6.2.Документы, содержащие ссылки
В системе САПЕРИОН есть возможность создавать документы, содержащие ссылки на архивные файлы. Кроме того, в таких документах содержится индексная информация оригиналов. Связанные документы создаются только на основе файлов, находящихся в архиве. Более подробная информация об этом представлена в разделе 4.11.
6.3.Папки
Папки могут состоять из любого числа вложенных документов. Их структура создается либо автоматически на основе заданных форматов, либо вручную при работе с лотками Документы, В работу или в диалоговых окнах «Содержимое: Структура» (см. 2.4). Вы также можете хранить “пустые” папки.
Вы можете добавлять документы в папки, изменять их порядок, вставлять индексную информацию, удалять устаревшие документы. При необходимости вы можете обмениваться документами между двумя папками.
Для изменения порядка документов в папке используются кнопки-стрелки. Вы можете создать иерархическую структуру любой глубины с помощью функций [Очередность] или [Разбить]. Переименование файлов осуществляется по команду [Редактировать имя]. Команда [Удалить] - удаляет ненужные страницы. Все изменения, внесенные в структуру документа, будут сохранены системой в качестве новой версии.
6.4.Вставленные объекты (комментарии и т.д.)
Система САПЕРИОН интегрирует все графические объекты, такие как пометки, вырезки, ссылки SmartLink, в отдельные страницы документа (см. 2.6.1). Система воспроизводит эти комментарии при помощи стандартных инструментов (ссылок, маркеров текста, штампов, стрелок). Вы можете поместить их в любое место и изменить цвет и размеры. Все объекты, кроме выделенных областей, сохраняются в документе, и при внесении в них изменений создается новая версия документа.
6.5.Запись информации в архив
Хранения на носителях
При архивации электронного документа он посредством программного обеспечения записывается на носитель. Носители могут быть разных типов: локальные или сетевые жесткие диски, DVD, МО и WORM. Устройства для чтения/записи носителей включают приводы жестких и оптических дисков. Удалить информацию с носителей может только администратор.
Запись индексной информации в поисковые базы данных
Индексная информация документов также копируется в базу данных. Данная поисковая база данных позволяет получить быстрый доступ к документам. Все ваши поисковые запросы обращаются к этой базе данных. В результате вы быстро получаете список результатов поиска с найденными документами.
Документ извлекается из хранилища или кэш-памяти только в случае, когда вам необходимо внести изменения в индексную информацию или открыть документ (для просмотра, распечатки и т.д.). Кэш-память представляет собой тип буфера, в котором документы хранятся для быстрого доступа.
Управление версиями
После внесения изменений в документ, находящийся в архиве (см. 4.6), они будут сохранены в его новой версии. Старые версии при этом не удаляются. При этом в новую версию записываются только внесенные изменения, а не весь документ. База данных получает измененную информацию для внутреннего управления версиями (см. 4.8).
6.6.Индексная информация
Индексная информация в системе САПЕРИОН хранится и в базах данных, и в архиве. Очень важно при архивации документа вводить правильную индексную информацию. Она должна описывать документ достаточно четко, чтобы по определенным поисковым параметрам система могла найти этот документ. Изменения индексной информации будут сохранены как обновление в базе данных и как новая версия в архиве.
6.7.Настройки архивации
Настройка процесса архивации является одной из обязанностей системного администратора. Параметры таблиц баз данных и, в некоторых случаях, правила форматов хранятся в файлах DDC.
Таблицы баз данных для сортировки информации
Поисковая база данных содержит параметры всех таблиц баз данных. Эти таблицы хранят индексную информацию, данные для словарных таблиц и таблиц Outliner. Для индексных и поисковых форм вы можете использовать только индексные поля, заданные в соответствующих таблицах баз данных.
Параметры определяют только структуру таблиц баз данных. Система САПЕРИОН управляет соединением с соответствующей базой данных. Таким образом, система САПЕРИОН позволяет достаточно гибко выбирать, какой тип базы данных использовать.
Правила форматов как основа автоматизации
Вместе с параметрами индексирования определяются правила форматов. С их помощью система САПЕРИОН может распознать тип и структуру документа и автоматизировать процесс архивации, что упростит вашу работу. Автоматическое объединение документов (см. 3.7.2) является одним из следствий использования этой функции наряду с автоматической индексацией по результатам распознавания текста и штрих-кодов (см. 3.7.3).
