2.4. Диалоговое окно «Содержимое»
Если документы находятся в лотках Ввод, Документы или В работу, вы можете просмотреть их содержимое, дважды щелкнув левой кнопкой мыши по пиктограмме соответствующего лотка, что откроет диалоговое окно «Содержимое» (см. 1.4).
Для отображения содержимого папки используется диалоговое окно «Содержимое: Структура».
В системе используются четыре различных типа диалоговых окон «Содержимое», выполняющих разные функции в зависимости от контекста. Эти функции запускаются из панели инструментов, контекстных меню или при помощи Drag&Drop.
Специальные возможности окна «Содержимое: Структура»
Диалоговое окно «Содержимое: Структура» несколько отличается от других окон этого типа. Оно имеет вид, подобный приложению Windows Explorer, и отображает содержимое папки в левой части окна.
В окне «Содержимое: Структура» переименование документов осуществляется так же, как и в приложении Windows Explorer. Выберите документ и щелкните по нему еще раз. При этом откроется поле ввода, позволяющее изменить имя документа. Нажатие на клавишу отменяет редактирование, – сохраняет изменения.
2.4.1. Структура документов
В системе САПЕРИОН документы могут храниться по отдельности или могут быть объединены с другими (например, многостраничные отсканированные документы).
Для различных типов простых документов и папок используются следующие иконки:
|
Отсканированная страница
|
|
Загруженный файл-рисунок
|
|
Загруженный файл приложения
|
|
Используемый архивный файл-приложение
|
|
Папка с документами
|
|
Разделение страницы
|
|
Документ, содержащий ссылку
|
Система САПЕРИОН отличает отсканированные страницы от файлов изображений (загруженных с диска), но при этом обрабатывает их одним и тем же образом. В данном Руководстве рассматривается непосредственно обработка изображений, если их происхождение не существенно.
Изображения и файлы приложений отличаются по нескольким параметрам. Более подробно об этом написано в разделе 6.1.
Система САПЕРИОН запоминает дату и время внесения документов в лоток Ввод, а также имена загруженных файлов изображений и файлов приложений.
Если курсор мыши находится на документе, то всплывет окно с краткой информации о нем. В окне «Содержимое: Структура» дополнительно отображается информация о том, в каком архиве находится документ, и кто его заархивировал.
2.4.2. Редактирование документов
Все диалоговые окна «Содержимое» позволяют просматривать, печатать, удалять и сохранять документы или отдельные части документов. Выбрав папку, вы применяете действия ко всем документам в ней.
Если определенные функции недоступны для файлов приложений, это означает либо отсутствие у вас прав доступа к этому документу, либо отсутствие соответствующего приложения для выполнения требуемой функции.
|
[Редактировать]
|
Эта команда позволяет отображать и редактировать выбранный документ, что также возможно осуществить двойным щелчком левой кнопки мыши, когда курсор находится на документе.
Изображения будут открыты в окне «Просмотр документов» (см. 4.3). Для файлов приложений запустится соответствующая программа. Если она уже запущена, система САПЕРИОН попытается показать документ, используя эту программу.
|
[Печать]
|
Данная команда используется для печати выбранного документа (см. 4.4). Для файла приложения запускается соответствующая программа, из которой выполняется задание на печать.
|
[Редактировать имя]
|
Эта команда позволяет вам переименовать выбранный документ. В появившемся поле ввода вы можете внести новое имя. Чтобы покинуть поле, нажмите клавишу (OK) или (Отменить). Если поле ввода оставить пустым, будет сохранено первоначальное имя.
|
[Удалить]
|
С помощью этой команды вы можете удалить выбранный документ (см. 4.7) или его часть.
|
[Сохранить]
|
Эта команда позволяет вам копировать отдельные части документа из архива и сохранять их на жестком диске (см. 4.5). Вы можете сохранять изображения и отсканированные страницы в различных графических форматах. Если вы выберите папку, все документы, которые находятся в ней, будут сохранены и, при необходимости, пронумерованы.
|
[Просмотр]
|
Команда [Просмотр] позволяет просматривать документы, при этом вы не можете вносить в них изменения.
