Курс лекций по дисциплине «основы архивного дела» Составитель: Н. В. Мулина
Скачать 2.28 Mb.
|
| Тема 2.1. Органы управления архивным делом и их функции Федеральная архивная служба России является правопреемницей архивной администрации Советского Союза и РСФСР, существовавших в советское время. Указом Президента Российской Федерации "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти" от 09.03.2004 № 314 Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство. Уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в области архивного дела являются Министерство культуры Российской Федерации, Федеральная служба по надзору за соблюдением законодательства в сфере охраны культурного наследия и Федеральное архивное агентство. Последнему непосредственно подчинены 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и 1 обслуживающая организация. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 (ред. от 08.08.2009) Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела. Федеральное архивное агентство – субординационно построенная и функционально разграниченная система органов управления архивным делом, подведомственных им архивов и специализированных научно-исследовательских организаций. Она состоит из системы органов управления архивным делом и подведомственных им государственных архивов. Кроме того, в систему включаются специализированные научно-исследовательские организации, разрабатывающие теоретические и методические вопросы развития архивного дела и делопроизводства (ВНИИДАД и НИЦКД). Федеральное архивное агентство России определяет: принципы и критерии формирования Архивного фонда Российской Федерации, состав документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, сроки хранения документов; утверждает: типовые, примерные перечни документов со сроками хранения и подлежащих передаче в архивы, изменения и дополнения к ним; акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся по 1945 год включительно и находящихся на хранении во всех архивах; согласовывает: ведомственные перечни документов, изменения и дополнения к ним, примерные номенклатуры дел; решает спорные вопросы по отбору документов на хранение и уничтожение. Государственное управление архивным делом осуществляется Президентом РФ и Правительством России. В республиках, краях, областях – администрацией. Контроль за соблюдением законодательства осуществляется органами власти и прокуратурой. Непосредственное ведение архивного дела на территории РФ возлагается на ФАА. Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. Нормативно-методической основой деятельности архивов (за исключением архивов организаций и частных лиц) являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. и зарегистрированные Минюстом России 6 марта 2007 г. Государственное хранение документов АФ РФ осуществляется постоянно сетью государственных архивов и центров (отделов) хранения документации; государственными музеями и библиотеками; отдельными федеральными министерствами и ведомствами (отраслевые государственные фонды), определяемые Правительством РФ. Государственное хранение документов АФ РФ осуществляется временно (до передачи в госархив на постоянное хранение) государственными районными и городскими архивами с переменным составом документов, а также ведомственными архивами государственных учреждений и предприятий. ГОСТ 6.30-2003 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дает такое определение видам архивов: государственный архив – архив, непосредственно подчиненный какому-либо органу управления архивным делом или местной администрации; ведомственный архив – архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы либо являющейся структурным подразделением организации. Главными функциями являются комплектование АФ и сохранность его документов. Для их выполнения осуществляется широкий комплекс работ:
Законодательством закреплено дальнейшее развитие сотрудничества Росархива с зарубежными странами. Новым является вопрос о вывозе документов АФ рф за пределы страны. Вывоз документов государственной части АФ и уникальных и особо ценных документов негосударственной части запрещается. Однако Росархив вправе разрешить временное пребывание (до тех месяцев) таких документов за пределами России. В иных случаях вывоз допускается только с разрешения центральных органов власти РФ. Вывоз и ввоз, купля-продажа, дарение собственником копий архивных документов (за исключением закрытых документов) и копий на правах подлинника не ограничивается. Архивные учреждения поддерживают широкие связи с зарубежными архивистами, что способствует получению новых источников информации по истории нашей Родины и обмену опытом работы. Появилась еще одна форма международных связей – заключение договоров о сотрудничестве и взаимодействии со странами СНГ. Такие договоры заключены между архивистами России и Украины, Белоруссии, Литвы, Эстонии, Туркменистана и др. Создана Ассоциация обществ архивистов независимых государств, куда вошло и Российское общество историков-архивистов, с которым тесно сотрудничает Росархив. Тема 2.2. Современный состав Архивного фонда РФ и его классификация Что понимают под Архивным фондом Российской Федерации? Для того, чтобы ответить на этот вопрос, нам нужно остановиться на понятиях "архивный документ", "архивный фонд" и "архив". Вспомним, что под документом подразумевают результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях. Таким образом, архивный документ, это ценный материальный носитель информации. