Курс лекций по дисциплине «основы архивного дела» Составитель: Н. В. Мулина

Краевое государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Краевой колледж предпринимательства» Курс лекций по дисциплине «ОСНОВЫ АРХИВНОГО ДЕЛА» Составитель: Н.В.Мулина преподаватель высшей категории Пермь, 2012 ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Курс лекций разработан в соответствии с рабочей программой по дисциплине «Основы архивного дела» для специальности 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и для профессии 034700.01 «Секретарь». Лекции направлены на формирование ПК 1.9., ПК 1.10., ПК 2.1., ПК 2.3,. ПК 2.4., ПК 2.5., ПК 2.6., ПК 2.7. для специальности ««Документационное обеспечение управления и архивоведение» и ПК1.4. для профессии «Секретарь». Курс лекций можно использовать для аудиторной и самостоятельной работы. ОГЛАВЛЕНИЕ ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………….……5 ГЛАВА 1. ИЗ ИСТОРИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В РОССИИ Тема 1.1. Появление архивов в Древнерусском государстве…………………...…11 Тема 1.2. Особенности архивов приказов ХVI-XVII вв. ………………………......16 Тема 1.3. Развитие и изменения в области архивного дела в XVIII в. ………….30 Тема 1.4. Развитие архивного дела в XIX в………………………………………….44 Тема 1.5. Организация архивного дела в ХХ в. …………………………………….53 Тема 1.6. Архивное дело конца ХХ-ХХI в. …………………………………………..59 ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ДЕЛА НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ Тема 2.1. Органы управления архивным делом и их функции ………………….64 Тема 2.2. Современный состав АФ РФ и его классификация………………….....67 Тема 2.3. Суть и функции государственных архивов……………………………...73 Тема 2.4. Ведомственные архивы и их функции……………………………………76 Тема 2.5. Организация документов в пределах архивов по фондам, объединенным архивным фондам, коллекциям …………………………………...81 ГЛАВА 3. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ И КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВОВ Тема 3.1. Задачи экспертизы, принципы отбора документов и критерии их оценки ………………………………………………………………….87 Тема 3.2. Система экспертных органов ……………………………………………..90 Тема 3.3. Комплекс нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов ………………………………………………...93 Тема 3.4. Методика отбора документов на государственное хранение и оформление результатов ЭЦД в учреждениях …………………………………...98 Тема 3.5. Организация работы по ЭЦД в государственных архивах ………….103 Тема 3.6. Комплектование архивов, списки учреждений, организаций и предприятий, передающих документы на госхранение …………………………105 ГЛАВА 4. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ Тема 4.1. Государственный учет документов в государственных и ведомственных архивах………………………………………………………………108 Тема 4.2. Особо ценные документы АФ РФ, создание страхового фонда……...116 Тема 4.3. Порядок размещения и топографирование документов в архивах...119 Тема 4.4. Порядок выдачи дел из хранилищ ……………………………………...123 ГЛАВА 5. СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ АФ РФ Тема 5.1. Состав НСА к документам в государственных и ведомственных архивах ……………………………………………………………127 Тема 5.2. Типы и виды архивных справочников, их целевое назначение …….129 Тема 5.3. Опись дел – базовый архивный справочник…………………………...133 ГЛАВА 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АФ РФ 6.1. Цели и организационные формы использования документов АФ РФ …...143 6.2. Методика наведения архивных справок по документам, хранящихся в архиве ………………………………………………………………...145 ГЛАВА 7. ТЕХНОЛОГИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВАХ Тема 7.1. Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива…….149 Тема 7.2. Физико-химические и биологические факторы разрушения документов, техника и режим хранения архива …………………..153 Тема 7.3. Реставрация и консервация документов ……………………………….155 Литература ……………………………………………………………………………..162 ВВЕДЕНИЕ Роль архивных документов в деятельности государства трудно переоценить. Само их сохранение является символом государственности, не говоря уже об их чисто информационной значимости для подпитки или обоснования тех или иных государственно-значимых инициатив. История архивного дела России насчитывает уже не одно столетие. И за такой длительный период развития архивному делу пришлось пережить как взлеты, так и падения. Несомненно, очень тяжелыми, сводящими почти на нет всё достигнутое ранее, были периоды массового уничтожения документов «за ненадобностью», в результате чего бесследно исчезали многие ценные исторические памятники. Ученые-историки и архивисты, обеспокоенные тем, что погибают документы большого научного значения, «били тревогу», убеждали общественность в том, что без прошлого нет будущего. И, по прошествии какого-то времени, государство начинало кампанию по спасению еще уцелевших уникальных документов. С началом петровских преобразований уже в первой четверти XVIII века собирание и хранение старинных книг, документов, архивных дел становится систематизированной деятельностью, регламентированной специальными государственными указами. Архивы являются хранилищами опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований. Беречь и сохранить для истории документальные богатства нашей страны - важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций, граждан России и, конечно, долг, и обязанность Архивной службы России всех уровней. Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации. Место архивоведения в системе других наук Практически все существующие организации результатом своей деятельности имеют документ. Он является обязательным элементом обеспечения деятельности государства и создает гарантии системного знания о прошлом. В системе сохранения исторической памяти наибольшие возможности ее концентрации обеспечивают архивы, которые отражают систему государственной власти и государственного устройства в стране. Архивный документ - это ценный материальный носитель информации. Архивная служба представляет собой неотъемлемый элемент государственности. Архивоведение - научная дисциплина, изучающая вопросы комплектования архивов, а также хранения и использования архивных документов. Архивоведение по изучаемым вопросам во многом совпадает с документоведением (обе дисциплины занимаются изучением документированной информации (документов). Однако основное отличие архивоведения от документоведения состоит в том, что архивоведение занимается ретроспективной информацией, то есть информацией, не актуальной в настоящий момент времени. Объектом архивоведения является текст, содержащийся на листе бумаги или другая информация на ином носителе. Предмет архивоведения - классификация документов, хранение документов, обработка, систематизация документов и создание базы данных. Состав науки архивоведение Рассмотрим дисциплины, с которыми взаимодействует архивоведение: 1. История; 2. Археология; 3. Делопроизводство; 4. Информатика; 5. Биология; 6. Химия; 7. Геральдика (изучение символов и гербов); 8. Криптография (разновидность того или иного вида приема, известная определенному кругу лиц или одному лицу и предназначенная для фиксации речевой информации с целью сохранения ее в тайне); 9. Текстология (занимается изучением теста, его подлинности, точности, авторства); 10. Дипломатика (изучает историю происхождения и структуру документов); 11. Палеография (изучает способ написания, форму букв); 12. Сфрагистика изучает печати. Архивное дело сегодня Архивное дело - отрасль деятельности, охватывающая вопросы хранения и использования архивных документов. Весь комплекс архивных документов именуется архивным фондом. Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Организация документов Архивного фонда страны осуществляется на трех уровнях: — в пределах АФ РФ в целом; — в пределах архива; — в пределах архивного фонда. Организация документов на первом этапе, т.е. на уровне Архивного фонда РФ, лежит в основе построения сети государственных хранилищ. Сеть государственных хранилищ образуют все федеральные архивы субъектов федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонды. В эту сеть архивисты должны «поймать», по возможности, все документы, представляющие ценность для общества и исторической науки. Откуда же берутся архивы? Одни возникают на наших глазах вместе с новыми учреждениями, фирмами, органами управления, в деятельности которых неизбежно создаются документы. Другие складывались в течение столетий. Третьи были созданы в связи с появлением новых систем документации и носителей информации. К 1991 году Государственный архивный фонд СССР насчитывал 356 млн. ед. хр. (дел), хранившихся в 3268 государственных архивах и более в 213 тыс. ведомственных архивах. С распадом СССР количество государственных архивов РФ сократилось. Согласно Указу Президента РСФСР от 24 августа 1991 года «О партийных архивах», в связи с тем, что КПСС была частью государственного аппарата и образовавшиеся в ее деятельности документы подлежат государственному хранению, сеть центральных и местных партийных архивов была присоединена к сети государственных архивов. К концу 1997 года сеть государственных архивов РФ насчитывала 2267 архивных учреждений, из них: федеральных - 18; краевых - 16; областных - 134; городских и районных - 2060; органов управления архивами - 78. Во многих учреждениях нет штатной единицы архивариуса, и за архив отвечает кто-то из работников делопроизводственной службы. Такому работнику необходимо знать функции ведомственного архива и методику проводимых в архиве работ. В начале каждого календарного года законченные делопроизводством дела за предшествующий год должны передаваться в архив учреждения (ведомственный архив). Кроме архивов – структурных подразделений учреждений, существуют и самостоятельные архивы. Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение документов в целях использования ретроспективной документной информации. Архивное дело – отрасль деятельности, охватывающая вопросы хранения и использования архивных документов. Научная дисциплина, изучающая и разрабатывающая теоретические, методические и организационные вопросы архивного дела и его историю, называется архивоведением. Совокупность ценных архивных документов, являющихся собственностью государства, составляет Архивный фонд РФ. Состав документов, входящих в АФ, весьма многообразен как по назначению (нормативная и организационно-распорядительная документация, плановая и учетно-отчетная, проектная и научная, культурно-просветительная и пр.), так и по физическим особенностям (документы на бумажной основе, на кальке, на стекле, на пленке, на магнитной ленте, на бересте и на лоскутках материи). Архивный фонд (АФ) охватывает документы всех отраслей деятельности общества. Базой комплектования Архивного фонда являются учреждения, организации, предприятия страны, в том числе и негосударственные структуры (по договоренности). Документы всех учреждений и организаций используются для практических целей, а часть документов еще в стенах учреждения используется в научных и народнохозяйственных целях. В дальнейшем ценная часть документов учреждения передается в государственный архив, поэтому важно, чтобы между ведомственными и государственными архивами поддерживалась тесная связь и были созданы условия для преемственности в работе. У них общие основные задачи: хранение документов и использование содержащейся в них ретроспективной информации в научных и практических целях. Преемственность состоит прежде всего в том, чтобы в государственный архив переходила только ценная документация. А для этого необходимо высокое качество экспертизы ценности документов на самом раннем этапе – на уровне делопроизводства. Большую роль в четкой и качественной обработке документов, подлежащих передаче в Архивный фонд (государственный архив), играет Единая государственная система делопроизводства. Этический кодекс архивиста. В любом цивилизованном обществе «венцом», логическим продолжением нормативно-правовой системы является соответствующая этика поведения профессионала, например архивиста, что может быть закреплено этическим или моральным кодексом, кодексом чести или иным подобного рода документом. В сентябре 1996 г. в Пекине на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов был принят Международный этический кодекс архивистов, который установил высокие стандарты, очертил этические рамки поведения для всех тех, кто занят в архивной сфере. Основными принципами международного этического кодекса архивистов являются: - защита целостности архивных материалов и гарантия их сохранности; - осуществление ЭЦ, отбор архивных документов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, правовом и административном пространстве; - защита подлинности документов, обеспечение их сохранности во время архивной обработки, хранения и использования; - обеспечение доступности архивных материалов при сохранении государственной, коммерческой, профессиональной тайны и тайны частной жизни, которая может быть в архивных документах; - действие в рамках соответствующего законодательства, избегая использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов; - обеспечение сохранности и использования мирового документального наследия в сотрудничестве с представителями других профессий. Эти этические нормы, содержащиеся в Международном этическом кодексе архивистов, признаны и в нашей стране. Все, кто работает с архивными документами, должны помнить о профессиональной ответственности и согласовывать свои профессиональные действия с этическими нормами кодекса. ГЛАВА 1. ИЗ ИСТОРИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В РОССИИ

Похожие:

	Методическая разработка Курс лекций по дисциплине «Технология обработки... Курс лекций по дисциплине «Технология обработки конструкционных материалов» составлен для студентов заочного отделения		Тезисы лекций по учебной дисциплине «Основы полиграфического производства» Тезисы лекций по учебной дисциплине «Основы полиграфического производства» разработаны на основе Федерального государственного образовательного...
	Отчет о реализации основных направлений развития архивного дела в... В истекшем году Главное архивное управление при Кабинете Министров рт (Татглавархив) в соответствии с законодательными и нормативными...		П. Рефтинский Об утверждении Плана развития архивного дела в городском... Свердловской области «О планировании работы в сфере архивного дела на 2017 год для органов местного самоуправления муниципальных...
	Одобрены Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,...		Работы архивов организаций Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,...
	Отчет о реализации Основных направлений развития архивного дела в... «Государственный архив Алтайского края» (далее – «кгку гаак») в 2014 году осуществлялась в соответствии с утвержденными годовыми...		Курс лекций по дисциплине «Маркетинговое управление каналами распределения и сбытом товаров» 1 Курс лекций по дисциплине «Маркетинговое управление каналами распределения и сбытом товаров»1
	Основные правила работы архивов организаций введение Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,...		Основные правила работы архивов организаций введение Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела,...