Цели и ограничения проекта
Целью внедрения Системы в Обществе является автоматизация процессов документационного обеспечения управления в Обществе:
единое хранилище для Документов Общества;
обеспечение соблюдения сроков и маршрутов согласования документов Общества (приказов, протоколов и др.), а также повышение доступности для наблюдения и проверки соответствующих процессов;
создание возможностей по осуществлению автоматизированного контроля исполнения и формированию отчётности.
В рамки проекта входят следующие работы по доработке системы «Тезис»:
Доработка карточки контрагента и карточки договора для обеспечения автоматической нумерации договоров, регистрируемых в Системе;
Разработка автоматизированного процесса подготовки и согласования договорных документов;
Разработка карточки совещания;
Разработка шаблонов печатных форм листа согласования приказов, распоряжений и исходящих писем, листа согласования и листа замечаний к договорным документам, а также шаблона печатных форм протоколов заседаний дилерской комиссии, кредитного комитета, тендерной комиссии, Оперативного совещания, совещания по логистике и совещания по экономике;
Настройка стандартных объектов Системы в рамках процессов обработки входящих документов, исходящих документов, приказов, распоряжений, информационных писем, служебных и докладных записок, договорных документов и протоколов совещаний;
Первоначальная загрузка справочника контрагентов Общества;
Обеспечение применения ЭЦП в рамках процессов согласования (визирования) Документов Общества.
В рамки проекта не входит:
Первоначальная загрузка архивов Документов Общества;
Доработка карточки документа и карточки контрагента для обеспечения информационного обмена с Порталом;
Автоматизация информационного обмена входящими и исходящими документами с Порталом;
первоначальная загрузка в Систему организационной структуры Общества, списка сотрудников и пользователей (осуществляется Заказчиком);
обеспечение информационного обмена с иными информационными системами Общества (учётная система на базе 1С и т.п.);
разработка решений для автоматизации системы менеджмента качества и других процессов Общества, не представленных в настоящем документе.
Описание процессов в Системе Входящие документы
Обработка входящих документов, поступающих в Общество, должна осуществляться в Системе согласно схеме, представленной на рис. 1, и нижеследующему описанию. Для управления входящими документами в Системе применяются стандартные процессы «Регистрация» и «Резолюция».
Регистрации в Обществе подлежат все входящие документы, адресованные определённому сотруднику и подписанные представителем контрагента. Источниками входящих документов могут являться Портал, электронные почтовые ящики сотрудников секретариата, а также факс, почта, нарочная доставка и др. При поступлении подлежащего регистрации документа напрямую адресату, для выполнения дальнейших действий его необходимо перенаправить в секретариат по электронной почте или передать в бумажном виде.
Рис. 1 Процесс обработки входящего документа.
1. Если поступивший документ не подлежит регистрации, сотрудник секретариата направляет документ получателю любым доступным способом вне Системы.
Далее окончание процесса.
2. Если документ подлежит регистрации, сотрудник секретариата создаёт в Системе карточку документа, вручную заполняет необходимые реквизиты и присваивает номер. Для предотвращения повторной регистрации в момент присвоения номера Система проверяет наличие ранее зарегистрированных входящих с совпадающим исходящим номером, датой исходящего и организацией отправителя. Далее сотрудник секретариата распечатывает письмо и проставляет на нём регистрационный штамп с номером и датой. Регистрация документа, поступившего по электронной почте, возможна также и с применением стандартного плагина СЭД «Тезис» для MS Outlook с автоматическим переносом вложений.
Далее шаг 3.
3. Сотрудник секретариата сканирует письмо с регистрационным штампом, сохраняя скан-копию в ранее созданной карточке.
Далее шаг 4.
4. После регистрации сотрудник секретариата инициирует процесс «Резолюция» в отношении непосредственного получателя документа. Сотрудник секретариата также может принять решение о перенаправлении документа на рассмотрение руководителю, не являющемуся формальным получателем. В таком случае сотрудник секретариата инициирует процесс «Резолюция» в отношении выбранного им сотрудника. При необходимости, в дополнение к запуску процесса «Резолюция» документ может быть передан на рассмотрение в бумажном виде.
Далее шаг 5.
5. В рамках процесса «Резолюция» документ поступает получателю в одноимённую папку. Если получателем документа является генеральный директор или директор по операционной деятельности, обработку поступившего на резолюцию документа в Системе осуществляет помощник руководителя. Получив собственноручную резолюцию руководителя (если документ был передан на рассмотрение в бумажном виде), помощник возвращает документ в секретариат. Помощник также может принять решение о перенаправлении документа другому руководителю. В последнем случае документ рассматривается новым получателем в штатном режиме (как с участием помощника, так и самостоятельно, см. далее).
Далее шаг 6.
6. Сканирование резолюции осуществляется опционально, если она была нанесена на отдельный бланк или первую страницу бумажной версии документа. После получения оригинала рассмотренного документа от помощника получателя сотрудник секретариата выполняет сканирование резолюции и сохраняет скан-копию в карточке документа. Фактически, в этот момент резолюция уже может быть зарегистрирована, и документ отправлен на исполнение в электронном виде.
Далее шаг 7 (при отсутствии необходимости контроля исполнения) или 8.1 (при необходимости контроля).
7. Если в соответствии с резолюцией и содержанием документа постановка задачи на исполнение не требуется, получатель документа (автор резолюции) или его помощник создаёт задачи «Для работы» на всех указанных в резолюции исполнителей. В таком случае срок исполнения и прочие параметры обязательными не являются, а этап приёмки упраздняется.
Далее окончание процесса.
8.1. При обработке (регистрации) резолюции с применением задач «На исполнение» получатель документа или его помощник вводит в Систему следующие обязательные данные: текст резолюции, исполнителя (исполнителей), срок, контролёра (или оставляет контроль за собой). Прочие параметры устанавливаются исходя из конкретных условий.
Далее шаг 9.2.
8.2. Задача доставляется Системой в папку «Назначенные» – как непосредственному исполнителю, так и его помощнику, работающему в Системе в качестве дублёра (при наличии такового). Исполнитель может переназначить задачу другому сотруднику (если разрешено), создать подчинённые задачи или самостоятельно выполнить все необходимые действия. В любом случае по итогам выполненных работ в карточку задачи должен быть введён текстовый отчёт о проделанной работе, либо прикреплено вложение, представляющее собой письменный отчёт. Если по резолюции необходимо подготовить ответ, исполнитель должен создать связанную карточку в ответ на исходный входящий. Файл ответа в таком случае должен быть размещён в карточке ответного документа. Также исполнитель должен согласовать ответ со всеми участниками цепочки резолюций и, при необходимости, другими сотрудниками Общества (см. разд. 5.2).
Далее шаги 8.3 и 8.4.
8.3. Сотрудник секретариата получает уведомление о выполнении задачи одновременно с получателем входящего документа и его помощником (только для генерального директора – в качестве его дублёра). Если согласно резолюции требовалась подготовка ответа, на данном этапе сотрудник секретариата проверяет оформление ответного документа и при необходимости осуществляет его окончательное редактирование. Далее сотрудник секретариата распечатывает лист согласования ответа и сам ответ, и в бумажном виде передаёт подписанту. После подписания ответа сотрудник секретариата в качестве дублёра руководителя снимает задачу с контроля и регистрирует исходящий документ (см. разд. 5.2, если был подготовлен согласно резолюции).
Далее окончание процесса.
8.4. Если согласно резолюции не требуется подготовка и подписание ответа от имени генерального директора, проверку результата осуществляет получатель (автор резолюции) или назначенный контролёр.
Далее окончание процесса.
|
