1.4.Вводный пример
Данный простой пример продемонстрирует, как система САПЕРИОН используется для хранения и извлечения информации:
Сохранение и извлечение документов можно производить с помощью показанных ниже электронных лотков сразу после запуска системы.
1.4.1. Хранение документов в архиве
Загрузка документов
Перед отправкой документа в архив прежде всего следует поместить его в лоток Ввод системы САПЕРИОН. Бумажный документ сканируется (см. 3.2.1). Полученный электронный документ загружается в систему (см. 3.2.2). Лоток Ввод является отправной точкой для всех входящих документов.
Загрузите любые два файла с помощью команды меню [Файл][Открыть...]. В установочном каталоге системы САПЕРИОН содержится подкаталог IMAGES c файлами изображений, которыми возможно воспользоваться для тренировки.
Удерживая клавишу , вы можете выбрать одновременно несколько файлов. Проверьте, что бы в поле «Тип файлов» было значение «BMP», а в поле «Действие» – «Копировать файл».
Лоток Ввод изменит внешний вид, т.к. теперь он в нем есть документы. Дважды щелкните левой кнопкой мыши по лотку, чтобы посмотреть его содержимое.
Группирование документов
Далее вы можете объединить несколько отдельных документов (например, несколько отсканированных страниц) в одну папку. Эта процедура аналогична подшивке или скреплению бумажных документов.
Нажмите на пиктограмму лотка Ввод правой кнопкой мыши и, удерживая кнопку нажатой, перетащите курсор мыши, в лоток Документы. Графическое отображение создает впечатление перемещения реальных документов. Двойной щелчок левой кнопкой мыши по пиктограмме лотка Документы откроет его и покажет вам содержимое этого лотка.
Для объединения отдельных документов в одну папку выберите первый документ в списке и нажмите на клавишу [+] или выберите команду меню [Очередность], которое активируется правой кнопкой мыши. После создания папки окно «Содержимое» можно закрыть.
Индексация документов
Теперь объединенные документы (или отдельные документы) в лотке Документы следует отправить в архив. Но сначала для каждого документа необходимо заполнить индексную форму, в результате чего каждый документ станет доступным для поиска.
Нажмите на пиктограмму лотка Документы левой кнопкой мыши и, удерживая кнопку нажатой, перетащите курсор в лоток Архив. При этом автоматически откроется обязательная для заполнения индексная форма.
Нажав на кнопку [OK], вы отправите документ в архив и потом сможете найти его по любому из введенных индексных полей. Кнопка [Отменить] отменяет изменения, внесенные в индексную форму, и документ останется в лотке Документы. [Пропуск] сохранит все введенные поля, и документ будет помещен в лоток В работу.
1.4.2. Работа с архивом
Работа с хранилищем информации (архивом) осуществляется по стандартной процедуре. Вы начинаете поиск по заданным параметрам и в результате получаете список совпадений с ними. Далее вы можете производить необходимые действия над документами: просматривать, печатать и т.д.
Поиск документов
Доступ к архиву осуществляется через лоток Архив.
Дважды щелкните левой кнопкой мышки по пиктограмме лотка Архив. При этом появится поисковая форма.
В эту форму вы можете ввести параметры поиска и запустить его нажатием кнопки [Поиск]. Документы, найденные системой, будут выведены на экран в списке результатов, который можно распечатать.
|
