Курс лекций по дисциплине «основы архивного дела» Составитель: Н. В. Мулина
Скачать 2.28 Mb.
|
Форма журнала регистрации показаний контрольно-измерительных приборов для измерения температуры и влажности воздуха
Документы, пораженные насекомыми, изолируют и подвергают дезинсекции. При поражении значительного количества дел в разных местах хранилища необходима дезинсекция всего хранилища. Документы и дела, пораженные плесенью, передают на дезинфекцию. Стеллажи, коробки, стены, пол и т.п. протирают 3-5% раствором формалина. Для проведения санитарно-гигиенических работ в плане работ архива организации предусматривают санитарные дни не ранее одного раза в месяц. Все поступающие в архив документы размещают таким образом, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в хронологическом порядке по мере поступления документов. Дела постоянного хранения, дела по личному составу и дела временного хранения (свыше 10 лет) размещают отдельно друг от друга. К коробкам, папкам приклеивают, а к связкам (толщина не более 20 см) привязывают ярлыки. В ярлыках к коробкам и папкам с делами указывают: • наименование организации и структурного подразделения; • номер фонда и описи; • год/годы и крайние номера (через тире) дел; • порядковый номер коробки (связки) в пределах каждого фонда или описи. Очень опасны для документов биологические вредители: бактерии, грибы или плесень (с повышенной влажностью), насекомые, грызуны, жуки, моль. Способы борьбы: дезинфекция, изменение условий хранения. Необходимо периодически проверять состояние полов, плинтусов, не вносить в хранилище продукты. При обнаружении необходимо обращаться в СЭС. Если есть плесень на делах, коробках, необходимо в изоляторе продезинфицировать их 3-процентным раствором формалина (1 часть 40%-го формалина на 15 частей воды). 7.3. Реставрация и консервация документов Залогом длительного хранения документов являются благоприятные условия хранения, периодический просмотр, учет повреждений документов. Документы с физико-химическими дефектами, биологическими повреждениями учитываются в журналах, в которых указываются характер повреждений и вид обработки. Простую реставрационную работу можно провести в архиве. Реставрация – восстановление первоначального вида чего-либо испорченного или обветшалого. Задачами реставрации являются: устранение последствий разрушительных процессов, дополнение утраченных частей документа, реставрация проводится с точным знанием структуры и свойств бумаги, красителей, методов обработки. Если бумажные документы поражены плесенью, то они могут быть обработаны мягкими кистями или тампонами. Если после посева на специальную питательную среду через 30 суток грибы дали рост, то нужно обращаться к специалисту-микологу. Если нет возможности проанализировать жизнеспособность грибов, то необходимо продезинфицировать все пораженные документы. Дезинфекция может проводиться в камерах: - токами высокой частоты, кроме документов, склеенных силикатным клеем и ПВА; - смесью окисью этилена и бромистого этила (камеры для стерилизации медицинского оборудования); документы, склеенными разными клеями. - формалином (в вакуумных дезкамерах); не рекомендуется обработка дел в кожаных переплетах, сильно пигментированных рисунков и акварелей; - тимолом (не подлежат обработке переплетенные дела, кожа, пергамент). Если пораженных насекомыми дел немного, то проводится камерная дезинфекция, места хранения дел опрыскиваются инсектицидами 1 раз в месяц летом, зимой – 1 раз в 3 месяца. В хранилище можно проводить палаточную дезинсекции. В большой полиэтиленовый мешок закладывают раскрытые веером (бумажные и стеклянные закладки, чтобы не закрывались) пораженные листы. На одно дело – 1 чайная ложка хлороформа, дихлофос, четыреххлористый углерод. Смачивается ватный тампон и кладется рядом с делом. Через сутки насекомые погибают. Погибшие насекомые вытряхиваются, дела проветриваются. При массовом поражении насекомыми проводится дезинсекция всего хранилища (СЭС). Дезинсекция шкафов и стеллажей проводится протиранием марлевыми салфетками, смоченными в 3%-ом растворе гексахлорана или хлорофоса. Обработка должна проводиться в противогазе, респираторе, очках, резиновых перчатках, плотном головном уборе. После проведения этих мероприятий поврежденные документы передаются на реставрацию. При реставрации документов применяются 2 группы бумаг:
Для реставрации документов применяются клеи специального приготовления. Запрещается применять силикатный, конторский, канцелярский клеи. В ведомственном архиве проводится простейшая реставрация: разрыв документов, укрепление полей, подклейка выпавших листов. Под документ подкладывают бумагу большого формата, очищают поверхность документа ватными тампонами или кистью пыль или следы плесени. Пыль можно снимать мягкой резинкой. Для заделки разрывов подбирают бумагу соответствующей структуры. Затем документ распрямляют на стекле и соединяют края разрыва. Разрыв, который не проходит по тексту, укрепляют полосками равнопрочной или микалентной бумаги с двух сторон по ходу разрыва с заходом реставрационной бумаги на документ до 5 мм. Клей наносится на документ по ходу разрыва или на полоску реставрационной бумаги. Разрыв по тексту заделывают конденсаторной бумагой с заходом на текст до 5 мм или равнопрочной с заходом на документ 