопередачи, масштаба, обрамления слайдов, порядка печати;
– установка количества печати слайдов на странице; 4 – выбор ориентации слайда: альбомная или книжная;
5 – регулировка масштаба отображения слайда в окне программы; 6 – постраничный просмотр печатных страниц;
7 – выход из режима предварительного просмотра.
Упражнение 8
В этом упражнении вы откроете презентацию в режиме Предварительного просмотра и измените параметры печати.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Откройте файл PrintPreview, находящийся в папке Printing.
Щелкните по кнопке «Office» (Office Button).
Наведите указатель мышки на команду Печать (Print) и выберите пункт
Данный режим позволяет увидеть, как будет выглядеть слайд при распечатке.
Предварительный просмотр (Print Preview).
В наборе команд Просмотр (Preview) выберите команду Следующая страница (Next Page). Будет показана следующая страница распечатки.
В наборе команд Печать (Print) выберите команду Параметры (Options). Будет открыт список параметров печати.
Выберите пункт Цвет или оттенки серого (Color/Grayscale), затем Цвет (Color).
В наборе команд Печать (Print) выберите команду Параметры (Options), затем пункт
Обрамление слайда (Frame Paper).
В наборе команд Печать (Print) выберите команду Закрыть окно предварительного просмотра (Close PrintPreview).
Сохраните презентацию и закройте PowerPoint 2007.
Печать презентации
Существуют несколько способов печати презентации: в виде слайдов, заметок докладчика, выдач для слушателей или структуры. PowerPoint существенно упрощает задачу, определяя тип принтера и печатая соответствующую версию презентации. Например, если указан черно-белый принтер, презентация, настраивается на печать с использованием различных оттенков серого цвета.
Чтобы отравить документ на печать без предварительной установки параметров надо щелкнуть по кнопке MS Office, навести указатель мыши на пункт Печать (Print), а затем щелкнуть по пункту Быстрая печать (Quick Print).
Печать слайдов и сопутствующих элементов можно осуществлять на основании установок, заданных в диалоговом окне Печать (Print). Это окно открывается таким способом: щелкните по кнопке MS Office, наведите указатель мыши на пункт Печать (Print), а затем щелкните по пункту Печать (Print).
Выбор типа выдачи
Выбор принтера
Задание диапазона печати
Выбор цветопередачи
Открыв это окно, вы можете выбрать принтер, указать слайды, подлежащие печати, и задать число копий. При печати нескольких копий, включающих более одного слайда, можно задать параметр, обеспечивающий разборку слайдов по копиям (то есть, будут напечатаны все слайды одной копии, прежде чем начнется печать другой копии). Кнопка Просмотр (Preview) позволяет открыть окно предварительного просмотра и просмотреть презентацию перед печатью.
При использовании профессиональной печати может возникнуть необходимость напечатать слайды в файл, а не на принтер. Чтобы слайды печатались в файл, выделите флажок Печать в файл (Print to File) в диалоговом окне Печать (Print).
Щелкнув на стрелке поля Печатать (Print what) в диалоговом окне Печать (Print),
можно выбрать один из следующих типов вывода презентации:
Слайды (Slide) - печать слайдов в том виде, в каком они отображаются на экране. Если вместо бумаги вставить в принтер диапозитивную пленку, можно напечатать прозрачный слайд.
Выдачи (Handouts) - печать одного, двух, трех, четырех, шести или девяти слайдов на одной странице.
Страницы заметок (Notes Pages) — печать слайдов с заметками докладчика. Заметки размещаются под уменьшенной копией слайда, расположенной вверху страницы.
Структура (Outline View) - печать структуры презентации в том виде, как она выглядит на вкладке Структура (Outline).
На следующем рисунке приведен пример каждого вида печати:
Слайд
(альбомная ориентация)
Выдачи
(6 слайдов на странице) Заметки Структура
Щелкнув на стрелке поля Цвет или оттенки серого (Color/grayscale) в диалоговом окне
Печать (Print), можно выбрать один из следующих параметров:
Цвет (Color) - используется для печати цветных презентаций на цветном принтере. Если указать этот параметр для черно-белого принтера, презентации будет напечатана с помощью различных оттенков серого цвета.
Оттенки серого (Grayscale) - задает печать с использованием оттенков серого как на цветном, так и на черно-белом принтере.
Черно-белый (Pure Black and White) - задает черно-белую печать презентации независимо от типа принтера.
