РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ И ДИАГРАММАМИ Изучив эту главу, вы сможете: 
вставлять и форматировать таблицы;
вставлять и изменять диаграммы;
вставлять и изменять графический компонент «SmartArt».
Таблицы и диаграммы могут сделать презентацию интереснее и понятнее, особенно, если нужно показать анализ каких-то данных. В PowerPoint существует несколько способов для представления данных, структурированных каким-либо образом. Для отображения таких данных предпочтительно использовать таблицы, а для наглядного отображения
числовых данных – различные диаграммы, чтобы упростить восприятие сложной статистической информации.
Вставка и форматирование таблицы
Таблица может оказаться лучшим выбором для представления большого массива данных в структурированном и удобном для восприятия формате. Таблица представляет собой способ организации информации в виде столбцов и строк. Пересечение строк и столбцов образует ячейку, предназначенную для ввода данных. При создании таблицы можно воспользоваться стандартным форматом или нарисовать произвольную таблицу. Чтобы ввести данные в ячейку, нужно поместить в нее курсор. Перемещение по ячейкам таблицы осуществляется с помощью клавиши [Tab]. Первая строка таблицы обычно используется для заголовков столбцов, а левый столбец - для названий строк. Текст в ячейках можно отформатировать, выделив предварительно всю таблицу или отдельные ячейки. Несколько смежных ячеек можно объединить в одну или, наоборот, разбить ячейку на две. Объединение ячеек может понадобиться, например, для ввода названия таблицы в первую строку. С помощью связанных вкладок можно изменить фон и обрамление ячеек, выравнивание текста в ячейках, шрифт и другие параметры.
Таблицы можно добавлять в слайд с использованием макета или командной вкладки.
Вкладка Вставка (Insert)
Вставка таблицы
Макет слайда
Вставка таблицы
Для добавления таблицы на слайд сделайте следующее:
Щелкните по кнопке добавления таблицы либо на макете слайда, либо на вкладке
Вставка (Insert) (как показано на рисунках выше).
Укажите, какое количество строк и столбцов должно быть у вашей таблицы.
Макет слайда Вкладка Вставка (Insert)
Проведите указателем мыши по тому количеству ячеек, которое должно быть в создаваемой таблице, и щелкните на последней предполагаемой ячейке. Либо воспользуйтесь командой Вставить таблицу (Insert Table) 
Если перед вставкой вы выделили несколько строк или столбцов, Word добавит такое же количество строк или столбцов.
Для удаления строки или столбца выполните следующие действия:
Щелкните в любом месте удаляемой строки или столбца или ячейки.
На вкладке Макет (Layout) в группе Строки и столбцы (Rows and Columns)
щелкните по кнопке Удалить (Delete), а затем выберите нужную вам команду.
Маркеры изменения размера (на углах и посередине границ таблицы), схватив за которые мышью, можно уменьшать или увеличивать ширину либо высоту таблицы. Схватив за границу таблицы, можно перемещать ее.
Появится пустая таблица с заданной структурой,
и на Ленте (Ribbon) отобразятся две вкладки Конструктор (Design)
и Макет (Layout)
Для работы с таблицами требуется умение выделять отдельные ее элементы. Чтобы выделить ячейку, перетащите мышь при нажатой левой кнопке по содержимому в ней. Для выделения любого элемента таблицы, подведите к нему указатель мыши, так чтобы он принял вид маленькой черной стрелки ( ), направленной на выделяемый элемент, и щелкните либо протяните мышь при нажатой левой кнопке, если выделяете несколько однородных элементов таблицы.
Для перемещения внутри таблицы из одной ячейки в другую используется клавиша [Tab], а для создания нового абзаца внутри той же ячейки нажмите [Enter]. Для добавления новой строки к таблице нажмите [Tab] в нижней правой ячейке.
Чтобы вставить строку или столбец выполните следующие действия:
Щелкните в ячейке, до или после которой осуществляется вставка.
На вкладке Макет (Layout) в группе Строки и столбцы (Rows and Columns) и щелкните на нужном варианте:
Указанный элемент будет удален.
Для форматирования элементов таблицы предназначена вкладка Конструктор (Design).