6.8.Списки управления доступом
В системе САПЕРИОН вы можете связать документы, папки и комментарии со списками управления доступом. Это позволяет создать надежную защиту от несанкционированного доступа.
Каждый список управления доступом содержит имена всех пользователей и групп пользователей вместе с соответствующими правами доступа:
Видеть
Читать
Комментарии
Изменять индексную информацию
Расширять индексную информацию
Изменять содержимое
Редактировать
Удалять
Изменять права доступа
Списки управления доступом могут определять все пользователи, имеющие соответствующие права. Методика описана в разделе 4.6.6. При необходимости списки управления доступом можно задавать отдельно для комментариев.
Пользователи обычно не замечают работы списков управления доступом. Иногда вы можете заметить иконку «закрыто» в списке результатов или в окне содержания, который означает, что у вас нет доступа к отмеченному документу.
Пользователи, обладающие соответствующими правами, могут задавать списки доступа к документам и частям документов, создавая новую версию при помощи кнопки [Безопасность] в списке результатов (см. 4.7.6).
6.9.Архив, архивная среда, рабочее пространство
Документы в архиве
Документы записываются в архив только после того, как была введена вся необходимая индексная информация, и нажатием на кнопку [OK] закрыта индексная форма. Доступ к документу теперь можно получить с помощью поискового запроса. Документ нельзя перезаписать. Все изменения записываются в качестве новых версий документа (см. 4.8).
Если пользователь удаляет документ, то при этом удаляется только соответствующая запись в базе данных. Ваш системный администратор может восстановить удаленный документ путем реорганизации архива.
Документы в архивной среде
Лотки Ввод, Документы и В работу содержат документы, которые еще не были записаны в архив, но находятся в архивной среде. В отличие от документов в архиве, при работе с такими документами версии не создаются.
Для документов в архивной среде, файлы приложений и изображения должны отличаться друг от друга. Для файлов приложений вы всегда редактируете оригинальные файлы. После индексации этих документов система помещает копию файла в архив или выполняется процедура, выбранная при загрузке этих файлов (см. 3.2.2). Для изображений копия всегда существует в архивной среде.
Документы в рабочем пространстве
В системе САПЕРИОН организовано рабочее пространство, в котором каждый пользователь может с удобством работать с файлами приложений, находящимися в архиве (см. 4.6.3). Это позволяет проводить расширенную обработку документов в течение длительного времени.
Прежде чем начать работу с документами в рабочем пространстве, вы должны загрузить их туда из архива. После внесения изменений вы сохраняете их в архив в виде новых версий. Во время вашей работы с документом остальные пользователи могут только просматривать его последнюю версию. Тем самым система САПЕРИОН предотвращает одновременное редактирование документа несколькими пользователями.
В вашем рабочем пространстве вы можете напрямую выбирать документы из списка. Нет необходимости в их дополнительном поиске.
7.Система САПЕРИОН с другими приложениями
7.1.Система САПЕРИОН с другими приложениями - Обзор
Система САПЕРИОН позволяет при помощи различных интерфейсов работать с другими приложениями:
Microsoft Office (опция Microsoft Office Link)
SAP/R3 (опция SAP/R3 Link)
Lotus Notes (опция Lotus Notes Bridge)
Приложения, взаимодействие с которыми налажено системным администратором (например, макрос в MS Word)
Каждое приложение, когда текущий документ помещается в виде преобразованного файла изображения в лоток Ввод (см. 7.2)
7.2.Система САПЕРИОН в качестве виртуального принтера
В некоторых случаях лучше архивировать отдельные документы не как файлы приложений, а как изображения (см. 6.1). Вы сможете конвертировать все файлы приложений в изображения принт-драйвером BlackIce, который является частью опции «Отображение/Конвертация» и помещать их в лоток Ввод.
Принт-драйвер также позволяет получать цветные изображения любого нужного размера. Более того, опция «Отображение/Конвертация» позволяет создавать файлы формата PDF из файлов приложений. В настоящее время подготавливаются дополнительные форматы, такие как HTML и XML.