И наконец, внизу диалогового окна Печать (Print) имеется ряд параметров, список и назначение которых представлены ниже:
Масштабировать по листу (Scale to fit paper) — обеспечивает оптимальное размещение слайда на странице, подгоняя его размер под формат листа бумаги.
Обрамление слайдов (Frame Slides) — добавляет тонкую рамку в печатаемые слайды, заметки и раздаточные материалы.
Включить страницы с примечаниями (Include comment pages) — обеспечивает печать вставленных в презентацию примечаний.
Печать скрытых слайдов (Print hidden slides) — позволяет напечатать все скрытые слайды.
Упражнение 9
В этом упражнении вы распечатаете две копии слайдов 2, 3 и 4 как выдачи.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Откройте файл Print, находящийся в папке Printing.
Щелкните по кнопке «Office» (Office Button).
Наведите указатель мышки на команду Печать (Print) и выберите пункт Печать (Print).
Откроется диалоговое окно Печать (Print).
В поле Копии (Copies) поменяйте значение параметра число копий (Number of copies) на
2.
В поле Диапазон печати (Print range) сделайте активным параметр слайды (Slides) и введите 2;3;4.
Поменяйте параметр Печать (Print what) на Выдачи (Hadouts).
В поле Выдачи (Handouts) поменяйте параметр слайдов на странице (Slides per page) на
3.
Нажмите ОК (если к компьютеру подключен принтер) или Отмена (Cancel) (если к компьютеру не подключен принтер).
Сохраните презентацию и закройте PowerPoint 2007.
Текст слайда является элементом второго уровня структуры
Подсвеченный значок означает, что данный слайд активен, т.е. отображается на экране
Заголовок слайда является верхнем уровнем структуры
РАБОТА СО СТРУКТУРОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ
Изучив эту главу, вы сможете:
создавать новую презентацию;
вводить текст в структуру презентации;
форматировать текст презентации;
передавать структуру в документ Word.
Структура презентации представляет собой иерархический список, состоящий из заголовков и основного текста слайдов. Работа со структурой ведется на вкладке Структура в области Структура/Слайды, которая позволяет просмотреть, отредактировать и реорганизовать
содержание презентации. Кроме того, с помощью этой вкладки можно импортировать в презентацию структуры, созданные в других программах, или, наоборот, экспортировать структуру PowerPoint в файлы других форматов.
Создание новой презентации
Если вы еще не решили, как должна выглядеть презентация, лучше начать с чистого листа. Пустую презентацию можно создать как при запуске PowerPoint, так и воспользовавшись командой Создать (New) в кнопке MS Office. В любом случае, на экране отобразится пустой слайд, с которого можно начать работу.
Ввод текста в структуру
Работа со структурой обладает тем преимуществом, что все слайды отображаются в одном месте. Вкладка Структура в области Структура/Слайды позволяет не только редактировать содержание презентации, но также изменять уровни отступов элементов структуры. Увеличив отступ, можно преобразовать заголовок слайда в элемент маркированного списка (или понизить уровень элемента списка). И наоборот, уменьшение отступа преобразует элемент маркированного списка в заголовок слайда.
Рассмотрим уровни структуры и работу с ними.
Для работы со структурой презентацией можно пользоваться контекстным меню
(щелчок правой кнопкой мыши на элементе структуры) или различными сочетаниями клавиш:
Контекстное меню
|
Сочетания клавиш
|
|
Tab – понизить уровня
Shift +Tab – повысить уровень
|
Рассмотрим, что позволяют делать команды структуры:
Свернуть – скрытие элементов, кроме заголовка выделенного слайда; Развернуть – отображение элементов всей структуры выделенного слайда; Повысить уровень – изменить уровень текущего текста на один вверх; Понизить уровень – изменить уровень текущего текста на один вверх; Вверх – перемещение текущего уровня на одну ступень вверх по структуре; Вниз – перемещение текущего уровня на одну ступень вниз по структуре;
Для добавления текста к новому слайду на вкладке структуры выполните следующее:
Щелкните справа от значка слайда, к которому требуется добавить заголовок. Значок слайда выделится и рядом будет мигать курсор.
Введите нужный текст.
Текст появится как на вкладке структуры, так и на самом слайде.
Нажмите на клавиатуре [Enter].
Появится новый слайд.
Нажмите на клавиатуре [Tab], чтобы понизить уровень структуры.