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность. Если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли - он хранится в историческом архиве. Если же только для человека - не важно, закрепляет ли он его право на садовый участок или это просто дорогая сердцу записка - он хранится в личном, семейном архиве. Архивный документ - это документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника, в том числе как объект движимого имущества". Комплекс архивных документов образует архив. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. Таким образом, у термина "архив" сразу три значения. Архив-учреждение - это, как правило, архив государственный. Государственный архив - это архив, созданный Правительством РФ, органом государственной власти субъекта РФ для постоянного (вечного) хранения архивных документов. Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов с целью их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими. Под архивом-структурным подразделением, как правило, понимают ведомственный архив. Ведомственные архивы - учреждения или структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве должна передаваться на постоянное хранение в государственный архив. Архив как совокупность документов - это личный архив (то есть родовой, семейный или архив лица, частная коллекция и собрание документов - словом, все, что хранится гражданами, а не государственными или негосударственными структурами). С другой стороны, архивом можно назвать и комплекс документов фирмы, банка, общественной организации или движения, который отложился в этой организации, даже если в ней не создано специальное структурное подразделение для хранения документов. Таким образом, архив - это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километры стеллажей, но и можно назвать личным архивом скромную кучку дел в вашем письменном столе. Все архивные документы страны - попытайтесь представить себе на мгновение этот бумажный океан - образуют Архивный фонд Российской Федерации. Архивный фонд РФ представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов РФ. В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы. Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности. В соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.) Архивный фонд Российской Федерации состоит из архивных документов, относящихся к государственной собственности (ст.7), муниципальной собственности (ст.8), частной собственности (ст. 9). При этом государственная собственность складывается из архивных документов, относящихся к федеральной собственности, и к собственности субъектов Российской Федерации. К муниципальной собственности относятся архивные документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций. К частной собственности относятся архивные документы организаций, действующих на территории РФ и не являющихся государственными и муниципальными, а также документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими. Сложная и ответственная работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. Организация документов на уровне архивного фонда РФ лежит в основе построения сети государственных хранилищ. Сеть государственных хранилищ образуют все федеральные архивы субъектов федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонды. Одни архивы складывались в течение столетий, другие был и созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации, третьи возникают на наших глазах вместе с новыми фирмами, новыми учреждениями. Современными признаками организации документов Архивного фонда РФ являются:
• архивные фонды и архивные документы государственной части Архивного фонда РФ; • архивные фонды и архивные документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ; • архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов; • архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ.
• архивные письменные и графические документы на бумажных носителях; • кинофотодокументы, видеофонограммы, машинописные (электронные) документы. 3. Организация архивных фондов и архивных документов по срокам хранения:
• архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ, находящиеся на временном и депозитарном хранении в государственных архивах. Первый признак лежит в основе разделения документов Архивного фонда РФ на государственную и негосударственную часть. Для определения научной системы хранения документов проводится их классификация. Классификация документов – группировка их по классам на основе общности признаков, присущих всем документам, объединенным в каждый из классов и отличающих каждый класс от другого. Для выполнения работы по классификации документов необходимо установить классификационные единицы, т.е. отдельные документы или их группы, которые при классификации объединяются по общим признакам или разделяются в силу различия признаков. Основной классификационной единицей документов в пределах Архивного фонда РФ является архивный фонд. Архивный фонд - учетная и классификационная единица АФ РФ, представляющая собой часть документального фонда, принятого на государственное хранение, либо сформированная в архиве совокупность документов, исторически или логически связанных между собой. Это понятие включает несколько видов обособленных комплексов документов, хранящихся в государственных архивах и имеющих свои особенности. Архивный фонд организации – это фонд, состоящий их принятых на государственное хранение документов одной организации, учреждения, предприятия. Архивный фонд личного происхождения - фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семьи или рода. Объединенный архивный фонд – фонд, образованный из документов двух или более фондообразователей. Архивная коллекция – фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам. В основе первых двух комплексов лежит признак происхождения (эти фонды сложились в процессе деятельности организации или лица), а основой третьего и четвертого комплексов является признак логической связи, т.