2.5.Индексные и поисковые формы
Формы для индексации документов и поисковых запросов, созданные системным администратором, являются наиболее важными средствами для работы с архивом. Эти формы различны, поскольку предназначены для разных задач. Их сходство может состоять только в использовании одинаковых элементов.
Приведенный ниже пример демонстрирует работу с этими элементами форм.
Для тех, кто имеет опыт работы с операционной системой Windows, элементы данного окна хорошо знакомы. При этом система САПЕРИОН также использует специальные поля с широким спектром дополнительных возможностей.
2.5.1. Стандартные поля диалоговых окон
Поля ввода
В эти поля вы можете вводить данные, такие, как числа, даты и время наряду с обычным текстом.
Длина вводимого текста может быть ограничена пользователем.
Числа вводятся как Integer (целые числа), либо как Real (с плавающей запятой).
Формат даты соответствует установкам Windows на вашем компьютере. Т.е. если установлено ММ/ДД/ГГ, то дата вводится в систему САПЕРИОН в формате месяц/день/год. Год прошлого века должен вводиться полностью. Краткая запись в виде 1/11 воспринимается системой САПЕРИОН как дата текущего года.
Формат времени также соответствует установкам Windows на вашем компьютере. Часы по умолчанию разделяются от минут двоеточием. Например, если вы введете 7:5 система автоматически запишет это время в виде 07:05 при записи документа в архив.
Системный администратор может задать определенный синтаксис для поля (например, номер знака автомобиля). При этом можно вводить только разрешенные символы. При неправильном вводе издается предупреждающий сигнал.
Кнопки-переключатели
Кнопки-переключатели могут использоваться для индексации вида да/нет, верно/неверно, включить/отключить и т.д. В поисковых формах кнопки-переключатели могут быть отключены. В этом случае кнопка-переключатель помечается серым цветом, и система САПЕРИОН не учитывает ее при выполнении запроса.
Кнопки
С помощью кнопок можно управлять такими действиями как закрытие формы, сохранение информации и т.д., они отмечены стандартными названиями «OK», «Отмена», «Результат», «Пропуск» и т.д. Следует отметить, что при создании форм ваш системный администратор может задавать другие надписи на кнопках.
Раскрывающиеся списки
Раскрывающиеся списки очень похожи на словарные таблицы (см. 2.5.4) , но при этом имеют только один столбец. Содержимое раскрывающихся списков обычно не изменяется.
С помощью раскрывающихся списков вы можете быстро заполнять поля ввода.. Для этого надо ввести только несколько начальных букв, и система САПЕРИОН автоматически заполнит поле ввода оставшимися, если найдет совпадение введенной информации с базой данных.
2.5.2. Многозначные поля
При индексации документа иногда нередко требуется ввести несколько значений в одно поле ввода. Таким образом, документ можно классифицировать как “полученный счет”, “запрос на оплату” и “внутренняя корреспонденция”, чтобы его возможно было найти в архиве по каждому из заданных индексов.
Многозначные поля отображаются как текстовые поля в индексных и поисковых формах. При индексации, каждое дополнительное значение можно ввести с новой строки или после общепринятого разделителя (по умолчанию применяется запятая). Если в многозначное поле поисковой формы вводятся несколько параметров, они соединяются логической операцией «ИЛИ».
2.5.3. Текстовые поля
В текстовые поля вы можете вводить индексную информацию практически любой длины. Система обладает мощными и удобными средствами поиска документов даже в больших неструктурированных архивах.
При сохранении индексной информации все содержимое текстовых полей будет записано в архив, но в поисковую базу данных будут внесены только отдельные слова для повышения производительности системы. Пожалуйста, обратите внимание на то, что для текстовых полей требуется достаточно много места (20-100 байт на слово), поэтому будет разумно ограничивать длину записей и использовать точные, определяющие слова для индексации.
2.5.4. Словарные таблицы
Словарные таблицы – это особые поля ввода. Вы можете ввести в область ввода запись вручную или открыть словарную таблицу (щелкнув мышкой по значку с изображением стрелки или нажав комбинацию клавиш <>), чтобы выбрать запись из нее. Содержимое соответствующего столбца будет скопировано в область ввода.
Выбор записи из таблицы в большинстве случаев более удобен (например, выбор адреса клиента из списка вместо ввода вручную). Словарные таблицы могут ускорить процесс индексации и помогают избежать ошибок при наборе текста.
Словарные таблицы могут содержать любое количество столбцов. Они очень похожи на раскрывающиеся списки, но обладают большим количеством функций.
Дополнительная информация о настройке словарных таблиц представлена в разделе 5.3.1.
2.5.5 Таблица Outliner
Таблица Outliner позволяет легко вводить и управлять информацией с иерархической структурой. Вы можете переходить на различные уровни записей одним или двойным щелчком левой кнопки мыши. Функции редактирования таблицы Outliner доступны при помощи Drag&Drop и контекстного меню.
В зависимости от настроек таблицы Outliner система САПЕРИОН автоматически заполняет соответствующие индексные поля (одно поле для каждого иерархического уровня). Эти поля обычно невидимы в форме. Содержимое этих полей затем включается в каждый запрос и индексацию. Если вы не используете таблицу Outliner, то вам придется заполнять данные поля вручную.
Различные таблицы Outliner
Таблица Outliner может отображаться двумя различными способами:
В виде списка, при котором полностью отображается только текущий уровень. Переход к другим уровням осуществляется двойным щелчком левой кнопки мыши.
В виде дерева, по которому можно перемещаться и выбирать по аналогии с программой Windows Explorer.