Введите текст и нажмите [Enter].
Появится новая строка такого же уровня. Если нужно понизить уровень, то нажмите на клавиатуре клавишу [Tab], а если понизить, то – [Shift] + [Tab].
Упражнение 10
В этом упражнении вы создадите новую презентацию и введете текст с помощью структуры.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Щелкните по кнопке «Office» (Office Button).
В открывшемся окне выберите команду Создать (New).
В поле Пустые и последние (Blank and recent) дважды щелкните по Новая презентация
(New presentation). Будет создан пустой слайд.
В области Слайды/Структура (Slides/Outline) перейдите к вкладке Структура (Outline).
Щелкните справа от значка слайда 1.
Введите: Организация праздников и на клавиатуре нажмите клавишу [Enter].
Введенный текст будет заголовком слайда и создан второй слайд презентации.
На клавиатуре нажмите клавишу [Tab] и введите: Компания "Праздник Навсегда".
На клавиатуре нажмите комбинацию клавиш [Сtrl]+[Enter]. Будет создан новый слайд.
Введите: Виды мероприятий, на клавиатуре нажмите клавишу [Enter].
Введите: Корпоративные праздники, и на клавиатуре нажмите клавишу [Tab].
На клавиатуре нажмите клавишу [Enter] и введите: Банкет, затем на клавиатуре нажмите клавишу [Tab].
Создайте еще четыре элемента списка: Фуршет, Барбекю, Кофе-брейк и Коктейль- пати.
На клавиатуре нажмите клавишу [Enter] и введите Частные праздники.
На клавиатуре нажмите комбинацию клавиш [Shift]+[Tab]. Уровень текста будет понижен.
Понизить или повысить уровень элемента можно также при помощи кнопок набора команд Абзац (Paragraph).
Самостоятельно с помощью структуры оформите слайд так, как показано на рисунке.
Сохраните презентацию под именем Outline и закройте PowerPoint 2007.
Вставка структуры из документа Microsoft Word Если у вас имеется готовый текст в другой программе, например, в Microsoft Word , можно вставить его в структуру презентации в качестве содержания слайдов. PowerPoint
позволяет вставлять текст из нескольких форматов, включая Microsoft Word (.doc), Rich Text Format (.rtf) и обычный текст (.txt).
Если текст вставляется из документов Word или RTF, PowerPoint создаст структуру, исходя из стилей заголовков в документе. При вставке обычного текста абзацы, не имеющие символов табуляции, становятся заголовками, а абзацы с табуляцией образуют основной текст слайда. Можно также вставить текст из веб-документа в формате HTML. В этом случае вставленный текст отобразится на слайде внутри текстового поля.
Для вставки структуры из документа Word проделайте действия, представленные ниже:
Поставьте курсор в то место, куда вы хотите сделать вставку.
На вкладке Главная (Home) щелкните по маленькой стрелке у кнопки Создать слайд (New Slide) и выберите пункт Слайды из структуры (Slides from Outline).
В появившемся диалоговом окне найдите, выделите файл, из которого вы берете структуру, и нажмите Вставка (Paste).
В структуру презентации будут добавлены слайды с текстом из выбранного файла.
Удаление и реорганизация слайдов и текста презентации
Работая на вкладке Структура, можно отредактировать и реорганизовать содержание презентации с помощью панели инструментов Структура (Outlining) или простым перетаскиванием слайдов и текста.
Можно также создать несколько слайдов из одного. Для этого поставите курсор в то место, где хотите разделить и нажмите [Tab]+[Shift], т.е. увеличьте уровень строки до заголовка слайда.
Прежде чем выполнять какие-либо действия над элементом структуры, его необходимо выделить. Чтобы выделить слайд или абзац текста, щелкните на значке слайда или на маркере. Чтобы выделить слово, щелкните дважды на нем. Чтобы выделить фрагмент текста, протащите по нему указатель мыши при нажатой левой кнопке. Можно также щелкнуть в пустой области в конце заголовка слайда или абзаца, чтобы выделить всю строку текста. Это особенно удобно при выделении заголовков.
Чтобы изменить порядок слайдов и абзацев, можно воспользоваться кнопками Вверх (Move Up) и Вниз (Move Down) в контекстном меню или перетащить выделенный элемент в нужное положение. Чтобы переместить фрагмент текста, выделите его и перетащите в новую позицию.
