Курс лекций по дисциплине «основы архивного дела» Составитель: Н. В. Мулина

По выполнении всех правил процедуры составления дела столп свертывался в форму свитка, исписанной стороной внутрь, и в таком виде хранился. Так как длина столбца зависела от бюрократических приемов ведения того или иного акта, то столбцы нередко достигали десятков, а порою и свыше сотни метров. Оправдывался этот способ оформления и хранения документов тем, что при системе записи дела на листах, склеенных в столбцы и скрепленных по "сставам" подписью дьяка, ни одна часть документа ни выпасть незамеченной, ни затеряться, ни подвергнуться злонамеренной выемке или замене другим подложным сставом не могла; что при системе склеивания сставов части дела существуют не врозь, а вместе, и, следовательно, облегчают разыскание требуемого документа. Но эти удобства были весьма относительны и часто перевешивались неудобствами. При пользовании столбцами, приходилось многократно развертывать и свертывать их, что отрицательно отражалось на целостности материала. Сам способ соединения сставов посредством склеивания был не вполне надежным: столбцы расклеивались и расклеивавшиеся части разрознивались. При реставрации таких столбцов порядок сставов не всегда восстанавливался, переклеивались они, как попало, и в содержание столбца вносилась путаница. Наконец, употребление клея являлось приманкой для тараканов и других архивных вредителей и подвергало столбцы порче. Несмотря на все указанные неудобства столбцовой формы делопроизводства, последняя донесена была московскими приказными вплоть до петровского времени.

Другим способом ведения записей были "тетради". Этот способ унаследован Москвой от Киевского государства, в свою очередь перенявшего его, от Византии. Тетрадь представляла собой записи на нескольких (обычно не менее четырех) листах, вшитых друг в друга наподобие современной обычной тетради. Таким образом, внешним признаком этой формы было наличие в тетради не менее восьми листов. Причем, в зависимости от того или иного формата, тетради были разные: если тетрадь была сшита из бумаг листового формата, она называлась "тетрадью в десть"; если она состояла из сшитых согнутых пополам полулистов, она называлась "тетрадью в полдесть"; если тетрадь была сшита из согнутых пополам четвертушек, она носила название "тетради в четверть дести". Вторым внешним признаком тетради был один общий корешок.

Третьим способом ведения записей были "книги". Этот способ является производным от "тетрадей". Если записи, начатые в одной тетради, продолжались по своему содержанию в другой или даже последовательно в нескольких, то однородность их содержания требовала того или иного скрепления. Скрепление достигалось либо связкой тетрадей в одну пачку, либо подшивкой их одной за другой по способу брошюровки. Сброшюрованные вместе тетради и превращались в "книги". Таким образом, первоначальным внешним признаком, отличавшим эту форму от формы тетради, была количественная разница в листах рукописи.

Отдельные законодательные акты, правительственные распоряжения, сделки частных юридических и физических лиц по-прежнему оформлялись, как и в Киевском государстве, в виде грамот.

Установившееся разделение форм делопроизводства определяло собою приемы классификации и хранения материалов. Законченные производством дела, переписка и различные отдельные документы сгруппировывались обычно по охарактеризованным выше формам. Выходящим за пределы этих форм приемом классификации и хранения было увязывание или свертывание материалов в "связки" и "свертки". Этот прием сложился тремя способами. Либо среди материалов оказывались такие дела и документы, которые не укладывались почему-либо ни в одну из обычных форм, но в то же время были связаны или однородны между собою по содержанию. Такие материалы сгруппировывались в связки и свертки. Либо появлялись к уже заполненным тетрадям и книгам дополнительные материалы, которые и соединялись с ними в связки, обозначавшиеся обычно таким образом: "книги или тетради (о том-то), а к ним привязано..." Либо в делопроизводстве отлагались отдельные разнородные документы, которые уже просто механически связывались в связки, что и обозначалось терминами "рознь" или "розница всякая", "связка всякой розни" и т.д.