3.Архивация документов
3.1.Архивация документов - обзор
В данной главе будет описана работа с электронным архивом системы САПЕРИОН.
Работа с архивом основана на использовании лотков Ввод, Документы, Архив и В работу. Все входящие документы поступают в лоток Ввод (см. 3.2), при необходимости объединяются в лотке Документы (см. 3.3) и архивируются в лотке Архив после проведения индексации (см. 3.4). Документы, требующие редактирования, временно хранятся в лотке В работу (см. 3.5). Также существует возможность отправить документы для архивации другим сотрудникам (см. 3.6). Прочие возможности записи документов в архив при работе в других приложениях описываются в разделе 7.1.
В конце главы приводится методика автоматической архивации (см. 3.7). Применение этой методики зависит от обрабатываемых документов и задач архивации. Уровень автоматизации может быть разным. Полностью автоматизированная архивация возможна только для определенных типов документов (например, COLD).
Установка процедуры ввода документов
[Опции][Система…]->[Автоматически]
|
При помощи команды меню [Опции][Система] вы можете настроить параметры процедуры архивации документов во вкладке «Автоматически» открывшегося диалогового окна «Системная конфигурация».
Подробное описание этих установок изложено далее в настоящем Руководстве.
3.2.Ввод документов
Все документы поступают в систему САПЕРИОН через лоток Ввод. Существует несколько способов ввода документов.
Установка типа ввода
Перед вводом документов в систему САПЕРИОН необходимо внести соответствующие изменения в конфигурацию. Для этого дважды щелкните по объекту Ввод (см. 2.3.3) или воспользуйтесь командой главного меню [Опции][Ввод…]. При этом появится диалоговое окно «Конфигурация ввода…».
Здесь вы можете выбрать из списка драйвер для ввода документов. Также возможно устанавливать новые и удалять существующие драйверы (например, COLD). Выбранный драйвер активируется кнопкой [OK], и окно закрывается.
3.2.1. Сканирование бумажных документов
Качество отсканированных изображений зависит от многих параметров. Вы должны учитывать характеристики вашего сканера, а также настройки, необходимые для бумажных документов различного качества (контраст, яркость, разрешение).
Хорошие результаты сканирования зависят также от накопленного опыта оператора. В связи с этим система САПЕРИОН предлагает следующее:
с помощью диалоговых окон выбрать оптимальные настройки для любого сканера и любого качества бумажных документов. Эти настройки можно сохранять под именами, соответствующими типу сканируемого документа (например, “очень темный оригинал формата А4” или “бланк обслуживания клиентов”);
если сканирование производится нечасто, то рекомендуется использовать стандартные настройки контекстного меню объекта Сканирование. Таким образом, вы сможете получить достаточно хорошие результаты без необходимости знания технологии сканирования в деталях.
Сканирование документов
Сканирование запускается командой главного меню [Файл][Сканировать] или при помощи функции Drag&Drop: удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить курсор с объектом Сканирование в лоток Ввод. Сканер начинает работу, и по завершении процесса полученные графические образы документов поступают в лоток Ввод.
Сканирование пакета документов
[Файл][Сканировать из ADF]
|
Пакет документов – группа документов любого типа, подаваемая на сканирование одновременно.
Сканеры, оснащенные автоматическим лотком подачи документов (ADF), позволяют вам сканировать пакеты документов за один рабочий цикл.
Сканирование пакета документов запускается командой меню [Файл][Сканировать из ADF] или перемещением курсора с объектом Сканирование в лоток Ввод, удерживая нажатой правую кнопку мыши.
Д
ля автоматизации сканирования пакета документов нажмите [ADF…] в диалоговом окне «Установка сканера» и сделайте нужные настройки в диалоговом окне «ADF-Options».
В области «Automatik» (Автоматический режим) вы можете задать период времени, через который система будет проверять наличие новых документов в лотке автоматической подачи, которые будут автоматически отсканированы.