При просмотре изображений все инструменты редактирования становятся недоступны.
При просмотре файлов приложений система САПЕРИОН не может запретить соответствующим программам вносение изменений в документ. Однако, как и при выполнении команды [Редактировать], автоматическая запись новой версии в архив САПЕРИОН не осуществляется.
У команд [Просмотр] и [Редактировать] есть еще одно отличие. Для файлов приложений ваш системный администратор может настроить систему таким образом, что программа просмотра, вызываемая по команде [Просмотр], будет отличаться от программы, вызываемой по команде [Редактировать]. Для файлов с расширением .doc по команде [Просмотр] может, к примеру, запускаться WordPad или другая специальная программа просмотра (приложение, которое не позволяет редактировать документы). Таким образом, вам не нужно всегда запускать основную программу, если вы не собираетесь редактировать документ.
|
[Безопасность]
|
Эта команда позволяет добавить выбранную часть документа в Список Управления Доступом (Access Control List). Тем самым вы можете защитить отдельные части документа от несанкционированного просмотра. Более подробная информация по этой теме находится в разделе 4.6.6.
2.4.3. Функции редактирования папок
Все диалоговые окна (кроме лотка Ввод) позволяют использовать функции для создания и редактирования папок документов.
|
[Очередность]
|
Эта команда создает папку для группы документов, которые при отображении передвинутся на один шаг вправо. Появится отступ. Иконки документов при этом не изменятся.
|
[Разбить]
|
Эта команда позволяет удалить выбранную папку. В отличие от команды Удалить здесь удаляется только папка, а ее содержимое остается и при отображении передвинется на один шаг влево.
|
[Влево]
|
Передвигает документ в вышестоящую папку.
|
[Вправо]
|
Передвигает документ во вложенную папку.
|
[Вверх]
|
Передвигает документ на одну строчку вверх.
|
[Вниз]
|
Передвигает документ на одну строчку вниз.
|
[Сохранить изменения]
|
Эта команда появляется в окне «Содержимое: Структура» при внесении изменений в содержимое архива. При выполнении команды новая структура архива будет сохранена.
В диалоговом окне лотка Документы данная команда используется для предотвращения добавления других документов в папку при автоматическом объединении (см. 3.7.2).
Параметр «Завершить» включается и отключается в первой строке папки при помощи контекстного меню. При включении появляется метка <Полный>.
Вы также можете использовать эту команду для проверки качества архивных записей. Метка <Полный> сообщает, что структура папки завершена и подготовлена к архивированию.
Функция [Форматировать…] используется системными администраторами для автоматизации процесса объединения документов (см. 3.7.2) и индексации (см. 3.7.3). Данная функция может понадобиться вам в основном только для этих целей. Вы можете задать новый формат для документа или изменить существующий.
Команда доступна при выборе папки с документами. По команде меню [Форматировать…] появляется диалоговое окно «Изменить формат».
Система отобразит все доступные форматы. После выбора формата папка будет переименована.
2.4.4. Перемещение документов при помощи Drag&Drop
Для перемещения документов вы можете использовать функцию Drag&Drop. Для этого просто перетащите выбранные документы в соответствующие объекты системы САПЕРИОН (Печать, Удалить и т.д.).
Пользуясь операцией Drag&Drop внутри диалогового окна, вы можете выбрать один документ с помощью левой кнопки мыши и изменить его положение в этом окне или перенести его в другой лоток.
Открыв второе диалоговое окно, вы можете производить обмен содержимым между этими окнами (см. 4.6.1).
Пожалуйста, обратите внимание: использование функции Drag&Drop с правой кнопкой мышки означает, что будет перемещено все содержимое диалогового окна.
|