На ней имеется несколько групп команд:
Параметры стилей таблицы позволяют выделять цветом в таблице первую, последнюю строки, первый, последний столбцы, чередовать насыщенность цвета по строкам и столбцам.
Стили таблиц дают возможность применять различное цветовое оформление, делать заливку ячеек, отображать или скрывать границы, применять объемные эффекты (тень, свечение, отражение, объемное вращение).
Стили WordArt оформляют текст внутри таблице: контур букв (цвет, толщина, тип линии), заливка (цвет, заливка рисунком, градиент, текстура), эффекты (тень, свечение, отражение, объемное вращение).
Нарисовать границы – работа с границами таблицы: тип линии, толщина, цвет.
Для работы со структурой таблицы предназначена вкладка Макет (Layout). Она имеет следующие группы команд:
Таблица – выделение того элемента, где стоит курсор или того, что выделено.
Строки и столбцы – добавление или удаление строк и столбцов в таблице.
Объединить – объединение нескольких строк или столбцов таблицы, а также разбиение ячейки (ячеек) на несколько.
Размер ячейки – установка размера ячеек и выравнивание ширины столбцов или высоты
строк.
Выравнивание – расположение и изменение направления (под любым углом наклона) текста внутри ячейки.
Размер таблицы – регулировка размера таблицы, сохраняя пропорции или нет.
Упорядочить – взаимное расположение нескольких таблиц или объектов по отношении друг к другу.
Упражнение 37
В этом упражнении вы вставите таблицу и отформатируете ее.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Откройте файл InsertTable, находящийся в папке Inserting.
Перейдите к слайду 6.
Перейдите к командной вкладке Вставка (Insert).
В наборе команд Таблицы (Tables) выберите команду Таблица (Table), и создайте таблицу 3×3.
Расположите таблицу под текстом.
В наборе команд Стили таблиц (Table Styles) щелкните по кнопке Дополнительные параметры (More). Откроется галерея стилей таблицы.
В открывшейся галерее выберите стиль Стиль из темы – Акцент 2 (Themed Style 1 – Accent 2). Таблица изменится согласно выбранному стилю.
Выделите верхние ячейки таблицы и перейдите к командной вкладке Макет (Layout).
В наборе команд Объединить (Merge) выберите команду Объединить ячейки (Merge Cells). Выделенные ячейки будут объединены в одну.
Щелкните по обрамлению таблицы и в наборе команд Выравнивание (Alignment) выберите команду По центру (Center). Информация вводимая в любую ячейку будет выровнена по центру.
В верхней ячейке таблицы введите: Расценки на выпечку.
В ячейки второго столбца введите: Булочки, Булочки с начинкой и Рулеты
соответственно.
В ячейки третьего столбца введите: 10-20 р., 25-50 р. и 50-100 р. соответственно.
Сохраните презентацию и закройте PowerPoint 2007.
Вставка и модификация диаграммы
Для представления числовых данных в графическом виде используется диаграмма, которую можно добавить на слайд, используя макет или вкладку Вставка (Insert):
Макет слайда
Вкладка Вставка (Insert)
Вставка диаграммы
Вставка диаграммы
Для добавления диаграммы на слайд сделайте следующее:
Щелкните по кнопке добавления диаграммы либо на макете слайда, либо на вкладке
Вставка (Insert) (как показано на рисунках выше).
В открывшемся диалоговом окне Вставка диаграммы (Insert Graph) выберите подходящий тип диаграммы, щелкнув на нем, а затем – по кнопке OK.
На экране запуститься программа Microsoft Office Excel, где нужно ввести данные для построения диаграммы.
Отредактируйте таблицу в Excel: вместо «Ряд 1», «Ряд 2», «Ряд 3» и т.д. наберите свои названия столбцов, а вместо «Категория 1», «Категория 2»,
«Категория 3» и т.д. введите названия строк, измените данные внутри таблицы.
Таблица данных
Закройте Excel.
