Приказы, распоряжения
Обработка приказов, распоряжений и информационных писем Общества должна осуществляться в Системе согласно схеме, представленной на рис. 3, и нижеследующему описанию. Для управления приказами, распоряжениями и информационными письмами в Системе также применяются стандартные процессы «Согласование» и «Регистрация».
Рис. 3 Процесс обработки приказа, распоряжения.
1. Инициатор создаёт в Системе по шаблону карточку приказа или распоряжения. В ней он редактирует приложенную по умолчанию стандартную форму документа, добавляя содержание и прочие известные реквизиты.
Далее шаг 2.
2. Инициатор проводит согласование проекта документа. Для документов, подписываемых любыми руководителями, кроме генерального директора, состав согласующих определяется в индивидуальном порядке. но в любом случае инициатор должен согласовать его с руководителем своего подразделения. Маршрут согласования таких документов всегда параллельный.
Маршрут согласования документов за подписью генерального директора смешанный и включает обязательных участников (см. рис. 4). В обоих случаях согласующие получают документ в папку «Согласование» и должны выразить принципиальное решение «согласовано» или «не согласовано». В случае положительного решения каждый согласующий должен подписать документ электронной подписью, а в случае отрицательного – внести замечания в специализированную экранную форму. Участие в согласовании допускается также с применением мобильной версии интерфейса Системы, и в таком случае применение ЭЦП не требуется. В случае повторного согласования документ направляется всем участникам маршрута.
Далее шаг 1, (при наличии не согласовавших), 4 (при успешном согласовании, если документ утверждается генеральным директором) или 3 (при успешном согласовании, если документ утверждается другим сотрудником).
3. После завершения согласования карточка документа автоматически направляется подписанту в папку «Утверждение», а инициатор получает уведомление об этом. Инициатор распечатывает согласованный документ вместе с листом согласования и передаёт подписанту.
Далее шаг 4.
4. Подписант подписывает оригинал документа и утверждает его в Системе, открыв из папки «Утверждение», после чего возвращает инициатору или сотруднику секретариата. Если документ был подписан генеральным директором, то его утверждение в Системе осуществляет помощник.
Если документ был подписан не генеральным директором, инициатор самостоятельно передаёт его в секретариат, используя, при необходимости, процесс «Регистрация».
Далее шаг 5.
5. Сотрудник секретариата получает подписанный оригинал от инициатора или помощника подписанта, а также, утверждённую карточку в Системе через папку «Регистрация» (опционально), после чего присваивает документу номер. Далее сотрудник секретариата сканирует подписанный документ и направляет его на ознакомление в Системе. Среди ознакомляющихся всегда присутствует подписант. Далее шаг 6.
6. Ознакомляющиеся получают документ в папку «Ознакомление»; подписант, ознакомившись с зарегистрированным приказом или распоряжением, при необходимости, может назначить задачи на исполнение.
Далее окончание процесса.
Рис. 4 Процесс согласования приказа.
2.1. Проекты приказов проходят обязательное согласование с директором по операционной деятельности параллельно с произвольными дополнительными согласующими, определяемыми инициатором.
2.2. Перечень дополнительных согласующих должен включать непосредственного руководителя инициатора и других сотрудников Общества по его усмотрению
2.3. После согласования с директором по операционной деятельности и всеми дополнительными участниками приказ направляется для согласования руководителю юридического управления.
Далее шаг 1 (при наличии не согласовавших) или 4 (при отсутствии).
2.4. Сотрудник секретариата участвует в согласовании с точки зрения проверки оформления. В случае положительного решения он распечатывает документ и лист согласования, и передаёт помощнику генерального директора. Одновременно карточка доставляется ему в папку «Утверждение».
|
