4.7.Удаление документов
В системе САПЕРИОН удаление документов не означает их физического удаления с носителей, т.к. потеря архивных данных недопустима. Т.е. удаляя документы, вы не освобождаете место в накопителях. Удаляется только доступ к документу (запись в архиве).
Для удаления документов из диалоговых окон или списков результатов воспользуйтесь кнопкой [Удалить]. В качестве альтернативы вы можете перетащить документы в объект Удалить.
Обратите внимание, что, перетаскивая документы, удерживая нажатой правую кнопку мышки, вы удалите все документы.
Команда [Удалить] в меню лотков удаляет сам лоток из интерфейса пользователя системы САПЕРИОН, а не документы в лотке.
Удаление архивных документов
При удалении документа из архива система САПЕРИОН выдаст вам сообщение о том, что для восстановления документа, который вы желаете удалить, потребуется перестраивать архив. Удаляется только соответствующая ссылка в архиве. Поисковые запросы более не смогут найти этот документ.
Восстановление случайно удаленных документов из лотка Удалить (как в Windows) невозможно. Администратор может восстановить документ, произведя реорганизацию архива. Данная процедура восстанавливает базу данных, и файл можно использовать снова.
Удаление Документов из Лотков
Т.к. документы, находящиеся в лотках Ввод, Документы и В работу, не записаны в архив, они удаляются без дополнительного уведомления. Для загруженных в САПЕРИОН документов, будет удалена только ссылка к документам на жестком диске. Отсканированные страницы удаляются безвозвратно. Восстановление случайно стертого документа невозможно – потребуется повторный ввод (см. 3.2).
Удаление отдельных частей документов
Если удаляется отдельная часть документа (например, одна страница), при этом изменяется только структура документа и создается его новая версия. Удаленная страница может быть восстановлена при помощи функций управления версиями (см. 4.8).
4.8.Восстановление старых документов
|
[Сервис][Версии…]
|
Если вы изменили документ, то изменения сохраняются в электронном архиве в качестве новой версии, которая будет отображаться в списке результатов поиска со специальной иконкой. Двойной щелчок по этой кнопке откроет диалоговое окно «Редактировать версии». В нем осуществляется управление версиями выбранного документа. Также открыть это диалоговое окно можно при помощи команды [[Сервис][Версии…] в программе просмотра САПЕРИОН.
Здесь приводятся все версии документа с датами, временем, именами пользователей и номерами версий. Вы можете просмотреть все версии с помощью кнопки [Показать] или индексную информацию кнопкой [Индексация].
Кнопка [Восстановление] устанавливает выбранную версию в качестве оригинала. При этом создается дополнительная версия для отслеживания новых изменений.
Версии документов с использованием «Черный маркера» (см. Черный Маркер) и все старые версии таких документов могут просматриваться и восстанавливаться только пользователями с соответствующими правами доступа.
Поисковые запросы работают только по индексной информации текущей версии документа.
4.9.Отправка документов по электронной почте
Поскольку система САПЕРИОН может работать в сети, она позволяет вам пересылать документы или их отдельные части непосредственно другим пользователям системы. Это можно сделать, перемещая документы в лотки ваших коллег (см. 3.6), или отправив по электронной почте. Одним из преимуществ этого метода является возможность включения комментариев и дополнительных документов.
Использование электронной почты в системе САПЕРИОН
Система САПЕРИОН берет за основу систему электронной почты вашей компании и создает специальный объект E-mail.
Отправка электронного письма
С помощью функции Drag&Drop перетащите весь документ или его часть в объект E-mail. При этом появится обычное окно вашего почтового клиента.
Получение и ввод электронного письма
Если вы получили электронное письмо, вид объекта E-mail меняется, сообщая вам, что пришла новая почта. Систему САПЕРИОН можно настроить таким образом, что все электронные письма или только факсы будут автоматически записываться в лоток Ввод.
Нажав на объект E-mail правой кнопкой мышки, и выбрав в контекстном меню раздел [Filters], вы откроете диалоговое окно «Mail Parameter» (Параметры Почты). Здесь вы можете настроить параметры отправки и автоматического ввода электронной почты в систему САПЕРИОН.
4.9.1. Отправка электронной почты
Вы можете отправить как ссылки на документы, так и сами документы.
При отправке ссылки на документ, система САПЕРИОН создает и отправляет очень маленький файл (с расширением SDL), который и содержит ссылку к соответствующему документу. Такие письма доставляются в кратчайший срок. Однако получатель должен обладать соответствующими правами доступа к архиву, чтобы просмотреть документ по присланной ссылке.
При отправке копии нужных файлов прикрепляются к письму. Файлы приложений (например, документы Word) будут отправлены в оригинальном формате, файлы изображений – в формате, установленном системой (см. ниже). Преимущество данного способа отправки в том, что получателю не требуются права доступа к архиву.
При отправке вы должны указать временную папку для хранения файлов. На носителе, где располагается эта папка, должно быть достаточно свободного места. По этой причине виртуальных дисков обычно не достаточно.
Установки формата изображений и метода сжатия зависят от типа отправляемой информации (например, TIFF c сжатием G4 для черно-белых страниц, JPEG – для цветных картинок). Убедитесь, что получатель сможет прочитать отправляемые файлы изображений. Более подробная информация о форматах изображений и методах сжатия находится в разделе 6.1.1.
Пользователям того же архива рекомендуется отправлять ссылки на документы.
4.9.2. Архивация входящей почты
Активация кнопки «Автоматически загружать сообщения» позволит вам автоматически передавать все новые сообщения, удовлетворяющие определенным критериям, в систему САПЕРИОН и удалять их в вашем электронном почтовом ящике.
Вы можете настроить систему таким образом, что будут загружаться только сообщения, в теме которых содержится определенный текст (например, Факс), или в которых отсутствует текст (например, подтверждение). За более подробной информацией обратитесь к вашему системному администратору.
|
