Служебные и докладные записки, информационные письма и другие внутренние документы
Обработка служебных и докладных записок, информационных писем и других внутренних документов (далее по разделу - Документы) должна осуществляться в Системе согласно схеме, представленной на рис. 5, и нижеследующему описанию. Для управления Документами в Системе применяются стандартные процессы «Согласование», «Регистрация» и «Ознакомление».
Рис. 5 Процесс обработки служебной или докладной записки, информационного письма или иного внутреннего документа.
1.1. Если обработка Документа осуществляется в электронном виде, инициатор создаёт в Системе карточку по шаблону. В ней инициатор редактирует приложенную по умолчанию стандартную форму Документа, добавляя содержание и прочие известные реквизиты. Далее шаг 1.2.
1.2. Инициатор проводит согласование проекта Документа. Минимальный состав согласующих включает только его непосредственного руководителя, а также сотрудника секретариата (последнее только для Документов, адресованных генеральному директору). Перечень остальных участников не регламентирован и определяется инициатором. Маршрут согласования – параллельный для всех, кроме сотрудника секретариата, который участвует в согласовании последним (см. описание шага 1.3).
Каждый согласующий получает Документ в папку «Согласование» и должен выразить принципиальное решение «согласовано» или «не согласовано». В случае положительного решения каждый согласующий должен подписать Документ электронной подписью, а в случае отрицательного – внести замечания в специализированную экранную форму. Участие в согласовании допускается также с применением мобильной версии интерфейса Системы, и в таком случае применение ЭЦП не требуется. В случае повторного согласования Документ направляется всем участникам маршрута.
Далее шаг 1.1 (при наличии не согласовавших), 1.3 (при отсутствии не согласовавших и если получателем Документа является генеральный директор) или 1.4 (при отсутствии не согласовавших и если получателем Документа не является генеральный директор).
1.3. Документ, адресованный генеральному директору, согласует сотрудник секретариата. Карточка Документа, в свою очередь, автоматически доставляется подписанту в папку «Утверждение».
Далее шаг 1.1 (при наличии у сотрудника секретариата существенных претензий к оформлению) или 1.5 (при отсутствии).
1.4. Карточка Документа автоматически направляется подписанту в папку «Утверждение», а инициатору доставляется уведомление об этом. Далее шаг 1.5.
1.5. Подписант (утверждающий) получает Документ в папке «Утверждение», подписывает его электронной подписью и нажимает кнопку «Утвердить». Инициатору поступает уведомление об утверждении (либо отказе)
Далее шаг 1.6 (если регистрация не требуется) или 1.7.1 (если необходима регистрация).
1.6. Для не требующих регистрации Документов инициатор запускает процесс «Резолюция» в отношении непосредственного получателя. Далее шаг 3.
1.7.1. Инициатор направляет Документ на регистрацию, используя стандартный бизнес-процесс «Регистрация».
Далее шаг 1.7.2.
1.7.2. Сотрудник секретариата открывает карточку Документа в папке «Регистрация» и присваивает номер. Если Документ поступил на регистрацию в бумажном виде от инициатора, сотрудник секретариата самостоятельно создаёт карточку. Далее сотрудник секретариата проставляет на поступившем от инициатора бумажном Документе регистрационный штамп и сканирует оригинал, сохраняя скан-копию в карточке.
Далее шаг 1.7.3 (для информационных писем) или 1.7.4 (для остальных Документов).
1.7.3. Зарегистрированное информационное письмо сотрудник секретариата рассылает на ознакомление в Системе с использованием стандартного процесса «Ознакомление». Ознакомляющиеся получают Документ в папке «Ознакомление» и после прочтения нажимают кнопку «Ознакомлен».
Далее окончание процесса.
1.7.4. После регистрации сотрудник секретариата инициирует процесс «Резолюция» в отношении непосредственного получателя Документа.
Далее шаг 3.
2.1. Если обработка Документа осуществляется в бумажном виде, инициатор передаёт его (при необходимости регистрации) в секретариат только после подписания. Если регистрация подготовленного на бумаге Документа не требуется, инициатор после подписания самостоятельно передаёт его получателю.
Далее шаг 1.7.2 (при необходимости регистрации) или 2.2 (если регистрация не требуется).
2.2. Получатель рассматривает Документ на бумаге и направляет в работу в установленном порядке без применения Системы.
Далее окончание процесса.
3. Документ поступает получателю и его помощнику (при наличии такового) в папку «Резолюция». Получатель рассматривает его и наносит резолюцию в Системе нажатием кнопки «Наложить резолюцию». В процессе нанесения резолюции получатель может осуществить постановку задач или рассылку на ознакомление.
Далее окончание процесса.
|
