Курс лекций по дисциплине «основы архивного дела» Составитель: Н. В. Мулина

Делопроизводством заведовали дьяки, количество которых в каждом приказе зависело от его размеров. Так, в Посольском приказе обычно было до трех дьяков, в Разрядном - до шести, а в Поместном даже до пятнадцати дьяков. В тех приказах, которые состояли непосредственно при царе и Боярской думе (Посольский, Разрядный, Поместный, Четвертные и при Алексее Михайловиче - Тайный), один из дьяков, обычно думный, т.е. обязанный присутствовать на заседаниях Боярской думы, назначался начальником приказа, прочие дьяки были его товарищами. В прочих приказах начальниками были бояре или дворяне, и дьяки были у них в подчинении. Но с течением времени, особенно с половины XVII в., и над думными дьяками ставятся в приказах "судьи" из бояр, и значение думных дьяков, как самостоятельных начальников приказов, стало падать Ульянина Е. А., Якименко А. С. Архивоведение: конспект лекций - М.: Высшее образование, 2007.

Делопроизводство приказов велось по отделам, которые назывались "повытьями" и "столами". Эти названия в одних приказах были синонимами, в других являлись подразделениями одно другого. Деление на столы и повытья производилось либо по роду дел (например: Денежный стол Разрядного приказа), либо по территориальному принципу, т.е. между столами или повытьями расписывались все подведомственные тому или иному приказу города, а в Посольском приказе, кроме того, и страны, с которыми велись сношения. В каждом столе или повытье города и страны в свою очередь распределялись между "старшими" и "средними" подьячими, на каждого из которых во многих приказах приходилось по тридцати и более городов. Один из старших подьячих в каждом столе или повытье был его начальником. Низшим слоем приказных являлись "молодые" подьячие. Число подьячих в приказах менялось в зависимости от значения того или иного приказа и от обширности его ведомства. Самым многочисленным составом подьячих обладал Поместный приказ, в котором к концу XVII в. насчитывалось штатных и сверхштатных подьячих до 500 и даже до 800 человек.

Таким образом, в постановке приказного делопроизводства наблюдается уже довольно сложная структура, по которой и стали классифицироваться документы, Сложность структуры приказов положила начало и обособлению некоторых категорий документов от текущего делопроизводства, и возникновению в приказах архивов, как собрание документов, отделенных от столов и повытий.

1.2.3. Архивы приказов и постановка в них архивного дела

Хотя разные столы и повытья ведали разными делами, но в делопроизводственной работе всех их происходило, повседневное обращение к таким документам, которые имели директивный, руководящий, либо справочный характер и были одинаково необходимыми всем без исключения столам и повытьям. Естественно, что такие документы от постоянного "хождения по рукам" изнашивались и грозили через некоторый промежуток времени сделаться вовсе непригодными к употреблению. Во избежание этого стали издаваться указы, требовавшие составления с таких документов списков, т.е. копий. Списки изготовлялись в количестве экземпляров, соответствовавшем числу столов или повытий в данном приказе, и распределялись по ним для постоянного пользования, оригиналы же стали храниться отдельно, под названием: "подлинники", "подлинные книги". Сама практика делопроизводства заставляла подьячих выделять старые документы и также сдавать их на обособленное хранение. Такой процесс обособления от канцелярий некоторых категорий дел требовал и выделения для их хранения отдельных помещений.

Первоначально приказы помещались в тесных неприспособленных избах, отчего и произошли такие более ранние названия приказов, как Посольская изба, Поместная изба и т.д. Но после московского пожара 1626 г. для приказов было построено в Кремле каменное здание в два этажа, расположенное "покоем", т.е. корпусом, имевшим форму буквы П. Одна параллельная линия этого корпуса шла вдоль Кремлевской стены, возле которой протекала Москва-река, а другая выходила на Кремлевскую площадь. Двухэтажный состав здания позволял распределять его помещения таким образом, чтобы присутствия (палаты заседаний) и канцелярии поместить в верхнем этаже, а архивы - в нижнем. Однако в действительности строгой выдержанности в этом отношении не было, и каждый приказ устраивался по-своему. Так, например, дела Посольского приказа находились в отдельной палате нижнего этажа - "казенке". Казенки были оборудованы железными или обшитыми жестью деревянными дверями, снабженными в обоих случаях железными засовами и запорами. Окна казенок были защищены железными решетками с такими же затворами. Дела Разрядного приказа находились вместе с присутствием и канцелярией в одном верхнем этаже, наоборот, приказ Казанского дворца занимал две палаты в нижнем этаже. Столы Поместного приказа, а с ними и дела были размещены частью в верхнем, частью в нижнем этаже, в помещении каждого стола рядом с канцелярией позади нее находилась казенка, служившая для хранения старых дел. Лишь при Петре I дела всех столов Поместного приказа были сосредоточены в одном нижнем этаже.