Договорный процесс
Обработка договорных документов Общества должна осуществляться в Системе согласно схеме, представленной на рис. 7, и нижеследующему описанию. Список ролей и схема их назначения приведены в описании настроек Системы, см. разд. 8.
Рис. 7 Процесс обработки договорного документа.
1. Для подготовки договорного документа инициатор создаёт по шаблону карточку документа. В созданной карточке инициатор заполняет необходимые для учёта проекта документа реквизиты и производит заполнение стандартной формы документов во вложении, включая сам договорный документ, пояснительную записку и т.п. При необходимости инициатор должен предварительно добавить нового контрагента в справочник юридических лиц и прикрепить к его карточке необходимые документы в электронном виде (устав организации, выписку из ЕГРЮЛ и т.п., согласно Регламенту). Для нетиповых документов, дополнительных соглашений и протоколов согласования разногласий инициатор загружает вложение из внешнего источника. При заключении договора на основании решения тендерной комиссии инициатор связывает ссылкой подготавливаемый проект договора с соответствующим протоколом. При заключении договора на основании докладной записки, исполнитель также связывает её с договором в Системе. При необходимости, перед началом согласования исполнитель может ввести дополнительных согласующих. После ввода всех необходимых данных инициатор запускает документ по процессу согласования в Системе.
Если запуск на согласование осуществляется повторно (после возврата на доработку с замечаниями), исполнитель может запросить решение ответственного руководителя о возможности подписания без устранения части замечаний. В таком случае он должен приложить к карточке согласуемого документа файла служебной записки и направить договор ответственному руководителю.
Далее шаг 2 (при первичном запуске на согласование) или 8 (при повторном), или 9 (при невозможности устранения замечаний и необходимости вмешательства ответственного руководителя).
2. Ответственный руководитель получает в папке «Согласование» назначение на одобрение проекта договорного документа в Системе. Он должен согласовать его или отправить на доработку. В случае согласования ему будет необходимо подписать (завизировать) согласуемые документы электронной подписью. В случае использования мобильной версии Системы электронная подпись не требуется.
Далее шаг 1 (при отрицательном решении) или 3 (при положительном).
3. Согласующие принимают решение о согласовании или несогласовании в соответствии с типовой или нетиповой схемой. В случае типового маршрута согласование всеми участниками осуществляется параллельно, по аналогии с исходящими документами (см. разд. 5.2). При повторном согласовании Система направляет документ на согласование всем согласующим без исключения. Также при повторном согласовании участники, не согласовавшие документ в прошлый раз, должны внести комментарий к даже к положительному решению и указать, что замечания сняты. Подробнее о нетиповом маршруте см. рис. 8 и описание шагов 3.1-3.3 ниже в текущем разделе. На основании решений согласующих Система автоматически определяет дальнейший маршрут документа.
Далее шаг 1 (при наличии хотя бы одного решения о несогласовании) или 4 (если все согласовали).
4. Помощник подписанта получает документ в папке «утверждение». Одновременно с ним инициатор получает уведомление о положительном итоге согласования и распечатывает согласованный документ, лист согласования и лист замечаний. Далее инициатор передаёт бумажные версии документов в секретариат.
Далее шаг 5.
5. Помощник подписанта проверяет комплект документов и передаёт на подпись, либо возвращает инициатору для доработки. Возврат инициатору осуществляется также и в случае если подписант по какой-то причине отказал в подписании документа. При получении подписи помощник подписанта вносит соответствующую отметку в назначение на подписание, и Система доставляет назначение на регистрацию документа старшему юрисконсульту.
Далее шаг 1 (в случае возврата инициатору) или 6 (в случае подписания документа).
6. Инициатор организует подписание документа со стороны контрагента (вне Системы), после чего передаёт оригиналы в юридическое управление (также без участия Системы).
Далее шаг 7.
7. Старший юрисконсульт открывает полученный от помощника подписанта документ в папке «Регистрация», сканирует подписанный всеми сторонами оригинал, сохраняет скан-копию в карточку, присваивает договору регистрационный номер и завершает договорный процесс кнопкой «Зарегистрировать».
Предметом согласования может являться не только договор, но и дополнительное соглашение, а также, протокол разногласий. Если согласно такому документу изменяются условия договора-основания, в ходе регистрации дополнительного соглашения или протокола разногласий старший юрисконсульт вносит необходимые правки в поля карточки родительского договора.
Далее окончание процесса.
8. Инициатор устраняет замечания и направляет документы на повторное согласование.
Далее шаг 3.
9. Ответственный руководитель оценивает правомерность полученных замечаний и возможность их устранения. При необходимости подписания документа «как есть» ответственный руководитель подписывает документы собственной ЭЦП (включая приложенную служебную записку), вносит необходимые комментарии и направляет его помощнику подписанта. Одновременно Система направляет инициатору уведомление о направлении документа на подписание. При необходимости доработки согласуемого документа ответственный руководитель возвращает его инициатору и вносит необходимые пояснения.
Далее шаг 1 (при отправке на доработку) или 4 (при отправке на подпись «как есть»).
Рис. 8 Схема нетипового маршрута согласования.
3.1. При согласовании документа по нетиповой схеме, назначения доставляются одновременно всем обязательным участникам. Порядок фиксации решения о согласовании или несогласовании договорных документов соответствует порядку согласования исходящих документов (см. разд. 5.2). В случае повторного согласования документ также направляется всем участникам маршрута.
Далее шаг 3.3.
3.2. Дополнительным согласующим, выбранным ответственным руководителем, документ доставляется одновременно с обязательными, также в параллельном режиме. Прядок принятия решений, в т.ч. при повторном согласовании, аналогичен.
Далее шаг 3.3.
3.3. Руководитель юридического управления является обязательным участником, как при первичном, так и при повторном согласовании. Назначение доставляется ему при любых решениях обязательных и дополнительных согласующих.
Далее шаг 1 (при наличии не согласовавших) или 4 (при отсутствии).
|