Ряд данных
Легенда
Категория
Область построения диаграммы
На слайде появится диаграмма:
Для редактирования и форматирования диаграммы появляется связанные с ней три вкладки:
Конструктор (Design)
Эта вкладка имеет такие группы команд: Тип – для изменения типа диаграммы и сохранения своего оформления диаграммы; Данные – работа с данными диаграммы (изменение в Excel, обновление, выбор данных для построения диаграммы в другом месте рабочего листа Excel); Макеты диаграмм – выбор макета с легендой или без нее, с заголовком или без него и т.п.; Стили диаграмм – выбор оформления диаграммы из галереи стилей.
Макет (Laoyut) – изменение макета области диаграммы: выделение элемента диаграммы для редактирования или форматирования его; вставка рисунка или фигур Office; добавление в область построения диаграммы названия, подписи осей и данных, легенды, таблицы данных; отображение или скрытие осей и сетки; редактирование фона диаграммы; добавление линии тренда и погрешностей для анализа данных.
Формат (Format) – для форматирования элементов диаграммы: применение стилей (заливка разными способами, контур разнообразных типов, трехмерные эффекты); изменение стилей надписей внутри области диаграммы (цвет, контур, эффекты); упорядочивание объектов по отношению друг к другу; регулирование размера диаграммы.
Упражнение 38
В этом упражнении вы вставите диаграмму и измените ее.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Откройте файл InsertChart, наодящийся в папке Inserting.
Перейдите к последнему слайду презентации и создайте новый слайд.
Перейдите к командной вкладке Вставка (Insert).
В наборе команд Иллюстрации (Illustrations) выберите команду Диаграмма (Chart).
Откроется диалоговое окно Вставка диаграммы (Insert Chart).
В категории Гистограмма (Column) выберите диаграмму Цилиндрическая с группировкой (Clustered Cylinder). В документ будет вставлена диаграмма и откроется книга Excel с набором данных.
На листе Excel измените диапазон данных диаграммы. Диапазон должен быть A1:B4.
В ячейку B1 введите текст: Количество проведенных праздников.
В ячейки A2, A3 и А4 введите: 2004, 2005 и 2006 соответственно.
В ячейки В2, В3 и В4 введите: 82, 156 и 238 соответственно.
Закройте Excel.
В наборе команд Стили диаграмм (Chart Style) щелкните по кнопке Дополнительные параметры (More). Откроется галерея стилей диаграммы.
В открывшейся галерее выберите Стиль 31 (Style 31).
Перейдите к командной вкладке Макет (Layout).
В наборе команд Подписи (Lables) выберите команду Название диаграммы (Chart Title),
затем пункт Название по центру с перекрытием (Overlay Title).
В наборе команд Подписи (Lables) выберите команду Легенда (Legend), затем пункт
Нет (None).
В наборе команд Подписи (Lables) выберите команду Подписи данных (Data Lables),
затем пункт Показать (Show).
В наборе команд Оси (Axes) выберите команду Сетка (GridLines).
В открывшемся окне выберите пункт Горизонтальные линии сетки по основной оси
(Primary Horizintal GridLines), затем пункт Нет (None).
Щелкните в пустом месте слайда.
Сохраните презентацию и закройте PowerPoint 2007.
Вставка и форматирование диаграммы Microsoft Graph
Microsoft Graph представляет собой программу, предназначенную для создания диаграмм. Чтобы запустить Graph, нужно перейти на вкладку Вставка (Insert) и в наборе команд Текст (Text) выберите команду Объект (Object). Появится диалоговое окно вставки объекта, где в списке Тип Объекта (Object Type) выберите объект Диаграмма Microsoft Graph и нажмите ОК.
После на экране появляется готовая примерная диаграмма из столбцов вместе с таблицей данных, куда нужно ввести данные для построения вашей диаграммы.
Маркер изменения размера диаграммы, за который нужно схватить мышью и потянуть в нужном направлении
Маркер данных
Область построения диаграммы
Легенда
Ряд данных
Таблица данных
Кнопка выделения всех данных таблицы
Очистите таблицу данных примерной диаграммы. Наилучший способ очистки этой таблицы – выделите всю таблицу целиком щелчком мыши на блоке пересечения номеров строк и букв столбцов. А затем нажмите [Delete].
