Исходящие документы
Регистрации в Обществе подлежат все исходящие документы, адресованные определённому контрагенту и подписанные представителем Общества, обладающим правом подписи. Обработка исходящих документов Общества должна осуществляться в Системе согласно схеме, представленной на рис. 2, и нижеследующему описанию. Для управления исходящими документами в Системе применяются стандартные процессы «Согласование» и «Регистрация».
Рис. 2 Процесс обработки исходящего документа.
1.1. При согласовании исходящего документа в электронном виде инициатор создаёт в Системе карточку по шаблону. В ней инициатор редактирует приложенную по умолчанию стандартную форму исходящего письма, добавляя содержание документа и прочие известные реквизиты.
Далее шаг 1.2.
1.2. Инициатор проводит согласование проекта документа. Минимальный состав согласующих включает его непосредственного руководителя и сотрудника секретариата, который должен согласовывать документ, если подписантом является генеральный директор (см. описание шага 1.3). Перечень остальных участников не регламентирован и определяется инициатором. Маршрут согласования – параллельный для всех, кроме сотрудника секретариата, который согласовывает документ последним.
Если документ подготавливается по резолюции, и предполагается его подписание автором резолюции, при настройке согласования перед запуском упраздняется этап утверждения – он будет заменён этапом приёмки результата исполнения.
Каждый согласующий получает документ в папку «Согласование» и должен выразить принципиальное решение «согласовано» или «не согласовано». В случае положительного решения каждый согласующий должен подписать документ электронной подписью, а в случае отрицательного – внести замечания в специализированную экранную форму. Участие в согласовании допускается также с применением мобильной версии интерфейса Системы, и в таком случае применение ЭЦП не требуется. В случае повторного согласования документ направляется всем участникам маршрута.
Далее шаг 1.3 (если при отсутствии не согласовавших, и если подписантом является генеральный директор), 1.4 (при отсутствии не согласовавших и ином подписанте) или 1.1 (при наличии не согласовавших).
1.3. Документ, подписываемый генеральным директором, согласует сотрудник секретариата. В случае положительного решения он распечатывает документ с листом согласования и передаёт его помощнику подписанта. Карточка документа, в свою очередь, автоматически доставляется подписанту и его помощнику в папку «Утверждение».
Если документ подготавливался по резолюции, в этот момент исполнитель завершает свою задачу, и вместо папки «Утверждение», карточка доставляется генеральному директору и его помощнику в папку «Контроль» в качестве приложения к отчёту. Далее шаг 1.1 (при наличии у сотрудника секретариата существенных претензий к оформлению) или 1.5 (при отсутствии).
1.4. Карточка документа автоматически направляется подписанту в папку «Утверждение», а инициатору доставляется уведомление об этом. Инициатор распечатывает документ с листом согласования и передаёт подписанту.
Если подготовка исходящего документа осуществляется в рамках исполнения резолюции по входящему документу, инициатор также завершает в Системе свое задание на выполнение резолюции. Тогда карточка по аналогии с шагом 1.3 доставляется подписанту в папку «Контроль» в качестве приложения к отчёту.
Далее шаг 1.5.
1.5. Подписант подписывает документ на бумаге и нажимает кнопку «Утвердить» в карточке, поступившей в папку «Утверждение». Для документов за подписью генерального директора последнее выполняет помощник. Если документ подготавливался по резолюции, вместо утверждения карточки, подписант или его помощник снимает с контроля соответствующую задачу, поступившую в папку «Контроль». Далее сотрудник секретариата или инициатор документа передаёт оригинал его на регистрацию. При необходимости как инициатором, так и помощником подписанта может быть инициирован процесс «Регистрация».
Далее шаг 3.
2.1. При согласовании документа в бумажном виде инициатор подготавливает исходящий документ без использования Системы.
Далее шаг 2.2.
2.2. Инициатор организует согласование документа и передаёт его на подпись; подписанный документ инициатор в бумажном виде передаёт в секретариат для регистрации.
Далее шаг. 2.3.
2.3. Сотрудник секретариата проверяет наличие у подписанта права подписи и в случае положительного результата проверки создаёт карточку документа.
Далее шаг.3.
3. Для регистрации документа, сотрудник секретариата открывает его в списке документов или в папке «Регистрация» и нажимает кнопку «Зарегистрировать». Если подготовка и согласование осуществлялись в бумажном виде, сотрудник секретариата нажимает кнопку «Зарегистрировать» в карточке, созданной им в ходе шага 2.3. Далее сотрудник сканирует подписанный оригинал, сохраняя скан-копию в карточке.
Далее шаг 4.
4. Сотрудник секретариата возвращает документ инициатору, который отправляет его по почте, нарочно, через электронную почту и т.п.
Далее завершение процесса.
|