1-2- мм (для четких текстов). Подклейка выпавших листов. Полоска бумаги шириной 1 см перегибается пополам. Одна половина покрывается клеем, на нее накладывается выпавший лист, прикатывается через фильтровальную бумагу. Вторая половина полоски с обратной стороны покрывается клеем и подклеивается к листу на свое место в деле. Место соединения протирают через фильтровальную бумагу, дают слегка подсохнуть, переложив вклеенный лист сухой фильтровальной бумагой, кладут под пресс. Укрепления полей документов: накладывают на смазанные клеем поля полоски микалентной или равнопрочной бумаги с заходом на прочные части листа. Протирают полоски через фильтровальную бумагу, подсушивают, перекладывая сухой бумагой, кладут под пресс, потом подрезают по форме листа. Консервация документов – создание условий, обеспечивающих длительную сохранность документов. К мероприятиям по консервации относятся: - микрофильмирование документов в целях создания страхового фонда; - укрепление бумажной основы документов с помощью реставрации и ламинирования; - восстановление и закрепление текстов документов; - применение реставрационных клеев с антисептиками; -оборудование хранилищ для особо ценных документов. Сложной является работа по восстановлению и закреплению текста в специальных лабораториях: инфракрасными или ультрафиолетовыми лучами, обработка специальными стабилизаторами. Форма титульного листа книги выдачи дел из хранилища Наименование организации Наименование ведомственного архива КНИГА ВЫДАЧИ ДЕЛ ИЗ ХРАНИЛИЩА Начата ______________________ Окончена ____________________ Форма книги выдачи дел из хранилища
Итого в _______________ году выдано из хранилища № ____________________ дел. (цифрами и прописью) Наименование должности работника, составившего итоговую запись подпись Расшифровка подписи Дата Форма карты-заместителя дела Наименование организации Название архива КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА Дело __________________________________________ (№ и заголовок) Опись _________________________________________ (№ и название) Фонд __________________________________________ (№ и название) Выдано ________________________________________ (дата выдачи) (кому выдано) во временное пользование (читальный зал) до __________________________ (дата возврата) Наименование должности сотрудника, выдавшего дело подпись Расшифровка подписи Дата Форма акта приема-передачи при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив)
В соответствии с приказом от ________________________ № ________________ _________________________ передал (а), а ______________________________________ (Ф.И.О. передающего) (Ф.И.О. принимающего) принял в присутствии комиссии (третьего лица), образованной на основании данного приказа, в составе председателя __________________________________________________ (Ф.И.О.) и членов ____________________________________ документы архива, страховые копии (Ф.И.О.) документов за __________________ годы и учетно-справочный аппарат к ним:
Итого принято ____________________________________________________ дел, в (цифрами и прописью) том числе ________________________ особо ценных дел; (цифрами и пропись) ___________________________________________ ед.хр.страхового фонда и (цифрами и прописью) ______________________________описей в _________________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) экземплярах. Состояние документов, страхового фонда и описей: ___________________________ ________________________________________________________________________ (общая характеристика состояния) Одновременно передаются ________________________________________________ (виды НСА и их объемы, состояние) Состояние помещения архива: _____________________________________________ (общая характеристика состояния) Наличие и состояние оборудования и инвентаря: ____________________________ (общая характеристика состояния) Передал: подпись Расшифровка подписи Принял: подпись Расшифровка подписи Председатель комиссии (Третье лицо) подпись Расшифровка подписи Члены комиссии: подписи Расшифровка подписи Расшифровка подписей ЛИТЕРАТУРА
Документы, содержащие персональные данные, в государственных архивах России: справочное - информационное пособие. Росархив, ВНИИДАД М.: 2006.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Курс лекций по дисциплине «Технология обработки конструкционных материалов» составлен для студентов заочного отделения |  | Тезисы лекций по учебной дисциплине «Основы полиграфического производства» разработаны на основе Федерального государственного образовательного... |
| В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт (Татглавархив) в соответствии с законодательными и нормативными... | | Свердловской области «О планировании работы в сфере архивного дела на 2017 год для органов местного самоуправления муниципальных... |
| Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | | Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... |
| «Государственный архив Алтайского края» (далее – «кгку гаак») в 2014 году осуществлялась в соответствии с утвержденными годовыми... | | Курс лекций по дисциплине «Маркетинговое управление каналами распределения и сбытом товаров»1 |
| Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | | Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... |