Введите свои данные в таблицу. Следите, чтобы заголовки вашей таблицы попали только в самые первые столбец и строку, которые не имеют обозначений (буквы А, В, С и т.д., цифры 1, 2, 3 и т.д.). Обратите внимание на рисунке как напечатаны заголовки. Заголовки таблицы не могут занимать более одной строки и столбца.
Построенную диаграмму можно редактировать и форматировать, т.е. изменять ее тип, добавлять к ней названия и подписей к осям, отображать оси, сетку, скрывать или отображать
Добавление на диаграмму линий сетки:
Выберите в меню Диаграмма (Chart) команду Параметры диаграммы (Chart Options).
Выберите вкладку Линии сетки
(Gridlines).
Установите флажки у нужных линий, которые хотите отобразить и нажмите OK.
|
|
Отображение легенды на диаграмме:
Легенда – это описание значений цветов на диаграмме. Располагается в отдельном прямоугольнике рядом с диаграммой.
Выберите в меню Диаграмма (Chart) команду Параметры диаграммы (Chart Options).
Выберите вкладку Легенда
(Legend).
Отметьте нужную вам опцию размещения легенды и нажмите OK.
|
|
Добавление на диаграмму значений данных:
Выберите в меню Диаграмма (Chart) команду Параметры диаграммы (Chart Options).
Выберите вкладку Подписи данных (Date Labels).
Установите флажки у нужных подписей, которые хотите добавить.
|
|
легенду, добавлять на диаграмму значения данных, добавлять таблицу данных. Это осуществляется с помощью двух панелей приложения Microsoft Graph Стандартная (Standart) и Форматирование (Format) и строки меню: 
Изменение типа диаграммы:
Выберите в меню Диаграмма (Chart) команду Тип диаграммы (Chart type)
В категориях слева щелкните нужный тип диаграммы, справа – нужный подтип и нажмите ОК.
|
|
Добавление на диаграмму названия и подписей к осям:
Выберите в меню Диаграмма (Chart) команду Параметры диаграммы (Chart Options).
Выберите вкладку Заголовки
(Titles).
Впишите в соответствующее поле нужное название и нажмите OK.
|
|
Отображение осей на диаграмме:
Выберите в меню Диаграмма (Chart) команду Параметры диаграммы (Chart Options).
Выберите вкладку Оси (Axes).
Установите флажки у нужных осей данных, которые вы хотите отобразить.
|
|
Добавление на диаграмму таблицу данных:
Выберите в меню Диаграмма (Chart) команду Параметры диаграммы (Chart Options).
Выберите вкладку Таблица данных (Date Table).
Установите флажок Таблица данных (Show Date Table) и нажмите OK.
|
|
Для завершения работы с диаграммой щелкните за ее пределами по слайду. Приложение Microsoft Graph будет закрыто. Чтобы вновь попасть в режим редактирования диаграммы, сделайте по ней двойной щелчок.
Упражнение 39
В этом упражнении вы вставите диаграмму Microsoft Graph, а затем внесете изменения во внедренный объект.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Откройте файл InsertGraph, находящийся в папке Inserting.
Перейдите к слайду 12.
В наборе команд Слайды (Slides) выберите команду Создать слайд (New Slide).
Измените макет созданного слайда на Заголовок и объект (Title and Content).
В заголовке слайда напишите: Количество проведенных частных мероприятий.
Перейдите к командной вкладке Вставка (Insert).
В наборе команд Текст (Text) выберите команду Объект (Object). Откроется диалоговое окно Вставка объекта (Object).
В списке Тип Объекта (Object Type) выберите объект Диаграмма Microsoft Graph и нажмите ОК.
На панели инструментов Стандартная щелкните по стрелке команды Тип диаграммы (Chart Type) и выберите Объемная линейчатая диаграмма (3-D Bar Chart). Тип диаграммы будет изменен.
В диалоговом окне InsertGraph – Таблица данных введите данные так, как показано на рисунке.
Щелкните по оси годов и в наборе команд форматирование выберите команду Текст против часовой стрелки (Angle Conterclockwise).
Щелкните в пустом месте слайда.