Отображение в виде дерева может быть двух типов: динамическое и статическое. В статическом отображении структура четко определена, при динамическом отображении структура создается на основе существующей индексной информации при каждом открытии формы.
Таким образом, динамическое отображение дерева показывает только структуру, реально используемую при индексации. В такой структуре возможно найти минимум один документ.
Во всем остальном эти два типа отображения выглядят одинаково. Однако существуют различия при редактировании параметров индексации в таблицах Outliner.
Также существует расширенная таблица Outliner, представляющая собой дальнейшее развитие динамической таблицы Outliner. В отличие от динамической, здесь можно задавать уровни, которые не связаны с документами. Более подробная информация о содержании и функциях расширенной таблицы Outliner представлена в разделе 9.10 Руководства администратора.
Создание и редактирование элементов таблиц Outliner
Outliner -> [Создать…]
|
Outliner -> [Редактировать…]
|
Outliner -> [Удалить]
|
Если системный администратор предоставил вам соответствующие права, вы можете добавлять новые записи в таблицу Outliner кнопкой [Создать…] и редактировать уже существующие кнопкой [Редактировать…].
Редактирование возможно, только если системе САПЕРИОН разрешено вносить изменения в индексную информацию всех архивных документов, использующих данную запись таблицы Outliner. Поэтому вы должны всегда осторожно относиться к подобным изменениям, так как редактирование таблиц Outliner позволит вам вносить значительные изменения в индексную информацию достаточно легко.
В динамическом отображении записи не редактируются и добавляются в отдельных формах, как это происходит в случае статического отображения. Вместо этого в соответствующей позиции таблицы Outliner открывается поле ввода, в которое можно ввести новое значение. Нажатие сохраняет запись, – отменяет текущую операцию.
Если вы удаляете запись в расширенной таблице Outliner, то при этом удаляется только элемент с SysOutlinerData=1, но не соответствующие документы. При восстановлении данной записи связанные с ней документы снова могут быть найдены в поисковых запросах.
Печать таблицы Outliner
Древовидную структуру таблицы Outliner можно распечатать, начиная с выбранной записи. Эта команда выполняется с помощью контекстного меню или нажатием на правую кнопку мышки.
Изменение индексной информации функциями Drag&Drop
Отображение таблицы Outliner в виде дерева позволяет вам изменять индексную информацию документа путем его перемещения из списка результатов в новую запись таблицы. Система САПЕРИОН автоматически сохранит изменения как новую версию.
Это можно сделать с несколькими документами одновременно, выбрав нужные с помощью нажатой клавишей .
При работе с расширенной таблицей Outliner нельзя поместить документы на другой уровень, если на более низких уровнях используются обязательные поля.
Перемещение сегментов дерева в таблицах Outliner
Вы можете перемещать целые сегменты дерева в таблице Outliner при помощи функции Drag&Drop. Обычно администратор настраивает систему таким образом, чтобы все документы, затронутые такими изменениями, автоматически обновлялись путем создания новой версии. В противном случае придется подтверждать эти изменения в соответствующем диалоговом окне.
2.5.6. Дополнительные элементы форм
Система САПЕРИОН предлагает дополнительные поля для поисковых и индексных форм. Ваш системный администратор может дать вам более подробную информацию об использовании таких полей.
Календарь
Данное поле позволяет вам вводить дату с клавиатуры или выбирать дату из календаря нажатием мышки.
SQL-запрос
Поле для SQL-запросов в поисковой форме позволяет вам создавать запросы с использованием языка баз данных SQL. Формулировка SQL-запросов имеет графическую поддержку.
Объекты ActiveX
Объекты ActiveX – это особые элементы управления функциями системы. Объект ActiveX, в принципе, является приложением, работающим внутри формы.
2.5.7. Дополнительные возможности при работе с формами
Использование «горячих» клавиш
В поисковых и индексных формах вы можете воспользоваться следующими «горячими» клавишами:
– удаляет выбранный текст в буфер обмена Windows
– вставляет текст из буфера обмена Windows
<> – в начало следующего слова
<> – в начало предыдущего слова
– переход на следующее поле
Проверка правописания в формах
Системный администратор может включить протокол проверки орфографии в требуемых полях поисковых и индексных форм. При работе данной функции, слова, незнакомые системе, будут подчеркнуты красной волнистой линией по аналогии с приложениями Windows.
Н
аведя указатель мышки на одно из подчеркнутых слов, откроется меню, состоящее из следующих опций:
Варианты замены на слова из словаря.
Команда [Добавить] добавляет слово в словарь, который находится в файле SAPERION.CLX в директории Windows и может при необходимости редактироваться в обычном текстовом редакторе.
Команда [Игнорировать все] позволяет отменить проверку правописания для текущего слова. Подчеркивание убирается при повторном вводе текста в поле формы.
Команда [Автозамена] позволяет выбрать один из вариантов для автоматической замены, что позволит исправлять такую ошибку в будущем автоматически.
Использование функции Автозамены
Система САПЕРИОН позволяет автоматически исправлять ошибки при вводе информации в индексные поля. Соответствующие установки находятся в разделе меню [Опции][Автозамена…] в диалоговом окне «Автоматическое исправление ошибок».
Вы можете включить автоматическое исправление двух заглавных букв вначале слова. Слова с цифрами или состоящие из заглавных букв могут пропускаться при проверке правописания. Более того, вы можете определить, какие именно слова будут заменяться при вводе.
Для работы данной функции в соответствующем поле формы должна быть включена проверка правописания.
|