Опция «Отображение/Конвертация» заменяет принтер САПЕРИОН (также называемый TIFF-maker). При необходимости вы все равно можете использовать принтер САПЕРИОН.
8.Приложения
8.1.Приложение А: системные ошибки
Если на вашем экране появится сообщение об ошибке, прочитайте его внимательно и отметьте следующее:
Запомните текст сообщения. Запишите, как можно подробней, при каких обстоятельствах появилась ошибка, а также историю ее появления.
Проверьте, появляется ли эта ошибка повторно и при каких обстоятельствах.
Определите, производили вы или нет изменения в системе, которые могли бы стать причиной этой ошибки, и проверьте, будет ли повторяться ошибка, если отменить данные изменения.
Определите документы, которые были открыты во время появления ошибки (параметры документов, форм, словарных таблиц) и в каких именно документах эти ошибка появилась.
Пожалуйста, создайте отчет командой [?][Отчет]. Опишите в нем ошибку наиболее точным образом. Система САПЕРИОН автоматически добавит информацию о вашей установке системы. Вы можете распечатать отчет и сохранить его в файле. Также он будет автоматически записан в файл REPORT.TXT директории для временных файлов (обычно C:\Winnt\temp).
При необходимости сделайте снимки экрана с помощью клавиши для дополнительной информации об ошибке.
Пожалуйста, отправьте всю информацию (лучше всего по электронной почте) ответственному администратору системы САПЕРИОН. При необходимости он сообщит ваши сведения службе технической поддержки. Для оперативной и компетентной помощи требуется подробная информация об ошибке.
8.2.Приложение Б: словарь
Для полного понимания и ясности изложенной информации некоторые ключевые термины, использованные в данном руководстве, определяются следующим образом.
Поиск
Поиск должен пониматься как поиск в архиве.
Архив
Электронный архив, управляемый системой САПЕРИОН.
Логические операторы
Логические операторы, разработанные Джорджем Булем (1815-1864), представляют собой логические связи между параметрами поиска. Наиболее распространенные операторы – AND, OR и NOT:
AND используется для объединения нескольких параметров, все они должны присутствовать в документе.
OR расширяет поиск несколькими параметрами, по крайней мере один из них должен присутствовать в документе.
NOT исключает определенные параметры, которые не должны присутствовать в документе.
COLD
Computer Output on Laser Disk (дословно “Вывод на Лазерный Диск”). Это процесс архивации большого массива данных на оптические носители. Системы COLD (часть системы управления документами) получают и сохраняют данные, находят индексную информацию. Информация может впоследствии отображаться в оригинальном виде при помощи фоновых форм и накладок или распечатываться.
Документ
Документ может существовать в бумажном виде или в цифровой форме. Документы могут иметь различного рода структуры и состоять из нескольких элементов.
Если документ состоит из пикселей (отсканированные страницы или результаты каких-либо графических преобразований и т.д.) он называется файлом изображения. В остальных случаях это файл приложения.
Наиболее важные типы документов – это документы текстовых редакторов и электронных таблиц, графические элементы, аудио- и видеоролики и отсканированные бумажные документы и фотографии.
Другие формы документов здесь не упоминаются, в руководстве всегда говорится о цифровых документах.
HTML
HTML – это аббревиатура, обозначающая специальный язык для описания страниц. Файлы HTML представляют собой текстовые файлы, которые начинаются с “htlm” и заканчиваются “/html”. Данные файлы используются браузерами (Netscape Navigator, Internet Explorer).
Индексация
Индексация означает процедуру создания точных характеристик документа для их быстрого поиска. Ручная индексация подразумевает ввод соответствующей информации в специальную индексную форму. Автоматическая индексация производится при помощи функций извлечения информации из документа.
ODBC
Open Database Connectivity - представляет собой интерфейс, интегрированный в операционную систему Windows в качестве стандартизированного SQL-интерфейса. В этот интерфейс входят алгоритмы работы с базами данных.
SQL
Structured Query Language – язык структурированных запросов. Это стандартный язык, при помощи которого информация из баз данных извлекается и обрабатывается. Программист или администратор баз данных может выполнить следующие задачи при помощи SQL:
изменить структуру базы данных
изменить настройки безопасности
установить права пользователей по доступу к базам данных и таблицам
запросить информацию в базах данных
обновить содержимое базы данных.
|
