Протоколы Еженедельные оперативные совещания, заседания дилерской и тендерной комиссии, кредитного комитета
Обработка протоколов должна осуществляться в Системе согласно схеме, представленной на рис. 6, и нижеследующему описанию. Для управления протоколами применяются стандартные процессы «Согласование», «Регистрация» и «Ознакомление», для чего в Системе должен быть создана дополнительный тип карточки «Протокол» (см. разд. 9.2).
Рис. 6 Процесс обработки протокола.
1. Если совещание подразумевает контроль выполнения поручений, выданных в ходе предыдущего аналогичного совещания, секретарь открывает его карточку и генерирует отчёт о выполнении. Текущие параметры (сроки, статусы, отчёты и комментарии исполнителей) вносятся в отчёт на основании данных из соответствующих задач.
Далее шаг 2.
2. Секретарь создаёт карточку нового протокола по шаблону или методом копирования карточки предыдущего совещания, со всеми ссылками на ранее созданные задачи. В созданную карточку Секретарь добавляет презентацию, а также вносит (корректирует) параметры очередного совещания.
Далее шаг 3.
3. В ходе совещания Секретарь ведёт учёт принятых решений и выданных поручений. Ведение протокола возможно как традиционным способом (на бумаге или в электронном текстовом файле), так и непосредственно в созданной карточке. Сам факт заседания в Системе не фиксируется.
Далее шаг 4.
4. После совещания производится актуализация списка задач в созданной карточке: по всем снятым с контроля пунктам Секретарь принимает результаты выполнения (присваивает задачам статусы «Завершена») и удаляет соответствующие записи из списка задач по протоколу. По остальным – возвращает на доработку, продлевает сроки и т.п., согласно принятым на совещании решениям. Также Секретарь в течение установленного срока заполняет текстовую часть протокола.
Далее шаг 5.
5. Секретарь проводит согласование проекта протокола с участниками совещания. Маршрут согласования – параллельный. Каждый согласующий получает протокол в папку «Согласование» и должен выразить принципиальное решение «согласовано» или «не согласовано». В случае положительного решения каждый согласующий должен подписать протокол электронной подписью, а в случае отрицательного – внести замечания в специализированную экранную форму. Участие в согласовании допускается также с применением мобильной версии интерфейса Системы, и в таком случае применение ЭЦП не требуется. В случае повторного согласования протокол направляется всем участникам маршрута.
Далее шаг 4 (при наличии не согласовавших) или 6 (при отсутствии).
6. Секретарь генерирует печатную форму протокола, подписывает собственноручной подписью и передаёт бумажную версию на утверждение Председателю. Председатель утверждает протокол на бумаге и возвращает Секретарю.
Далее шаг 7.
7. Секретарь передаёт в бумажном виде утверждённый протокол в секретариат и запускает его карточку по процессу регистрации.
Далее шаг 8.
8. Сотрудник секретариата присваивает протоколу регистрационный номер и сканирует оригинал, сохраняя скан-копию в карточке.
Далее шаг 9.
9. Сотрудник секретариата запускает в карточке протокола процесс «Ознакомление» в отношении причастных (участники совещания, Секретарь и Председатель). Специализированный лист рассылки не формируется.
Далее шаг 10.
10. Председатель и (или) Секретарь получают протокол в папку «Ознакомление» и, при необходимости, осуществляют постановку задач на исполнение.
11. Каждый исполнитель получает задачу на исполнение в папку «Назначенные». По мере завершения работ по задачам исполнители вносят в них комментарии и отметки о выполнении. В результате Секретарю в папку «Для контроля» доставляется назначение на контроль.
Далее завершение процесса.
Другие виды протоколов
В отношении прочих видов протоколов также будет возможно создание карточек, назначение заданий и контроль их исполнения в соответствии со стандартными возможностями Системы. Также в отношении прочих видов протоколов будет применяться стандартный механизм разграничения доступа, определяемый отношением конкретного пользователя к документу и его принадлежностью к одной из системных групп доступа. Создание протоколов будет осуществляться по виду «Протокол», но также будет возможно применение дополнительных шаблонов, создаваемых в ходе эксплуатации Системы. Печатные формы протокола и отчёта о его исполнении (см. разд. 10.4) также будет доступны для использования со всеми прочими видами протоколов.
|