е. они собраны искусственно. Объединенный архивный фонд создается в государственном или ведомственном архивах, исходя из требований целесообразности, для облегчения пользования документами и упрощения учета, так как при этом уменьшается количество фондов, преимущественно мелких. Например, в объединенном ведомственном архиве могут быть созданы объединенные фонды школ или дошкольных учреждений одного района, поликлиник города. Объединение документов следует проводить после их тщательного изучения и на основе нескольких объединяющих признаков. В первую очередь применяются признаки общности функций, административно-территориальной принадлежности (одного района, города и т.д.), принадлежности к одной отрасли народного хозяйства. Архивные коллекции могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в таком виде в архив (коллекция древних рукописей, нотных рукописей и т.д.), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненных документов или из дел разных учреждений. Каждый из этих комплексов учитывается как фонд и на этом основании является классификационной единицей. В учреждениях мы имеем дело с документальным фондом – совокупностью документов, образовавшихся в деятельности организации. Документальный фонд непрерывно изменяется количественно и качественно, меняется местонахождение его частей. В деятельности учреждения ежедневно появляются новые документы (создаются в учреждении и приходят извне), следовательно, документальный фонд растет. Ежегодно документы постоянного срока хранения и временного свыше десяти лет (а в ряде учреждений – свыше пяти лет) после соответствующего оформления передаются в архив учреждения. Объем документального фонда при этом не изменяется. Ежегодно документы, сроки хранения которых истекли, выделяются для уничтожения. Документы вывозятся из учреждения и уничтожаются, документальный фонд уменьшается. Далее – ежегодно (или в установленные сроки) из архива учреждения передаются дела по утвержденной ранее описи в государственный архив и присоединяются к уже имеющемуся в нем архивному фонду этого учреждения. Документальный фонд при этом количественно не изменяется, только часть его переходит из архива учреждения в государственный архив. Таким образом, архивный фонд учреждения (организации) является наиболее ценной частью его документального фонда, содержащей документы (имеющие научное, экономическое, культурное, политическое или иное значение) и поступившей на хранение в государственный архив. архивный фонд тоже меняется в объеме за счет поступлений из учреждения, пока оно функционирует. после ликвидации учреждения и приема последней части ценных документов архивный фонд перестает расти (но объем его может меняться в результате проведения экспертизы ценности или переработки). Фондообразователь – организация или лицо, в деятельности которых образуется документальный фонд. Классификационной единицей в пределах фонда является единица хранения (в делопроизводстве и архиве часть употребляется термин "дело"). Единица хранения – наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющий самостоятельное значение. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Данное понятие относится к текстовым документам, создаваемым в сфере управления. В процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий создаются не только дела, но и графические документы, фото- и фонодокументы, кино- и микрофильмы, альбомы, различного рода картотеки и т.п. Для них употребляется термин "единица хранения". Научная классификация документов АФ РФ имеет большое значение для организации хранения, учета и использования документов. В настоящее время классификация документов АФ России осуществляется: в пределах АФ РФ в целом, в пределах государственного архива; в пределах архивного фонда. Установлены признаки классификации документов государственного архивного фонда. Это принадлежность документов: к историческим эпохам; к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское и местное значение; к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам); к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; к составу документации данного фондообразователя; а также способ и техника закрепления информации. Важным классификационным признаком документов в пределах АФ является их принадлежность к общероссийским, республиканским и местным комплексам. Наиболее сложно осуществимым в практике является классификационный признак – принадлежность документов к определенным административно-территориальным единицам. В связи с довольно частыми административно-территориальными изменениями в годы советской власти место хранения некоторых фондов меняется, фонд попадает из одного госархива в другой. Значение документов фонда определяется Росархивом. В зависимости от этого определяется их место хранения. Отраслевой признак применяется при определении профиля некоторых общесоюзных и республиканских