Упражнение 11
В этом упражнении вы вставите готовую структуру из Word и реорганизуете структуру.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Откройте файл OutlineWord, находящийся в папке Outlining.
нение 12
В наборе команд Слайды (Slides) щелкните по стрелке команды Создать слайд (New Slide).
В открывшемся окне выберите пункт Слайды из структуры (Slides from Outline).
Откроется диалоговое окно Вставка структуры (Insert Outline).
Перейдите к папке с рабочими файлами, а затем дважды щелкните по папке Outlining.
Щелкните дважды на файле Outline. Структура будет вставлена в презентацию.
В структуре слайдов щелкните по обозначению слайда 3 и на клавиатуре нажмите клавишу [Del]. Слайд будет удален из презентации.
Подобным образом можно удалять не только пустые слайды, но и другие объекты.
В структуре на слайде 5 наведите указатель мышки на маркер слева от элемента
«Приготовление блюд на мангале», зажмите левую кнопку и перетащите элемент в конец слайда.
Сохраните презентацию и закройте PowerPoint 2007.
Форматирование текста в структуре
Добавление тени
позади текста
Очистить формат текста
Изменение размера текста
Изменение типа шрифта
Изменение типа шрифта
Изменение цвета текста
Завершив ввод и перемещение текста в структуре, можно изменить внешний вид текста, применив атрибуты форматирования, такие как шрифт, размер символов или начертание. Чтобы отформатировать текст, следует вначале выделить его, а затем воспользоваться кнопками на вкладке Главная (Home) в группе команд Шрифт (Font).
-
Упраж
|
Добавление линии, проходящей через середину текста
|
|
|
|
В этом упражнении вы отформатируете текст в структуре.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Откройте файл FormatText, находящийся в папке Outlining.
В области Слайды/Структура (Slides/Outline) перейдите к вкладке Структура (Outline).
Выделите заголовок второго слайда.
В наборе команд Шрифт (Font) щелкните по стрелке команды Шрифт (Font).
Откроется список шрифтов.
В списке шрифтов выберите шрифт Times New Roman. Шрифт выделенного заголовка изменится.
В наборе команд Шрифт (Font) щелкните по стрелке команды Размер шрифта (Font Size). Откроется список размеров шрифта.
Установите размер шрифта 60.
На слайде 2 выделите подзаголовок Корпоративные праздники.
На клавиатуре зажмите клавишу [Ctrl] и не отпуская ее выделите подзаголовок
Частные праздники. Будут выделены оба подзаголовка.
В наборе команд Шрифт (Font) выберите команду Тень текста (Text Shadow).
На слайде 2 выделите элементы списка так, как показано на рисунке.
В наборе команд Шрифт (Font) щелкните по стрелке команды Цвет текста (Text Color) и в раскрывшейся галерее цветов выберите Красный, Акцент 2 (Red, Accent 2).
Сохраните презентацию и закройте PowerPoint 2007.
Сохранение структуры и заметок в документе Microsoft Word
PowerPoint включает средства, позволяющие использовать содержание презентации в других программах. Структуру презентации или заметки докладчика можно экспортировать в Word, воспользовавшись командой Создать выдачи в Microsoft Office Word (Create Handouts in Microsoft Office Word), которая находится в кнопке MS Office в пункте Опубликовать (Publish).
При нажатии на эту команду открывается диалоговое окно Отправка в Microsoft Office Word (Send to Microsoft Office Word), в котором предложены пять вариантов сохранения презентации.
Откроется диалоговое окно Отправка в Microsoft Office Word (Send to Microsoft Office Word).
В диалоговом окне выберите вариант Только структура (Outline only) и нажмите ОК.
Откроется Word 2007 в который будет вставлена структура из презентации.
Сохраните документ и закройте Word 2007.
Сохраните презентацию и закройте PowerPoint 2007.
Определение связей между создающимся документом Word и презентацией PowerPoint Если отметить опцию Связать, тогда изменения в презентации повлекут за собой изменения в документе Word После нажатия на кнопку OK PowerPoint откроет новый документ Word и скопирует в него указанную информацию. Упражнение 13 В этом упражнении вы сохраните структуру в Word.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Откройте файл SendOutline, находящийся в папке Outlining.
Щелкните по кнопке «Office» (Office Button).
В открывшемся меню выберите команду Опубликовать (Publish), затем команду
Создать выдачи в Microsoft Office Word (Create Handouts in Microsoft Office Word).
|
