1.Введение
1.1.Обзор
Система САПЕРИОН представляет собой систему управления документами (DMS), организующую быстрый и удобный доступ ко всей электронной документации компании. Архивное хранение и управление документами являются основными элементами данной системы. САПЕРИОН объединяет всю информацию в более продуктивной среде благодаря четкой категоризации, высокоскоростному доступу, эффективной маршрутизации и взаимодействию с другими пользователями и приложениями.
О Руководстве пользователя системы САПЕРИОН
Данное Руководство написано для постоянных пользователей программного продукта. Оно включает в себя вводную информацию по использованию системы САПЕРИОН, а также дополнительные сведения для помощи в отладке системы и в разработке завершенного решения по управлению документами в компании.
Руководство для Администратора содержит подробную информацию по администрированию системы: установка, конфигурирование и настройка системы САПЕРИОН для решения конкретных задач.
Условные обозначения
В Руководстве используются следующие условные обозначения, указывающие на элементы пользовательского интерфейса и ссылки по тексту:
Обозначение
|
Значение
|
,
|
Клавиши, комбинации клавиш
|
[Файл][Открыть...]
|
Команды меню и опции меню
| Содержимое: Структура |
Название диалогового окна
| Описание |
Название поля ввода в диалоговом окне
|
См. 2.5
|
Смотрите главу 2.5 настоящего Руководства
|
1.2.Поддержка пользователей
Цель настоящей инструкции состоит в том, что бы помочь пользователю свободно овладеть основными функциями работы с электронным архивом (индексирование, поиск, архивирование, извлечение документов).
Система САПЕРИОН обладает подробной интерактивной справкой. Кроме подсказок и рекомендаций, Справка содержит информацию по всем аспектам работы системы. Для вызова Справки необходимо нажать либо , либо выбрать раздел главного меню [ ? ].
Вызов контекстной справки
Нажатие при работе с диалоговым окном или перед запуском команды меню вызывает соответствующую справочную информацию по диалоговому окну или команде меню..
Справочная система САПЕРИОН
Выбрав команду меню [ ? ][Справка] или нажав на кнопку из главного окна программы, вы откроете справочную систему с иерархической структурой. Главы справки содержат описание всех функций программы. В разделе [Содержание] можете произвести поиск нужной информации по названиям глав, в разделе [Индекс] – по ключевым словам.
Принцип работы справочной системы аналогичен другим приложениям Windows. Ссылки между разделами справки выделяются другим цветом, подчеркнутым текстом, а также могут представлять собой определенные части рисунков. При указании курсором мыши на ссылку он изменит свой вид.
1.3.САПЕРИОН – система архивации и хранения информации
1.3.1. Преимущества электронных архивов
При накоплении больших объемов информации обязательно создается архив. Такой архив обычно предполагает хранение бумажных документов. Недостатки этого очевидны:
Традиционный архив требует много места под картотеки, папки, светокопировальные устройства и т.д.
Требуется много времени для сортировки, регистрации и поиска документов, а также для возврата их в архив.
Возможно, что служащий вообще не найдет необходимую информацию из-за того, что папку взял кто-то другой, или документ был положен не на свое место, когда его вернули в прошлый раз.
Система САПЕРИОН устраняет эти проблемы и имеет много других преимуществ, в том числе:
Компактность электронного архива. На один CD-ROM вмещается около 10000 страниц формата А4, что соответствует пачке бумаги высотой два метра.
В системе САПЕРИОН документ загружается на ваш рабочий стол в течение нескольких секунд, и в то же время остается доступен для просмотра другими пользователями.
Система САПЕРИОН способна отслеживать любые изменения, внесенные в документ, и хранить полную историю исправлений в соответствующих версиях документа.
1.3.2. Работа с электронным архивом
Система САПЕРИОН способна управлять практически всеми объектами, которые существуют в цифровом формате. Документ, доступный в печатном виде, нужно сначала перевести в электронный вид при помощи сканера. Файлы, которые уже существуют в электронном виде, можно загружать непосредственно в систему САПЕРИОН.
При необходимости документы можно объединять в один, а к страницам – добавлять комментарии. Входящие факсимильные сообщения, электронную почту, а также ваши личные документы возможно поместить в электронном архив и извлекать оттуда в любой момент.
Система САПЕРИОН поддерживает множество баз данных, что ускоряет и упрощает процесс поиска документов. Вы вводите параметры поиска, и через несколько секунд получаете список соответствующих документов из базы данных. Документ возможно открыть на экране одним нажатием левой кнопки мыши.
|