Сохраните презентацию и закройте PowerPoint 2007.
Вставка диаграммы Microsoft Excel
Вставка диаграммы Excel в презентацию осуществляется путем внедрения или связывания. Внедренный объект хранится в презентации, но поддерживает прямую связь с программой, в которой был создан. Эта программа называется исходной. Внедренный объект можно легко отредактировать, щелкнув на нем дважды, чтобы открыть исходную программу.
Внедрение объектов приводит к увеличению размера презентации. Этого можно избежать, воспользовавшись вместо внедрения связыванием. Связанный объект, хотя и отображается на слайде, хранится в исходном файле. Презентация при этом содержит только ссылку на исходный документ. При модификации исходного документа связанный объект обновляется.
Для вставки в документ диаграммы Microsoft Excel выполните следующее:
На вкладке Вставка (Insert), в наборе команд Текст (Text) щелкните по кнопке Объект (Object). Появится диалоговое окно вставки объекта, где в списке Тип Объекта (Object Type) выберите объект Диаграмма Microsoft Office Excel и нажмите ОК.
Если вы уже имеете диаграмму в файле Excel и хотите вставить ее в презентацию, тогда в диалоговом окне (на рисунке выше) выберите опцию Создать из файла, и с помощью кнопки Обзор (Browse) найдите нужный файл и нажмите Вставить (Paste). Рабочий лист будет вставлен на слайд как внедренный объект. Чтобы редактировать его, сделайте на нем двойной щелчок. Для возврата в презентацию щелкните за пределами рабочего листа, по слайду.
Редактирование и форматирование диаграммы Excel осуществляется с помощью трех связанных с ней вкладок Конструктор (Design), Макет (Laoyut), Формат (Format). Подробнее об этих вкладках рассказывается в параграфе «Вставка и модификация диаграммы».
Упражнение 40
В этом упражнении вы вставите диаграмму Excel, а затем внесете изменения во внедренный объект.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Откройте файл InsertExcel, находящийся в папке Inserting.
Перейдите к слайду 7.
В наборе команд Слайды (Slides) выберите команду Создать слайд (New Slide).
В заголовке слайда напишите: Количество проведенных корпоративных мероприятий.
Перейдите к командной вкладке Вставка (Insert).
В наборе команд Текст (Text) выберите команду Объект (Object). Откроется диалоговое окно Вставка объекта (Insert Object).
Выберите пункт Создать из файла (Create from File) и нажмите Обзор (Browse).
Перейдите к папке с рабочими файлами, а затем дважды щелкните по папке Inserting.
Щелкните дважды на файле Sales. Файл будет вставлен в слайд.
Увеличьте диаграмму так, как показано на рисунке.
Дважды щелкните по вставленной диаграмме. Документ откроется в Excel.
Перейдите на лист Продажи и поменяйте значение в ячейке E6 на 82.
Перейдите обратно на лист 1 и щелкните в пустом месте слайда.
Сохраните презентацию и закройте PowerPoint 2007.
Вставка и модификация организационной диаграммы
Организационная диаграмма представляет собой схему, отображающую производственные отношения между сотрудниками организации. После создания на слайде появится образец организационной диаграммы, куда можно добавить нужные блоки, текст и соединительные линии.
Организационные диаграммы можно добавлять в слайд с использованием макета или командной вкладки.
Макет слайда
|
Вкладка Вставка (Insert)
Вставка организационной диаграммы
|
|
Вставка организационной диаграммы
|
|
Для добавления организационной диаграммы на слайд сделайте следующее:
Щелкните по кнопке добавления организационной диаграммы либо на макете слайда, либо на вкладке Вставка (Insert) (как показано на рисунках выше).
В открывшемся диалоговом окне в левой его части выберите Иерархия (Hierarchy),
а в правой части выберите тип иерархии и нажмите OK.
В слайд будет вставлен объект SmartArt:
Чтобы ввести текст в элемент организационной диаграммы, достаточно щелкнуть на
элементе или слева на области текста и начать печатать. Чтобы вставить в диаграмму новый элемент, нужно выделить элемент, относительно которого осуществляется вставка, а затем воспользоваться меню кнопки Добавить фигуру (Add Shape) на вкладке Конструктов (Design) и выбрать один из следующих вариантов:
Если элемент добавлен по ошибке, его можно удалить, выделив и нажав на клавишу [Delete].