архивов. По признаку способа и техники воспроизведения документов был организован ряд специализированных архивов: Центральный государственный архив кинофотодокументов. Таким образом, классификационные признаки легли в основу построения сети государственных архивов. Следует отметить, что главным, не изменяющимся ни при каких обстоятельствах признаком классификации является фондовая принадлежность документов. Остальные же признаки могут применяться в сочетании. Классификация каждого документа начинается с момента его создания в процессе делопроизводства (на нем проставляется классификационный индекс). Если документ поступает в другое учреждение, он получает новый классификационный индекс, подшивается в соответствующее дело и в совокупности с другими документами составляет единицу хранения. В процессе подготовки материалов к хранению единица хранения классифицируется по определенным признакам (хронологическому, структурному или отраслевому), и эта классификация закрепляется шифром единицы хранения при внесении ее в опись. Совокупность единиц хранения, включенных в опись, составляет часть документального фонда, которая в соответствии с основными признаками классификации подлежит передаче в определенный государственный архив. В соответствии с классификацией документов создана и закреплена Правительством России сеть государственных архивов и центров хранения документации (космическая документация). Тема 2.3. Сеть и функции государственных архивов Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия. Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации. Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы. Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов. Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России. Все государственные архивы делятся на две группы: первая – архивы, осуществляющие постоянное хранение документов, вторая – архивы, осуществляющие временное хранение документов (с переменным составом документов). Госархивы первой и второй групп находятся в подчинении Росархива и соответствующих органов управления архивным делом. Государственными архивами с постоянным составом документов являются: Федеральные государственные архивы России (РГА), хранящие комплекты документов общероссийского значения и подчиняющиеся Росархиву.
ЦГА республик, входящих в РФ, и их филиалы, хранящие, как правило, документы разных эпох и находящиеся в подчинении архивных управлений республик. ГА краев и областей и их филиалы, национальных областей и округов хранят документы разных эпох или только советского периода. Государственные архивы с постоянным составом документов представляют собой научно-исследовательские учреждения. Государственные архивы с переменным составом документов – это районные архивы и та часть городских архивов, которым не предоставлено право постоянного хранения материалов. Они временно хранят материалы постоянного срока хранения, поступающие из учреждений районного и городского масштаба до момента передачи их в госархив с постоянным составом документов и находятся в административно-финансовом подчинении у местной администрации. Функции государственных архивов:
Для выполнения этих функций необходимо проведение следующих работ:
Государственные архивы ведут научную работу по нескольким направлениям, одно из которых - научные исследования в области документоведения, архивоведения и археографии, подготавливают к изданию сборники документов, архивные справочники. Государственные архивы ведут большую методическую работу, направленную на повышение уровня проводимых в архиве работ и на оказание помощи учреждениям (составление методических пособий, консультации, проведение совещаний по обмену опытом, оказание практической помощи на рабочем месте, стажировка в госархиве). Основная функция государственных архивов с переменным составом документов, составляющих большую часть районных и городских архивов, - временное хранение документов, поступающих из учреждений районного звена и сельских учреждений и организаций. Государственные архивы с переменным составом документов принимают на хранение только материалы постоянного хранения, поступающие через 5 лет после окончания делопроизводством Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом. Тема 2.4. Ведомственные архивы и их функции Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы. В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные архивы следующих видов: |
Похожие:
 | Курс лекций по дисциплине «Технология обработки конструкционных материалов» составлен для студентов заочного отделения |  | Тезисы лекций по учебной дисциплине «Основы полиграфического производства» разработаны на основе Федерального государственного образовательного... |
| В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт (Татглавархив) в соответствии с законодательными и нормативными... | | Свердловской области «О планировании работы в сфере архивного дела на 2017 год для органов местного самоуправления муниципальных... |
| Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | | Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... |
| «Государственный архив Алтайского края» (далее – «кгку гаак») в 2014 году осуществлялась в соответствии с утвержденными годовыми... | | Курс лекций по дисциплине «Маркетинговое управление каналами распределения и сбытом товаров»1 |
| Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... | | Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,... |