Курс лекций по дисциплине «основы архивного дела» Составитель: Н. В. Мулина

Способы, хранения архивных материалов остаются в приказах те же, что практиковались в "царском архиве" XVI в. По-прежнему документы размещаются по ящикам, сундукам, коробьям и т.д., но вместилища подвергнуты более строгой охране и, кроме того, ориентирующие признаки вместилищ больше разработаны. Вместилища документов требовалось держать за замками и печатями. Признаки вместилищ были более дифференцированы. Одни определялись по внешнему виду, материалу устройству и состоянию. Чаще стал применять к вместилищам признаки происхождения, называя и по фамилиям дьяков и подьячих. Дело в том, что последние держали у себя текущие дела и документы не только в столах, в сундуках, ящиках, ларцах и т.п. После смерти или оставления службы документы поступали в казенки вместе со своим вместилищами, которые и получали названия вроде следующих "ящик подьячего Михаила Мамотина". Иные вместилища определялись по роду и содержанию документов: "сундук Киевского повытья". Иногда признаки внутренний и внешний соединялись вместе, например: "литовской ящик бархатной".

К прежним вместилищам изредка присоединяются новые, именно, шкафы как передвижные, так и вделанные в стены, и "полати". Шкафами оборудовались и канцелярии, и казенки, "полатями" же специально казенки, в которых для этого были устроены особые лестницы. Наиболее редким оборудованием были полки в современном смысле стеллажей.

Правила охраны документов устанавливаются и в порядке законодательства, и по линии отдельных специальных указов.

Сначала только дьяки ведали хранением дел. К концу XVII в. появляются специальные указы о порядке хранения и охраны документов, допускающие к этому ответственному делу и подьячих (кроме "молодых"), но на особых условиях. Указом 1697 г. к хранению документов были допущены, наконец, и "молодые" подьячие.

По сравнению с разработанностью правил хранения и охраны документов дело с их описанием по темпам и регулярности отставало. Даже к концу XVII в. почти в половине всего количества приказов дело упорядочения и описания документов еще не было налажено, и московское правительство вынуждено было в 1680 г. разослать в эти приказы указ, требовавший под угрозой опалы "дела описать и счесть, а описные книги и счетные списки объявить себе, великому государю". Сама же инвентаризация производилась, конечно, и до указа и в некоторых отношениях достигла, по сравнению с описями XVI в., усовершенствования. Глухие заголовки сменяются раскрытием содержания документов, увлекавшим подьячих не только на путь подробного их пересказа, но даже на путь собственной оценки описываемых документов.

Наряду с описями уже зарождаются в некоторых приказных архивах и другие элементы справочно-ориентирующего аппарата, именные указатели к описям и главы" - оглавления материалов. К указателям необходимо отнести "азбуки" и "азбуки по алфавиту". В целях облегчения справочной работы подьячие стремились снабдить описи ориентирующими знаками на полях.

Так как справки приходилось наводить, главным образом, о лицах, то на полях рядом с каждой описательной статьей, в которой упоминалась чья-либо фамилия, ставились инициалы этого лица. Постепенно поля описи исписывались инициалами, идущими друг за другом в беспорядке. Такие описи получили название "азбук". Затем из описи фамилии переписывались в алфавитном порядке инициалов в отдельную книгу, и, таким образом, получался указатель личных имен - "азбука по алфавиту". В указателе при каждой фамилии ставилось указание на номер и год того дела или книги, в которых нужно искать сведения о данной личности. Наиболее распространенными алфавитами были на первых порах самые простые указатели - личных имен. Но потом стали составляться и географические указатели.

Кроме указателей, к средствам справочно-ориентирующего аппарата московских приказных архивов необходимо отнести еще так называемые "главы". "Главы" соответствовали в архивном деле - внутренним описям. Они представляли собою не самостоятельные описи целого архива или какого-либо его отдела, а перечни комплексов документов, соединенных по своей однородности в сборники или в дела. "Главы" отличались от описей своей краткостью, преследуя чисто справочную задачу.