В области «Separation Pages» (Разделители Страниц) вы можете настроить систему САПЕРИОН на распознавание разделительных страниц. Это позволит автоматически объединять документы (см. 3.7.2).
В области «Empty Back Sides» (Пустые Оборотные Страницы) вы можете включить функцию распознавания пустых оборотных страниц, которые не подлежат записи в архив.
Пользовательские настройки процесса сканирования
Если вы не удовлетворены результатом сканирования, система САПЕРИОН позволяет вам настроить конфигурацию процесса сканирования самостоятельно.
Повторное сканирование документов
[Файл][Повторить сканирование]
|
Повторное сканирование документа осуществляется по команде [Файл][Повторить сканирование], и вы автоматически получите новое изображение.
Эта функция может применяться как к только что отсканированным документам, так и ко всем документам в любых лотках. Система САПЕРИОН автоматически заменит выбранный документ новой версией.
Конфигурирование сканера
[Опции][Ввод…]->Сканер->[Конфигурировать…]
|
Для изменения настроек подключенного сканера откройте диалоговое окно «Установка сканера» выбором раздела [Конфигурация…] в контекстном меню объекта Сканирование или раздела [Конфигурировать…] в меню [Опции][Ввод…].
В поле Параметры устанавливаются настройки сканирования: разрешение, контрастность, яркость и формат изображения.
В поле Схема вы можете задать настройки для сканирования отдельных областей документов.
Кнопка [ADF…] позволяет конфигурировать лоток автоматической подачи для сканирования пакетов документов.
Кнопка [Сохранить…] позволяет сохранять текущую конфигурацию в специальном файле. Система САПЕРИОН автоматически добавит эту конфигурацию в контекстное меню объекта Сканирование.
Кнопка [Загрузить…] позволяет загружать сохраненные конфигурации.
Более подробное описание остальных настроек данного диалогового окна вы найдете в интерактивной справке или в Руководстве Администратора.
Для быстрой проверки установок воспользуйтесь командой [Файл][Сканировать]. Это диалоговое окно может оставаться открытым во время проверки.
Система САПЕРИОН будет использовать данную конфигурацию сканирования до тех пор, пока вы не внесете в нее изменения.
С помощью команды [Опции][Система] во вкладке «Автоматически» вы можете настроить систему САПЕРИОН для автоматического отображения страниц после сканирования.
Обработка отсканированных изображений
Диалоговое окно «Scan Load Parameters» (Обработка изображений) служит для изменения настроек отсканированных изображений перед их записью в лоток Ввод. Чтобы открыть это диалоговое окно, выберите раздел [Filters…] (Фильтры…) в контекстном меню объекта «Сканирование».
П
ри помощи раскрывающегося списка Rotation (Вращение) возможно выбрать опцию поворота документов на 90° или 180 по или против часовой стрелки. По умолчанию вращение документа не установлено.
Список «Black Border»s (Черные границы) используется для удаления или закраски черных границ, которые появляются на отсканированных изображениях. По умолчанию границы не убираются.
Список «Noise Filters» (Фильтры шума) используется для уменьшения графического шума на изображениях. Обратите внимание, что фильтры уменьшения шумов могут ухудшить качество изображения. Их использование рекомендуется только опытным пользователям. Фильтры могут применяться не только к отсканированным изображениям, но и уже находящимся в одном из лотков системы САПЕРИОН.
Список «Fill gaps» (Заполнить промежутки) используется для закраски небольших областей (таких как блики в светлых изображениях). Можно настроить несколько уровней чувствительности (высокий, средний, малый и отсутствует). Эта функция раньше входила в состав фильтров шума.
Если у вас установлено программное обеспечение оптического распознавания текста CAERE, вы можете включить кнопку-переключатель «Deskew» (Выравнивание), которая автоматически выровняет страницы, расположенные под некоторым углом.