Редактировать и форматировать объект SmartArt можно с помощью вкладок Конструктов (Design) – изменение структуры организационной диаграммы (макет, положение уровня, стили) и Формат (Format) – изменение вида диаграммы (цвет заливки элементов диаграммы, стиль и цвет обрамления фигур, входящих в объект, стили надписи)
Чтобы завершить работу над организационной диаграммой, достаточно отменить ее выделение, щелкнув за ее пределами, на слайде.
Упражнение 41
В этом упражнении вы вставите организационную диаграмму и измените ее.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Откройте файл InsertOrganizationChart, находящийся в папке Inserting.
Перейдите к последнему слайду презентации и создайте новый слайд.
Перейдите к командной вкладке Вставка (Insert).
В наборе команд Иллюстрации (Illustrations) выберите команду SmartArt. Откроется диалоговое окно Выбор объекта SmartArt (Choose a martArt Graphic).
В категории Иерархия (Hierarchy) выберите фигуру Иерархия (Hierarchy) и нажмите
ОК.
В верхнем поле объекта введите: Мероприятия.
В левом поле второго уровня иерархии введите: Корпоративные.
В правом поле второго уровня иерархии введите: Частные.
В левом поле третьего уровня иерархии введите: Банкет.
В среднем поле третьего уровня иерархии введите: Фуршет.
В правом поле третьего уровня иерархии введите: Свадьба.
Перейдите к командной вкладке Конструктор (Design).
В наборе команд Создать рисунок (Create Graphic) щелкните по стрелке команды Добавить фигуру (Add Shape) и выберите пункт Добавить фигуру после (Add Shape After).
В вставленной фигуре введите: Юбилей.
Щелкните в пустом месте слайда.
Сохраните презентацию и закройте PowerPoint 2007.
Графический компонент «SmartArt»
Графика SmartArt – визуальное представление информации, в частности, организационных диаграмм. SmartArt предназначен для работы с гибкими, настраиваемыми диаграммами, представляющими информацию различными способами. Для таких объектов есть возможность добавлять визуальные эффекты, таких как: тень, отражение, объем, скос, деформацию и т.д.
SmartArt можно найти на вкладке Вставка в группе Иллюстрации в кнопке SmartArt.
В зависимости от целей следует выбрать тип создаваемой диаграммы SmartArt: Список, Процесс, Цикл, Иерархия, Связь, Матрица, Пирамида. На любом этапе редактирования диаграммы можно поменять ее тип, оформление и стиль. Это можно осуществить на вкладках, которые появляются вместе с объектом.
В Office PowerPoint 2007 разработчики наделили SmartArt очень интересным свойством: любой текст, уже введенный в слайд и отформатированный списком, можно преобразовать в диаграмму SmartArt. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по текстовому полю, над которым будет производиться преобразование, потом выбрать команду Преобразовать в SmartArt и затем указать тип диаграммы.
В наборе команд Абзац (Paragraph) выберите команду Преобразовать в SmartArt (Convert to SmartArt). Откроется галерея объектов SmartArt.
Выберите Вертикальный блочный список (Vertical Block List).
Удалите пустые блоки.
В наборе команд Стили SmartArt (SmartArt Styles) выберите команду Изменить цвета
(Change Color) и выберите последний набор в области Акцент 2 (Accent 2).
В наборе команд Стили SmartArt (SmartArt Styles) щелкните по кнопке Дополнительные параметры (More). Откроется галерея стилей.
Упражнение 42
В этом упражнении вы преобразуете текст слайда в объект SmartArt и отредактируете
его.
Запустите программу PowerPoint 2007.
Откройте документ InsertSmartArt, находящийся в папке Inserting.
Перейдите к слайду 2.
Щелкните по любому элементу списка.
В открывшейся галерее выберите стиль Плоский (Flat Scene).
Сохраните презентацию и закройте PowerPoint 2007.
|
