3.3.Объединение документов
Объединение документов в папки является полезной функцией для их сортировки и организации удобной структуры архива.
Перемещение документов в лоток Документы
[Архив][Забрать]
|
[Архив][Забрать все]
|
Документы из лотка Ввод всегда перемещаются в лоток Документы. Это можно сделать различными способами:
Переместив верхний документ из лотка Ввод при помощи функций Drag&Drop, нажав левую кнопку мышки или командой [Архив][Забрать]
Переместив все документы из лотка Ввод, нажав правую кнопку мышки или командой [Архив][Забрать все]
Переместив определенный документ из диалогового окна «Содержимое: Ввод», нажав левую кнопку мышки.
По умолчанию файлы, только что перенесенные в лоток Документы, добавляются в конец списка в диалоговом окне, но если вы выделили какой-либо документ в этом списке, то новые документы помещаются непосредственно перед выделенной позицией.
Объединение документов в лотке Документы
В диалоговом окне «Содержимое» лотка Документы вы можете либо оставить ваши документы несортированными (например, отдельные отсканированные изображения), либо объединить их в папку (см. 2.4.3). Папка может содержать столько документов, сколько вам потребуется. В ней могут совместно храниться файлы изображений и файлы приложений.
Автоматическое объединение документов описано в разделе 3.7.2.
3.4.Индексация документов
Начало процесса архивирования
[Архив][Индексация][Ручная]
|
[Архив][Индексация][Автоматическая]
|
Лоток Архив обеспечивает доступ к электронному архиву. Лоток используется для помещения документов в архив и работы с ним.
Чтобы начать запись в архив отдельного документа или папки, следует их перетащить из лотка Документы в лоток Архив, нажав и удерживая левую кнопку мыши. То же самое можно сделать командой [Архив][Индексация][Ручная]. Если ни один из документов в диалоговом окне не выбран, система САПЕРИОН по умолчанию выберет первый документ из лотка Документы.
После этого откроется окно индексной формы, в котором вы можете ввести соответствующую индексную информацию. Вид формы может меняться в зависимости от проекта или от типа задачи архивирования.
Процесс архивирования можно также начать для документов, находящихся в лотке В работу (см. 3.5).
Перемещение документов курсором мыши при нажатой правой кнопке из лотка Документы в лоток Архив или командой [Архив][Индексация][Автоматическая] приведет к архивированию всех документов лотка Документы без открытия индексной формы (см. 3.7.4).
Заполнение индексной формы
Индексная форма состоит из различных полей для ввода информации. Некоторые поля являются обязательными для заполнения. Остальные могут заполняться по вашему усмотрению.
Эффективность работы электронного архива определяется возможностью быстрого поиска документов. Обратите внимание на то, что документы, в которых индексные поля были оставлены пустыми, могут быть найдены только при помощи соответствующего запроса с пустыми полями. Поэтому желательно для каждого документа вводить максимальное количество индексных полей.
Установка автоматической индексации документов производится во вкладке «Автоматически» диалогового окна «Системная конфигурация», вызываемого по команде [Опции][Система…].
Кнопки индексных форм
Кнопки могут выполнять различные функции и определяются администратором. Формы могут содержать следующие кнопки:
Кнопка [OK] проверяет, вся ли индексная информация введена должным образом, архивирует документ и закрывает форму.
Кнопка [Отмена] или клавиша закрывают форму без сохранения изменений.
Кнопка [Результат] запускает ручное распознавание текста или штрих-кодов. Результаты записываются непосредственно в соответствующие индексные поля формы.
Кнопка [Пропуск] помещает документ в лоток В работу для дополнительного редактирования (см. 3.5).
Кнопка [Только сохранить] сохраняет текущий документ, но не закрывает форму. Благодаря этому, вы можете индексировать несколько документов (при работе с папкой).
Кнопка [Сохранить в лоток В работу] запускает процесс проверки всех записей, как и кнопка [OK], но вместо записи документа в архив отправляет его в лоток В работу (для автоматической архивации) (см. 3.7.4).
Кнопка [Вперед] пересылает документ в лоток другого сотрудника (см. 3.6).
Работа с различными индексными формами
Индексные формы варьируются в зависимости от задач по архивированию. Было бы неразумно индексировать чертежи и чеки одним и тем же образом. Поэтому при архивации каждого документа вы должны выбрать правильную индексную форму. Система САПЕРИОН предлагает вам следующие возможности:
Вы можете выбрать активную индексную форму для лотка Архив командой [Архив][Индексация].
Для каждого архива вы можете использовать копии лотка Архив с различными индексными формами. Для индексации надо просто перетащить документ в соответствующий лоток Архив.
Используйте команду [Архив][Индексация][Форма][Активизировать…] для определения форм, доступных с помощью команды [Архив][Индексация]. Всегда можно использовать опцию Системная форма. В этом случае система САПЕРИОН автоматически генерирует форму, которая содержит все индексные поля для архивируемого документа.
Информация о копиях лотка Архив содержится в разделе 2.3.3. Лоткам Архив возможно для удобства назначать разные имена и иконки.
Система САПЕРИОН не может определить, правильная ли форма использовалась для индексации документа. Поэтому выбор индексной формы – прерогатива пользователя.
Индексация пустых папок
В принципе, в архив можно поместить и папку, не содержащую документы. Она будет заполнена ими позднее (см. 4.6.1), и после индексации записанные документы могут быть найдены по запросам поисковых форм.
Описание автоматической индексации документов можно найти в разделе 3.7.3.
|