В списке «Forms» (Формы) документам, которые будут записаны в архив, можно назначить фоновые формы по определенному критерию, устанавливаемому системным администратором.
Дополнительные возможности для сканирования
Сканирование определенных областей документов
В поле «Схема» диалогового окна «Установка сканера» вы можете задать определенные области бумажного документа, которые нужно отсканировать. Без этих установок, документ будет отсканирован целиком. При выборе параметров Строка, Столбец, Высота или Ширина будет соответствующим образом изменяться область сканирования.
Таким образом, вы можете примерно задавать размеры области документа, которую нужно отсканировать. Для точной настройки размеров необходимо произвести предварительное сканирование документа с низким разрешением.
В полученном изображении документа выделите нужную вам область, затем нажмите кнопку [Pick Frame] (Получить область) в диалоговом окне «Установка Сканера». Значения Line, Column, Height и Width будут рассчитаны автоматически. Теперь вы можете отсканировать выбранную область документа.
Двустороннее сканирование
Некоторые сканеры могут автоматически сканировать обе стороны листа. Вы можете активировать эту функцию в диалоговом окне «Установка Сканера».
Если ваш сканер не поддерживает такую функцию, но оборудован лотком автоматической подачи, система САПЕРИОН может обеспечить двустороннее сканирование документов с помощью специальных настроек. Для этого воспользуйтесь командой [Опции][Система] и во вкладке «Автоматически» диалогового окна «Системная конфигурация» активируйте кнопку-переключатель «двусторон. сканирование».
Затем следует отсканировать лицевые страницы пакета документов по команде [Файл][Сканировать из ADF]. Система САПЕРИОН откроет окно «Duplex page scanning» (дуплексное сканирование), в котором будет подсчитано количество отсканированных страниц. Также вы можете определить нумерацию оборотных страниц.
По окончании сканирования лицевых страниц снова положите пакет документов в лоток сканера, на этот раз так, чтобы можно было отсканировать оборотные страницы. Затем еще раз запустите команду [Файл][Сканировать из ADF]. В результате лицевые и оборотные страницы сортируются и отправляются в лоток Ввод.
Сканирование через интерфейс TWAIN
Если ваш системный администратор установил сканер через интерфейс TWAIN, вы не сможете его конфигурировать в системе САПЕРИОН. Вместо этого, вам придется пользоваться программным обеспечением сканера.
Когда вы даете команду на сканирование, система САПЕРИОН вызовет это приложение, в котором будет возможно выбрать соответствующие настройки. Руководство пользователя обычно поставляется вместе со сканером.
TWAIN – это стандарт загрузки изображений (например, отсканированных страниц) в компьютер. Многие производители вместе со сканерами поставляют TWAIN-совместимые драйверы, которые используются для управления и конфигурирования сканера.
К сожалению, некоторые драйверы сканеров не соответствуют промышленным стандартам, поэтому при сканировании с помощью таких устройств часто возникают проблемы. В этом случае установите TWAIN-совместимые драйверы.
3.2.2. Загрузка файлов
Документы помещаются в лоток Ввод посредством загрузки файлов с любого носителя (жесткого диска, диска, CD-ROM и т.д.). При загрузке файлов важно учитывать разницу между файлами изображений и файлами приложений (см. 6.1).
Загрузка файлов
Загрузка файлов осуществляется с помощью диалогового окна, вызываемого командой [Файл][Открыть…] или нажатием мышкой на иконку открытия файлов в панели инструментов.
Данное диалоговое окно аналогично стандартным диалоговым окнам Windows, предназначенным для открытия файлов. Поле Папка позволяет выбрать путь к файлам, которые нужно ввести в систему САПЕРИОН.
Поле «Тип файлов» предназначено для выбора типа файлов изображений (например, BMP, PCX и т.д.) или файлов приложений (*.*).
Имя файла можно ввести в поле «Имя файла» или просто выбрать из списка. С помощью клавиши можно добавить файл к выбранному списку, клавиши – группы файлов.
