Приложение 2
«Управление
документами, договорами и совещаниями
в АО «Лада-Имидж»
Функциональная спецификация
2016
Оглавление
1.Термины и сокращения 3
2.История изменения документа 5
3.Введение 5
4.Цели и ограничения проекта 5
5.Описание процессов в Системе 7
5.1.Входящие документы 7
5.2.Исходящие документы 10
5.3.Приказы, распоряжения 13
5.4.Служебные и докладные записки, информационные письма и другие внутренние документы 15
5.5.Протоколы 18
5.5.1.Еженедельные оперативные совещания, заседания дилерской и тендерной комиссии, кредитного комитета 18
5.5.2.Другие виды протоколов 21
5.6.Договорный процесс 21
6.Общие настройки и доработки 25
6.1.Типы задач 25
6.2.Управление шаблонами документов, договоров и протоколов 25
6.3.Справочник контрагентов 27
6.3.1.Атрибутивный состав 27
6.3.2.Первоначальная загрузка данных 28
6.4. Системные роли пользователей 30
7.Настройки и доработки по документам 30
7.1.Бизнес-процессы и роли участников 30
7.2.Атрибутивный состав и настройки полей карточки 30
7.3.Виды и шаблоны документов 31
7.4.Дела и нумераторы 32
7.5.Списки, фильтры, папки поиска 32
7.6.Печатные формы 32
7.6.1.Приказы и распоряжения 32
7.6.2.Исходящие документы, служебные и докладные записки, информационные письма 34
8.Договорный процесс 35
8.1.Бизнес-процессы и роли участников 35
8.2.Атрибутивный состав и настройки полей карточки 37
8.3.Виды и шаблоны договорных документов 39
8.4.Дела и нумераторы 42
8.5.Списки, фильтры, папки поиска 43
8.6.Печатные формы 44
9.Управление совещаниями 46
9.1.Бизнес-процессы и роли участников 46
9.2.Атрибутивный состав и настройки полей карточки 46
10.1.Виды и шаблоны протоколов 47
10.2.Дела и нумераторы 49
10.3.Списки, фильтры, папки поиска 49
10.4.Печатные формы 50
Приложение 1. Описание используемой нотации 54
Термины и сокращения
№
|
Термин
|
Значение
|
|
AD
|
Active Directory - LDAP-совместимая реализация службы каталогов корпорации Microsoft для операционных систем семейства Windows. LDAP - протокол прикладного уровня для доступа к службе каталогов, использующий TCP/IP и позволяющий производить операции аутентификации, поиска и сравнения, а также операции добавления, изменения или удаления записей
|
|
API
|
Интерфейс программирования - набор готовых классов, процедур, функций, структур и констант, предоставляемых приложением для использования во внешних программных продуктах
|
|
SOAP
|
SOAP - простой протокол доступа к объектам (протокол обмена структурированными сообщениями в распределённой вычислительной среде). SOAP Предназначен для реализации удалённого вызова процедур (RPC) и используется для обмена произвольными сообщениями в формате XML. SOAP является расширением протокола XML-RPC
|
|
XML
|
XML - расширяемый язык разметки, с простым формальным синтаксисом, удобный для создания и обработки документов программами и одновременно удобный для чтения и создания документов человеком, с подчёркиванием нацеленности на использование в Интернете
|
|
Доступность
|
Свойство объекта Системы (документа, папки и т.п.), определяющее возможность одного или нескольких сотрудников просматривать сведения данного объекта и использовать его в рамках ограничений, накладываемых принадлежностью к системным ролям («Инициатор документов», «Утверждающий», «Наблюдатель» и т.п.)
|
|
Документы общества
|
Входящие и исходящие письма, служебные и докладные записки, информационные письма, приказы, распоряжения, протоколы совещаний, договоры и договорные документы, подлежащие регистрации в Обществе
|
|
Договорный документ
|
Договор, дополнительное соглашение, протокол разногласий
|
|
Номенклатура дел
|
В рамках Системы – специализированный справочник, обеспечивающий формирование отдельных перечней документов в Системе по типам (входящие, исходящие, приказы, распоряжения, протоколы и т.д.) а также присвоение регистрационных номеров в соответствии с принятыми в Обществе правилами
|
|
Общество
|
АО «Лада-Имидж»
|
|
Оперативное совещание
|
Еженедельное оперативное совещание, проводимое в Обществе под председательством генерального директора
|
|
п/о
|
Программное обеспечение
|
|
Портал
|
Дилерский портал Общества, используемый для обмена документами с контрагентами, с которыми заключены договоры на поставку запасных частей
|
|
Постановка задачи на контроль
|
Здесь – назначение задачи на исполнение с последующей приёмкой результата инициатором и (или) контролёром. Принятие (одобрение) результата выполнения либо отмена назначения задачи означает её снятие с контроля.
|
|
Регламент
|
Регламент согласования договоров, утвержденный приказом Генерального директора Общества от 31.12.2013 № 185
|
|
Система
|
Внедряемая в Обществе система электронного документооборота «Тезис»
|
|
ТЗ
|
Техническое задание
|
|
Функциональная спецификация, ФС
|
Настоящий документ
|
|