В поле «Действие» указываются действия над файлом в процессе его архивации. При архивации в качестве ссылки система САПЕРИОН всегда открывает для редактирования оригинальный файл, т.е. файл нельзя никуда перемещать. Параметр «Копировать файл» означает, что оригинальный файл останется на жестком диске. Параметр «Переместить файл» означает, что оригинальный файл будет удален системой САПЕРИОН. До записи документа в архив (при помощи лотков) вы всегда редактируете оригинальный файл. Для изображений копия создается при записи файла в лоток Ввод (см. также 6.9).
Установки, сделанные в этом диалоговом окне, будут автоматически синхронизированы с параметрами диалогового окна «Параметры загрузки файла».
Чтобы автоматически отобразить на экране загруженный файл, воспользуйтесь командой меню [Опции][Система] для настройки вкладки «Автоматически». Будьте осторожны, чтобы случайно не загрузить изображение как файл приложения, иначе для просмотра такого файла будет вызвано соответствующее приложение, а не просмотрщик системы САПЕРИОН.
Настройка параметров загрузки файлов
[Опции][Ввод…]->”Файлы”->[Конфигурировать…]
|
Для редактирования конфигурации загрузки файлов откройте диалоговое окно «Параметры загрузки файла». Для этого нажмите правой кнопкой мыши на объект «Загрузить файл» и выберите раздел [Фильтры…] в контекстном меню или запустите команду [Конфигурировать…] в меню [Опции][Ввод…].
В области «Тип Файла» выберите «Растр» для изображения с соответствующим типом файла (BMP, PCX и т.д.) или Приложение для файла приложения. В следующем поле выберите тип действий для файлов приложений (см. Загрузка файлов).
Для загружаемых изображений доступны функции поворота, фильтрования и прикрепления фоновой формы с помощью диалоговых областей Обработка изображения и Формы.
В области «Проверить директорию» вы можете настроить систему для загрузки выбранного файла из определенной папки в заданное время. Более подробная информация об этой функции находится в разделе 3.7.1.
3.2.3. Дополнительные возможности для загрузки файлов
Специальные драйверы для передачи файлов
Эта команда запускает загрузку файлов при помощи выбранных драйверов ввода. Это может быть, например, ввод форм с мэйнфрейма с помощью COLD-драйвера. Процесс можно также запустить, перетащив объект ввода файла (см. 2.3.3) в лоток Ввод.
Монтаж страниц
Еще один способ загрузки файлов в лоток Ввод системы САПЕРИОН заключается в использовании страниц, смонтированных вручную. Система САПЕРИОН предлагает вам функцию «Копирование части одного изображения в другое», которая позволяет вам копировать вырезки из документа и вставлять их в другой документ (см. Вырезки).
Эта процедура аналогична электронному коллажу. Монтаж таких страниц возможен только для изображений и осуществляется с помощью инструментов программы просмотра САПЕРИОН.
В некоторых случаях вы можете пользоваться функцией «Копирование части одного изображения в другое» для сохранения места на носителе. Например, если вы проводите цветное сканирование документа с черно-белым текстом и цветной фотографией, то полученное изображение займет несколько мегабайт. Однако вы можете отсканировать весь документ в черно-белом формате, а затем выполнить дополнительное сканирование фотографии в цвете. После чего фотография монтируется на черно-белый документ. Такой документ занимает гораздо меньше места и выводится на экран заметно быстрее.
Создание новых страниц
Для вставки в документ новой страницы, в которой будет размещаться вырезка, выберите команду [Файл][Новая страница…] для открытия диалогового окна «Создание новой страницы».
После выбора формата страницы, будут автоматически рассчитаны ее высота и ширина в пикселях. Эти значения можно изменять любым образом. Разрешение меняется в пределах от 100 до 400 dpi. Геометрические параметры будут изменяться в соответствии с вашим выбором.
|
